Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по организации рассмотрения обращений и запросов граждан и организаций Департамента физической культуры и спорта Ул...



ДЕПАРТАМЕНТ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА

УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 07 июня 2011 года № 5фп

Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по организации рассмотрения обращений и запросов граждан и организаций Департамента физической культуры и спорта Ульяновской области

(наименование – в ред. приказа Департамента физической культуры и спорта Ульяновской области от 09.09.2011 № 7фп (НГР - RU73000201100752))

УТРАТИЛ СИЛУ - приказ Департамента физической культуры и спорта Ульяновской области от 08.04.2013 № 3 (НГР – ru73000201300273)

ИЗМЕНЕНИЯ:

- приказ Департамента физической культуры и спорта Ульяновской области от 09.09.2011 № 7фп (НГР - RU73000201100752)

Признает утратившим силу приказ Департамента физической культуры и спорта Ульяновской области от 15.04.2011 № 1 (НГР - RU73000201100286)

Во исполнение требований Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Постановления Правительства Ульяновской области от 20.12.2010 № 442-П «Об утверждении административного регламента Правительства Ульяновской области исполнения государственной функции по организации рассмотрения обращений и запросов граждан и организаций»  приказываю: 

1. Утвердить Административный регламент исполнения государственной функции по организации рассмотрения обращений и запросов граждан и организаций Департамента физической культуры и спорта Ульяновской области (далее – Департамент) (прилагается).

2. Признать утратившим силу приказ № 1 от 15.04.2011 «Об утверждении административного регламента Департамента физической культуры и спорта Ульяновской области исполнения государственной функции по организации рассмотрения обращений и запросов граждан и организаций». 

3. Ознакомить государственных гражданских служащих Департамента с настоящим приказом под роспись.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа  возложить на заместителя директора Департамента  Никитину А.В.

Директор Департамента                                                                     В.Н. Лазарев

Утвержден

приказом Департамента

физической культуры и спорта

Ульяновской области

от 07.06.2011 № 5 фп

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственной услуги по организации рассмотрения обращений и запросов граждан и организаций Департамента физической культуры и спорта Ульяновской области

I. Общие положения

1. Наименование государственной услуги – организация рассмотрения обращений граждан и организаций (далее – обращения) и запросов граждан и организаций (далее – запросы).

(Пункт 1 – в ред. приказа Департамента физической культуры и спорта Ульяновской области от 09.09.2011 № 7фп (НГР - RU73000201100752))

2. Наименование органа государственной власти, исполняющего государственную услугу по организации рассмотрения обращений и запросов (далее – государственная функция), – Департамент физической культуры и спорта Ульяновской области (далее – Департамент).

(Пункт 2 – в ред. приказа Департамента физической культуры и спорта Ульяновской области от 09.09.2011 № 7фп (НГР - RU73000201100752))

3. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной услуги.

Исполнение государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Указом Президента Российской Федерации от 12.08.2002 № 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;

постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)»;

Уставом Ульяновской области;

постановлением Правительства Ульяновской области от 28.04.2009 № 183-П «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)».

4. Описание результатов исполнения государственной услуги.

Результатом исполнения государственной функции может являться:

решение по существу вопросов, поставленных в обращении;

разъяснение вопросов, поставленных в обращении, запросе, в соответствии с законодательством;

направление обращения, запроса в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в данном обращении, запросе;

оставление обращения, запроса без ответа или отказ в решении вопросов, поставленных в обращении, запросе, в соответствии с законодательством;

предоставление информации или отказ в предоставлении информации о деятельности Директора Департамента в соответствии с законодательством.

Процедура исполнения государственной функции завершается путем получения гражданами ответов на их обращения, запросы в устной либо письменной форме, а также в форме электронного документа».

5. Описание заявителей.

Заявителями являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, организации, а также их законные представители, составившие, оформившие и удостоверившие в установленном порядке обращения (далее – заявители), запросы (далее – пользователи информацией).

6. Основные термины, используемые в настоящем Административном регламенте.

Для целей настоящего Административного регламента используются следующие основные термины:

1) обращение – направленные в Департамент или должностному лицу Департамента в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Департамент;

2) государственные органы – органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иные государственные органы, образуемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации;

3) пользователь информацией – гражданин (физическое лицо), организация (юридическое лицо), общественное объединение, осуществляющие поиск информации о деятельности Департамента. Пользователями информацией являются также государственные органы, органы местного самоуправления, осуществляющие поиск указанной информации;

4) запрос – обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Департамент к должностному лицу Департамента о предоставлении информации о деятельности Департамента.

5) официальный сайт Департамента (далее – официальный сайт) - сайт в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее – сеть Интернет), содержащий информацию о деятельности Департамента, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат Департаменту.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции.

7. Порядок информирования об исполнении государственной услуги приведен в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

Информация о местонахождении Департамента, справочных телефонах, адресе официального сайта в сети Интернет, адресе электронной почты содержится в приложении № 2 к Административному регламенту.

8. Перечень документов, необходимых для исполнения государственной услуги, их формы и способы получения.

8.1. Требования к письменному обращению, запросу (в том числе обращению, запросу, направленному в форме электронного документа), необходимые для исполнения государственной услуги.

Письменное обращение, запрос в обязательном порядке должны содержать:

наименование государственного органа Ульяновской области, в которое направляется письменное обращение запрос, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица;

фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина, иностранного гражданина, лица без гражданства или наименование организации;

почтовый адрес гражданина, иностранного гражданина, лица без гражданства, на который должен быть направлен ответ либо уведомление о переадресации обращения, или юридический адрес и контактные телефоны организации и фамилию, имя, отчество руководителя;

текст с изложением сути обращения;

личную подпись заявителя;

дату написания.

Содержание письма должно поддаваться прочтению или быть доступным для прослушивания (в случаях, когда заявитель является инвалидом по зрению и направляет звуковое письмо).

Обращение, запрос, направленные в форме электронного документа, в обязательном порядке должны содержать:

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

Заявитель вправе приложить к такому обращению, запросу необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

8.2. Обращения, запросы, поступившие в ходе личного приема, принимаются к регистрации и рассмотрению после предъявления заявителем паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность.

9. Сроки исполнения государственной услуги.

9.1. Письменные обращения, запросы (в том числе поступившие в форме электронного документа) подлежат регистрации в течение 3 дней со дня поступления в Департамент.

Устные обращения, запросы, оформленные по результатам личных приемов, выездных личных приемов, выездной приемной, телефонных «прямых линий» и других форм общения с населением, подлежат регистрации в течение 3 дней по завершении мероприятий.

9.2. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

9.3. Письменные обращения, запросы по вопросам, не относящимся к компетенции Департамента, направляются в течение 7 дней со дня их регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя, направившего обращение, запрос, о переадресации обращения, запроса, за исключением случая, указанного в подпункте 9.2 пункта 9 раздела II настоящего Административного регламента.

9.4. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

9.5. В соответствии с законодательством исполнение государственной услуги осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации обращения, запроса в Департаменте.

9.6. В исключительных случаях, при особой сложности, изложенной  в обращении проблемы, её объёмности, необходимости проведения специальных исследований, изучения дополнительных материалов, а также при направлении запросов для получения дополнительной информации, срок исполнения государственной услуги может быть продлен. Правом продления срока рассмотрения обращения, запроса, поступившего в Департамент, обладает директор Департамента. Срок продления составляет не более 30 дней. В обязательном порядке о продлении срока уведомляется заявитель.

9.7. Максимальный срок ожидания в очереди к должностному лицу либо уполномоченному лицу, исполняющему государственную услугу, в приемной Департамента не может превышать одного часа.

9.8. Максимальный срок получения заявителем подлинников обращений, запросов или их ксерокопий, находящихся на хранении в текущем архиве отдела по работе с обращениями граждан и организаций в Департаменте, не должен превышать 15 минут.

9.9. Продолжительность приема заявителя должностным лицом или уполномоченным лицом составляет не более 30 минут.

9.10. Время, отведенное на чтение, регистрацию и аннотирование обращения, запроса, зависит от объема текста обращения, запроса и составляет в среднем 15 - 30 минут. Время на проверку полноты комплекта и регистрацию результата рассмотрения обращения, запроса составляет 10 – 15 минут.

9.11. Максимальный срок одного собеседования по телефону - не более 15 минут.

10. Порядок рассмотрения отдельных обращений.

10.1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

10.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

10.3. Департамент или должностное лицо Департамента при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

10.4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

10.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор Департамента вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Департамент или одному и тому же должностному лицу Департамента  неоднократно. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

10.6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

10.7. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Департамент или соответствующему должностному лицу Департамента

11. Требования к месту исполнения государственной функции.

11.1. Требования к местам, предназначенным для осуществления приема заявителей:

входы в здания оборудуются пандусами, специальными ограждениями и перилами, обеспечивающими беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов-колясочников;

помещения для приема и ожидания приема соответствуют санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам;

в период проведения приёма заявителей должна действовать система охраны правопорядка;

места для ожидания должны быть комфортными для посетителей и обеспечены необходимой мебелью (стол, стулья), канцелярскими принадлежностями, электронным монитором (или стендами) для презентации информационно-справочных материалов (буклетов, справочников);

количество мест ожидания определяется из фактической нагрузки и возможностей административного здания, но не может быть менее 5;

должностные лица, ведущие прием, обеспечиваются личными идентификационными карточками или настольными табличками;

рабочие места сотрудников, осуществляющих регистрацию и учет поступивших обращений, запросов, оборудованы оргтехникой, необходимыми канцелярскими товарами, удобной для работы мебелью.

11.2. Информационные материалы, размещенные в помещении, предназначенном для ожидания заявителями приема, содержат следующие сведения:

о должностных лицах: фамилию, имя, отчество директора Департамента его заместителей, руководителей структурных подразделений Департамента с указанием должности и контактного телефона соответствующей приемной;

график приема заявителей уполномоченными на то должностными лицами Департамента;

формы и образцы документов (приложение № 3 к Административному регламенту);

выдержки из законов и иных нормативных правовых актов, регулирующих правоотношения, связанные с реализацией заявителями закрепленного за ними Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», а также законов и иных нормативных правовых актов Ульяновской области, устанавливающих положения, направленные на защиту прав заявителей на обращение в государственные органы.

12. Требования к исполнению государственной услуги в соответствии с законодательством на платной (бесплатной) основе.

Рассмотрение обращений, запросов заявителей включает рассмотрение письменных и устных обращений, запросов, а также рассмотрение обращений, запросов, поступивших  в форме  электронного документа и осуществляется бесплатно в соответствии с частью 3 статьи 2 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

III. Административные процедуры

13. Исполнение государственной услуги включает в себя следующие административные действия:

прием и регистрация обращений, запросов, направление их на рассмотрение;

рассмотрение обращений и запросов, подготовка ответов;

постановка на контроль, сокращение и продление сроков рассмотрения обращений, запросов, снятие с контроля по результатам рассмотрения, направление в текущий архив;

организация личного приема, выездного личного приема, выездной приемной, «прямых линий» по телефону;

анализ количества и характера обращений, запросов, результатов рассмотрения обращений, запросов и качества принятых мер по обращениям.

14. Алгоритм прохождения административной процедуры рассмотрения обращений, запросов граждан и организаций, направленных в Департамент, указан в настоящем Административном регламенте.

15. Прием и регистрация обращений, запросов, направление их на рассмотрение.

15.1. Обращения, запросы могут быть доставлены в Департамент непосредственно заявителем, фельдъегерской связью, поступить по почте, факсу, электронной почте, телеграфу.

15.2. Все поступающие в Департамент письменные обращения, запросы, в том числе телеграммы, и документы, связанные с их рассмотрением, сортируются должностным лицом, ответственным за ведение  делопроизводства Департамента (далее – ответственное должностное лицо), им  же  осуществляется их первичная обработка и регистрация в единой системе электронного документооборота (модуль «Обращения граждан») (далее – СЭД) в 3-дневный срок с момента их поступления в Департамент.

15.3. По просьбе заявителя на копиях или вторых экземплярах принятых обращений, запросов делается отметка о приеме обращения, запроса и сообщается телефон для справок.

15.4. При  учете и первичной обработке почты:

проверяется правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;

ошибочно поступившие (не по адресу) письменные обращения, запросы возвращаются на почту невскрытыми;

проводится сверка реестров письменных обращений, запросов, доставленных фельдъегерской связью;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов; документы, поступившие с обращением, запросом (паспорт, военный билет, трудовая книжка и другие), являются приложением к обращению, запросу. В случае отсутствия самого текста письменного обращения, запроса об этом указывается в аннотации;

составляются акты в случае присутствия в конвертах денежных знаков и ценных бумаг (облигаций, акций и т.д.), подарков или отсутствия названных в письме документов.

15.5. Письмо нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, странный запах, цвет, заклеенное липкой лентой, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и прочее), рассматривается в соответствии с Правилами работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей.

15.6. Полиграфическая продукция, адресованная Департаменту, направляется на доклад директору Департамента для определения целесообразности её  дальнейшего использования.

15.7. Обращения заявителей с приложением сувениров и корреспонденция без обращения с вложением сувениров направляются директору Департамента для согласования их направления или списания в дело.

15.8. Деньги, ордена, медали, удостоверения к ним, паспорта, трудовые книжки, другие документы направляются руководителям органов местного самоуправления по месту жительства либо нахождения заявителя с просьбой вернуть их заявителю.

15.9. Электронные обращения, запросы, поступившие на официальный сайт Департамента или по электронной почте, принимаются ответственным лицом Департамента.

15.10. Обращения с пометками «Лично» или «Конфиденциально» не вскрываются, штамп с регистрационным индексом проставляется на конверте и передается адресату.

15.11. После первичной обработки все поступившие обращения, запросы и ответы на письма подлежат регистрации и обработке в СЭД.

15.12. Ответственным должностным лицом проводятся следующие процедуры:

проставляются регистрационные штампы;

при вводе в электронную регистрационную карточку вносятся личные данные о заявителе;

по прочтении текста письменного обращения, запроса (в том числе обращения, запроса в электронной форме) составляется аннотация содержания обращения, запроса;

проводится проверка на повторность, многократность обращения, запроса;

коллективные обращения, запросы отмечаются индексом «колл»;

обращения, запросы без указания фамилии, имени, отчества и обратного адреса отмечаются индексом «Б/п» («Без подписи»);

в случае запроса вышестоящими инстанциями результатов рассмотрения обращения, запроса ставится пометка «Особый контроль»;

присваивается соответствующий номер с указанием даты поступления обращения, запроса.

Ответственное должностное лицо формирует в СЭД электронную регистрационную карточку обращения, запроса.

15.13. Обращения, запросы, поступившие по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в общем порядке, установленном настоящим Административным регламентом, с уведомлением заявителя о регистрации обращения, запроса.

15.14. При постановке обращения, запроса на контроль ответственным должностным лицом готовится проект резолюции.

15.15. По результатам ознакомления с представленными на доклад текстом обращения, запроса и прилагаемыми к нему документами директор Департамента или уполномоченное лицо утверждает или отклоняет предложенный проект резолюции.

15.16. В соответствии с законодательством в случае, если решение поставленных в обращении, запросе вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов Ульяновской области, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения, запроса не позднее чем в 7-дневный срок со дня регистрации направляется в соответствующие органы или должностным лицам.

15.17. Обращения могут рассматриваться непосредственно в Департаменте, в том числе с выездом на место, или их рассмотрение может быть поручено руководителю структурного подразделения Департамента, либо руководителю  подведомственного учреждения, либо обращения, запросы могут быть направлены в установленном законодательством порядке на рассмотрение в государственные органы или органы местного самоуправления в соответствии с их компетенцией.

15.18. В тексте поручения по рассмотрению обращений, запросов может присутствовать информация об установлении должностным лицом сокращенных сроков предоставления промежуточной информации по рассмотрению обращения, запроса – «Срочно» («Незамедлительно») или «Оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный и            10-невный сроки исполнения со дня его подписания; поручения по обращению, запросу «Зайдите» и «Прошу переговорить» - в течение одного календарного дня с даты подписания поручения должностным лицом.

15.19. Сопроводительные письма о возврате ошибочно присланных обращений, запросов в государственные органы подписываются директором

Департамента или уполномоченным на то лицом и в течение 3 дней направляются соответствующему адресату.

15.20. В соответствии с законодательством сопроводительные письма к обращениям, запросам, направляемым исполнителям в соответствующие государственные органы для рассмотрения, подписываются директором Департамента или другим уполномоченным на то лицом. Одновременно заявителю направляется уведомление о том органе власти или организации, которые будут рассматривать его обращение, запрос.

15.21. При направлении обращения, запроса для рассмотрения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных заявителем вопросов, сроки предоставления информации по результатам рассмотрения (с пометками «Под свой контроль», «Прошу рассмотреть в соответствии с Вашей компетенцией» и другими) не устанавливаются. По истечении установленного законом максимального срока для рассмотрения обращения, запроса - 60 дней - исполнителю может быть направлен запрос о принятых мерах по обращению, запросу в порядке обеспечения гарантий защиты прав заявителей.

15.22. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», невозможно направление жалобы на рассмотрение в структурное подразделение Департамента, в подведомственное учреждение или должностному лицу Департамента, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующие решения или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

В электронной карточке делается отметка о возврате, и обращение списывается директором Департамента или лицом, исполняющим его обязанности, в дело.

15.23. При самостоятельном (по собственной инициативе) направлении исполнителем переданного ему в соответствии с резолюцией для рассмотрения обращения, запроса  в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу,  он в обязательном порядке через отдел информирует о выполненной переадресации и уведомляет об этом заявителя. Ответственность за соблюдение установленных законом сроков и качество рассмотрения обращения, объективность ответа заявителю возлагается               в  этом случае на государственный орган, орган местного самоуправления или

должностное лицо, указанное первично в резолюции.

16. Рассмотрение обращений и запросов, подготовка ответов.

16.1. В соответствии с законодательством обращения, запросы рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. Информация о результатах исполнения поручения по обращению, запросу предоставляется для доклада соответствующему должностному лицу или уполномоченному на то лицу не позднее чем за 3 дня до истечения последнего дня установленного срока, если иное не предусмотрено законодательством или резолюцией.

Если последний день срока исполнения обращения, запроса приходится на нерабочий день, то оно подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

16.2. При рассмотрении обращения, запроса исполнитель:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное (в соответствии с законодательством) рассмотрение обращения, запроса, в том числе с участием заявителя, направившего обращение, запрос, в случае необходимости;

в установленном законодательством порядке запрашивает, в том числе в электронной форме, в случае необходимости в других государственных органах, органах местного самоуправления или у должностного лица необходимые для рассмотрения документы, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

осуществляет в случае необходимости выезд к заявителю или на место, указанное в обращении;

в соответствии с законодательством принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителей, или разъясняет их законное право;

обеспечивает подготовку письменного ответа заявителю по существу поставленных в обращении, запросе вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 10 настоящего Административного регламента. Ответ на обращение, запрос, поступившие в Департамент или должностному лицу Департамента в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, запросе, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, запросе;

уведомляет заявителя о переадресации его обращения, запроса в другую инстанцию или другому должностному лицу Департамента с обоснованием причин, подтверждающих эту необходимость, а также о продлении сроков рассмотрения обращения, запроса;

докладывает должностному лицу в соответствии с резолюцией (в виде устного доклада или информации в письменной форме), давшему поручение, о результатах выполнения поручения за 3 дня до истечения установленного законодательством или поручением должностного лица срока рассмотрения обращения, запроса (со дня его регистрации в Департаменте).

16.3. По многократным обращениям, запросам могут быть приняты следующие решения:

в связи с неоднократным направлением ответа по существу поставленного вопроса и отсутствием новых доводов или обстоятельств исполнителем вносится мотивированное предложение о прекращении переписки с заявителем при условии, что указанное обращение, запрос и ранее направляемые обращения, запросы направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;

в целях создания дополнительных условий, препятствующих нарушению прав заявителей, в отдельных случаях, касающихся льготной категории заявителей или возникновения разных мнений по итогам рассмотрения первичного обращения, решение принимается после рекомендаций межведомственного совета по рассмотрению обращений граждан, созданного в соответствии с постановлением Губернатора Ульяновской области от 06.05.2008 № 34 «О создании межведомственного совета по работе с обращениями граждан».

16.4. Ответственное должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу исполнителя,  должностного лица Департамента,  рассматривающих обращение,  обязан в течение 15 дней представить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок представления.

16.5. В соответствии с законодательством исполнитель при рассмотрении обращения, запроса вправе приглашать заявителя для личной беседы, выезжать на место для уточнения имеющихся данных, запрашивать в структурных подразделениях Департамента, подведомственных учреждениях или у должностного лица Департамента дополнительные документы, в том числе в электронной форме, необходимые для принятия мер по обращению, запросу.

16.6. Исполнители, если их несколько, по согласованию могут подготовить общий ответ, ответственность за который будет нести исполнитель, указанный в поручении первым. В этом случае соисполнители не позднее,  чем за 5 дней до истечения установленного законодательством срока рассмотрения обращения заявителя обязаны представить основному исполнителю все необходимые документы для подготовки окончательного (обобщенного) ответа заявителю и доклада должностному лицу о результатах рассмотрения обращения.

На каждого исполнителя возлагается равная ответственность за подготовку ответа в той части обращения, решение которой входит в его полномочия.

16.7. Ответ на обращение, запрос подписывается должностным лицом, которое было указано в резолюции. В случае временного отсутствия должностного лица, являющегося исполнителем, допускается подписание ответа на обращение, запрос уполномоченным лицом.

16.8. Переадресация обращений, запросов другому исполнителю допускается только по согласованию с директором Департамента или другим уполномоченным лицом при условии подтверждения её  обоснованности.

Максимальный срок возврата ответственному должностному лицу ошибочно направленных обращений – один рабочий день.

16.9. Ответ заявителю на обращение направляется в виде уведомления в следующих случаях:

при принятии решения о безосновательности рассмотрения очередного обращения и прекращении переписки;

при отсутствии возможности дать ответ по существу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну;

при переадресации на рассмотрение согласно компетенции в другой государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

16.10. Обращение, в котором автор не указал фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) и почтовый (или электронный) адрес, списывается в дело. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, оно подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

16.11. По итогам рассмотрения обращения, запроса исполнителем готовится информация должностному лицу, давшему поручение по рассмотрению обращения, запроса.

Подготовленная исполнителем информация по результатам рассмотрения обращений, запросов и ответы заявителям должны соответствовать следующим требованиям:

результат рассмотрения обращения, запроса должен содержать юридически обоснованный и мотивированный ответ на каждый изложенный довод со ссылками на законы и иные нормативные правовые акты;

результат рассмотрения запроса должен содержать запрашиваемую информацию о деятельности Департамента по существу направленного запроса;

текст должен излагаться последовательно, кратко и содержать исчерпывающую информацию на все поставленные в обращении, запросе вопросы;

при подтверждении фактов, изложенных в обращении, в тексте следует указывать, какие меры приняты, кем и когда или что будет предпринято для разрешения проблем с указанием конкретных сроков;

если просьба, изложенная в обращении, запросе, не может быть решена положительно, то следует указать, по каким причинам она не может быть удовлетворена или не могут быть приняты меры в установленные законодательством сроки;

в заключительной части следует сообщить о времени, сроках и порядке информирования заявителя, а также мотивировать целесообразность снятия

обращения с контроля или продления срока рассмотрения обращения с указанием окончательной даты исполнения.

16.12. В ответах на обращения, запросы не допускается:

взаимоисключающая по содержанию информация;

формальный подход к решению поставленных в письме вопросов.

Запрещается направлять заявителям ответы с исправлениями (в том числе в реквизитах).

16.13. К информации по итогам рассмотрения обращения, запроса прикладываются:

письменное обращение, запрос или регистрационная карточка устного обращения, запроса;

ответ заявителю;

материалы, подтверждающие положительное рассмотрение обращения или невозможность принятия положительного решения.

16.14. Информацию по итогам выполнения поручений директора Департамента о результатах рассмотрения обращений, запросов подписывают директор Департамента или его заместители.

16.15. Ответы заявителям на их обращения, запросы в государственные органы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и Департамента. Перед отправкой ответ проходит согласование в Департаменте.

16.16. Ответственное должностное лицо самостоятельно осуществляет подготовку ответов на следующие обращения:

передаваемые через представителя, чьи полномочия не удостоверены в порядке, установленном законодательством;

содержащие вопросы обжалования судебных решений, вступивших в законную силу;

поступившие от лиц, которые решением суда признаны недееспособными;

защищающие интересы третьих лиц, которые возражают против их рассмотрения (кроме недееспособных лиц);

переадресованные согласно компетенции;

содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения;

не подлежащие прочтению;

многократные.

16.17. Ответ на коллективное обращение, запрос направляется на имя одного из подписавших его лиц, чей почтовый адрес указан в обращении, запросе с просьбой довести ответ до сведения других авторов обращения. Если в коллективном обращении указано конкретное лицо или адрес, на который

следует направить ответ, он направляется на указанный адрес или конкретному лицу.

16.18. Если просьба заявителя в ходе рассмотрения обращения, запроса положительно разрешена, к информации по результатам рассмотрения обращения, запроса вместо письменного ответа (по согласованию с заявителем) может прилагаться расписка заявителя, подтверждающая выполнение его просьбы в полном объеме.

16.19. Исполнители, выполнив поступившие на исполнение поручения, делают отметку об исполнении у ответственного должностного лица и направляют все документы с результатом рассмотрения (в том числе подлинник письма) в Департамент. Подлинники обращений, запросов в государственные органы отдел возвращает только при наличии на них штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме из федерального органа исполнительной власти. Ответы, не соответствующие требованиям настоящего Административного регламента, возвращаются исполнителю для доработки. Обращения, запросы, по которым документы возвращены на доработку, не регистрируются как выполненные до окончания их подготовки.

16.20. Отметка «В дело» о списании документа ставится директором Департамента или лицом, исполняющим его обязанности, только при условии выполнения всех поручений по документу.

16.21. Порядок рассмотрения запросов.

16.21.1. Информация о деятельности Департамента может предоставляться в устной форме и в виде документированной информации, в том числе в виде электронного документа.

16.21.2. Форма предоставления информации о деятельности Департамента определяется запросом пользователя информацией, если иное не установлено федеральным законодательством. Если форма предоставления информации о деятельности Департамента не установлена федеральным законодательством, то она может устанавливаться законами и иными нормативными правовыми актами Ульяновской области.

Порядок приёма запросов пользователя информацией определяется соответствующими правовыми актами Ульяновской области.

16.21.3. Информация о деятельности Департамента в устной форме предоставляется пользователям информацией во время личного приема. Указанная информация предоставляется также по информационно-справочной телефонной линии Департамента, по информационным системам общего пользования и по каналам факсимильной связи.

16.21.4. Анонимные запросы не рассматриваются.

16.21.5. В случае, если запрашиваемая информация опубликована в средствах массовой информации либо размещена в сети Интернет, в ответе на запрос исполнитель может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, или электронного адреса официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.

16.21.6. В случае, если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос исполнитель по согласованию с секретной службой указывает вид, наименование, номер и дату принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен. В случае, если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, исполнитель обязан предоставить запрашиваемую информацию, за исключением информации ограниченного доступа.

16.21.7. Информация о деятельности Департамента не предоставляется исполнителем в случае, если:

содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию;

в запросе не указан почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос заявителем;

запрашиваемая информация не относится к деятельности Департамента;

запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;

запрашиваемая информация ранее предоставлялась заявителю;

в запросе ставится вопрос о правовой оценке актов, принятых Департаментом, проведении анализа деятельности Департамента либо подведомственных организаций или проведении иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией;

запрашиваемая информация опубликована в средствах массовой информации или размещена в сети Интернет.

16.22. Особенности работы с отдельными обращениями и запросами.

16.22.1. Обращения депутатов Законодательного собрания Ульяновской области, Уполномоченного по правам человека Ульяновской области за их подписью, подлежат рассмотрению в течение 20 дней.

16.22.2. Работа с открытыми обращениями, запросами осуществляется во взаимодействии с департаментом массовых коммуникаций Министерства внутренней политики Ульяновской области, который выявляет открытые обращения в средствах массовой информации и передает их в Департамент для организации рассмотрения в соответствии с требованиями настоящего Административного регламента.

16.23. Порядок рассмотрения отдельных обращений, запросов организаций.

16.23.1. Основными отличительными признаками обращения, запроса организации являются:

подпись руководителя либо представителя организации;

бланк организации и/или ее печать;

необходимые реквизиты обращения организации – регистрационный номер, дата.

16.23.2. Содержание обращения, запроса, отражающее его характер (предложение, заявление, жалоба) и не относящееся к служебным документам.

16.23.3. Приём, обработка и регистрация обращений организаций производится Департаментом в соответствии с требованиями настоящего Административного регламента.

17. Постановка на контроль, сокращение и продление сроков рассмотрения обращений, запросов, снятие с контроля по результатам рассмотрения, направление в текущий архив.

17.1. Контролю подлежат обращения заявителей, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов заявителей, а также обращения по вопросам, имеющим большую общественную значимость, касающимся жизни, здоровья и безопасности населения.

17.2. Информация по результатам рассмотрения, обращения, запроса, представленная директору Департаменту или уполномоченному лицу, может быть возвращена Департаментом исполнителю для повторного рассмотрения в случае, если полученный ответ по результатам рассмотрения обращения, запроса не раскрывает полноты исполнения поручения по всем поставленным в обращении, запросе вопросам или не соответствует требованиям настоящего Административного регламента.

17.3. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений, запросов, направленных должностным лицам Департамента  для принятия мер, внутри структурного подразделения Департамента  возлагается на должностное лицо, назначенное соответствующим нормативным правовым актом ответственным за работу с обращениями, запросами, или другое уполномоченное для выполнения этой работы должностное лицо.

17.4. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, запросов, поступивших в адрес Департамента и должностных лиц Департамента, осуществляет ответственный за организацию делопроизводства.

17.5. При поступлении от исполнителя мотивированной просьбы (при направлении запроса в другие инстанции, при необходимости организации и проведения схода граждан, определения дополнительных источников финансирования, проведения других мероприятий, требующих времени или источника информации для принятия решения по заявленным в обращении, запросе вопросам) о продлении срока рассмотрения обращения, запроса он может быть продлен, но не более чем на 30 дней в соответствии с законодательством. При этом устанавливается новый срок контроля, и вносится соответствующая корректировка по дате исполнения в СЭД после утверждения данного решения должностным лицом, давшим поручение. Одновременно исполнителем направляется заявителю уведомление о необходимости продления срока с обоснованием причин.

17.6. Продление срока рассмотрения обращения, запроса должно быть оформлено на основании докладной записки исполнителя на имя должностного

лица Департамента, давшего поручение, не позднее, чем за 5 дней до истечения установленного срока рассмотрения обращения, запроса.

17.7. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения, запроса направляется заявителю после утверждения должностным лицом пролонгации срока, но не позднее, чем за 3 дня до его истечения. Если за рассмотрением обращения, запроса установлен контроль федеральным органом исполнительной власти, то исполнитель обязан не позднее,  чем за 10 дней до истечения окончательного срока согласовать через Департамент продление срока рассмотрения обращения, запроса.

17.8. Снятие поступивших обращений, запросов с контроля осуществляется:

при предоставлении исполнителем ответа по существу поставленных в обращении, запросе вопросов;

при предоставлении информации о личной встрече;

при предоставлении информации по запросу;

при переадресации обращения, запроса другому исполнителю согласно его компетенции.

17.9. Материалы по обращениям, запросам хранятся в течение года в текущем архиве Департамента в отдельных папках, сформированных по территориальному или иному признаку, которые по истечении одного года передаются в архив Департамента.

18. Организация личного приёма, выездного личного приёма, выездной приёмной, телефонных линий.

18.1. Личный приём заявителей осуществляется при их непосредственном обращении в приёмную директором Департамента, которая функционирует согласно утвержденному графику, или на основании письменного обращения, поступившего также по сети Интернет, с просьбой о личном приёме.

18.2. Личный приём заявителей проводится следующими руководителями: директором Департамента, заместителями директора Департамента, руководителями  структурных подразделений Департамента.

18.3. Исполнение государственной услуги по личному приёму включает в себя следующие административные процедуры:

приём заявителей руководителями или уполномоченными на то должностными лицами Департамента: собеседование с заявителем, консультации по поставленным вопросам; регистрация обращения, запроса;

рассмотрение обращения, запроса в ходе личного приёма при отсутствии необходимости дополнительного изучения вопроса или уточнения сведений по поставленной проблеме;

направление обращения, запроса на рассмотрение в другие государственные органы, органы местного самоуправления, их должностным лицам в случае необходимости получения дополнительных фактов или их подтверждения;

контроль за сроками исполнения поручений, данных во время приёма;

подготовка исполнителем письменного ответа заявителю или устный ответ на обращение, запрос во время личного приема;

анализ количества и характера поступивших обращений, качества их рассмотрения.

18.4. Руководители осуществляют личный приём граждан в приемной и проводят его не реже одного раза в квартал согласно графику, утвержденному директором Департамента.

В график могут вноситься изменения по мере необходимости в случае:

кадровых изменений в составе Департамента;

выезда должностных лиц в командировки;

отпуска должностных лиц;

смены периодичности проведения приемов;

поручений директора Департамента по организации личного приема.

18.5. Приглашение заявителя на личный приём осуществляется по телефону, факсу, посредством использования электронных систем связи, почтовых отправлений или другими способами, но не позднее, чем за 2 дня до назначенной в резолюции даты исполнения.

В случае отказа заявителя от личного приёма (или неявки без предупреждения на приём) письменный ответ по результатам рассмотрения обращения, запроса готовится на основании имеющейся информации по существу поставленных вопросов с уведомлением заявителя о возможной неполноте информации, обусловленной его неявкой на приём, а также перечисляются факты и обстоятельства, требующие пояснений заявителя для всестороннего и объективного разрешения его заявления, предложения или жалобы.

18.6. Участники и инвалиды Великой Отечественной войны, инвалиды         I группы, беременные женщины и матери с малолетними детьми имеют право на внеочередной прием.

18.7. В ходе личного приёма заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность, согласно которому осуществляется оформление учетной карточки устного обращения. Заявитель имеет возможность изложить содержание своего обращения, запроса устно либо в письменной форме.

18.8. В ходе личного приёма при согласии заявителя может осуществляться аудиопротоколирование или видеопротоколирование.

18.9. В случае подтверждения многократности обращения делается запрос в архив Департамента  обо всех поступивших ранее материалах по обращениям этого заявителя. Подготовленные документы по ранее направленным обращениям заявителя в Департамент  представляются должностному лицу, осуществляющему личный прием.

18.10. На основании имеющихся материалов проводится анализ объективности заявления или жалобы, целесообразности предложения заявителя, полноты и достоверности информации, предоставленной ранее исполнителем. В случае отсутствия нарушений порядка рассмотрения

обращений и принятия необходимых мер по обращениям со стороны исполнителя заявителю дается устное разъяснение о предоставленном ему ранее разъяснении по существу обращения или принятых в соответствии с законодательством мерах по разрешению поставленных вопросов (по просьбе заявителя может быть дан письменный ответ), делается запись в журнале повторных обращений о дате и целях посещения заявителя.

18.11. В случае выявления нарушений прав заявителя или порядка рассмотрения ранее направленного обращения, открытия новых обстоятельств обращение регистрируется в СЭД повторно и направляется на рассмотрение в установленном порядке.

18.12. В ходе личного приёма заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, запроса, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении, запросе вопросов.

18.13. После заполнения регистрационной карточки личного приёма заявитель ставит свою подпись, подтверждающую соответствие содержания регистрационной карточки изложению существа поставленных в обращении, запросе вопросов.

18.14. В случае получения полного ответа по всем поставленным в обращении, запросе вопросам во время приема или отсутствия просьбы от заявителя по направлению ему письменного ответа в карточке делается запись: «Ответ на обращение, запрос получен во время приема», которая подтверждается подписью заявителя.

18.15. Во время приёма заявитель имеет возможность оставить письменное обращение, запрос, которые передаются  ответственному должностному лицу  для регистрации и рассмотрения в общем порядке.

18.16. Организацию и подготовку личного приёма директора Департамента осуществляет ответственный за организацию делопроизводства в Департаменте.

18.17. Ответственный за организацию делопроизводства в Департаменте обеспечивает координацию деятельности ответственных за организацию личного приёма, контроль за исполнением поручений и соблюдением действующего порядка организации личного приёма и рассмотрения обращений, запросов. Ответственные за организацию личного приема руководители обеспечивают подготовку материалов к рассмотрению вопросов на приёме, присутствие заявителей и всех должностных лиц, в компетенции которых находится решение поставленных вопросов.

18.18. Директор Департамента, его заместители, руководители структурных подразделений Департамента  (далее - должностные лица) проводят по утвержденному ежеквартально графику выездные личные приёмы в подведомственных учреждениях (далее - выездные личные приёмы).

18.19. Подготовку графика выездных личных приёмов, отправку графика должностным лицам и в подведомственные учреждения, организацию выездных личных приёмов осуществляет Департамент.

18.19.1. Выездные личные приёмы должностные лица проводят не реже одного раза в квартал.

18.19.2. О дате, времени и месте проведения выездных личных приёмов заявители заранее оповещаются через местные средства массовой информации администрациями муниципальных образований.

18.19.3. Все административные процедуры при проведении выездных личных приёмов должностных лиц осуществляются в соответствии с главой     III настоящего Административного регламента.

18.20. В целях создания условий для реализации права граждан на обращения, запросы в государственные органы, оперативного рассмотрения предложений, заявлений и жалоб жителей населённых пунктов Ульяновской области Департамент обеспечивает организацию работы выездной приёмной Департамента (далее - выездная приёмная) в населённых пунктах Ульяновской области не реже одного раза в квартал согласно утвержденному графику.

18.20.1. Выездная приёмная работает в течение одного дня. Состав выездной приёмной утверждается распоряжением Департамента.

18.20.2. К работе выездной приемной привлекаются руководители структурных подразделений Департамента и иные должностные лица Департамента.

18.20.3. Перед началом работы выездной приёмной заявители оповещаются по телефону или письменно о дате и месте проведения личного приёма по согласованию с директором Департамента.

18.20.4. Все административные процедуры при проведении выездной приёмной осуществляются в соответствии с главой III настоящего Административного регламента.

18.21. На устные обращения, запросы, поступившие по телефону во время проведения «прямых линий», не требующие дополнительного изучения материалов по поставленным вопросам, ответ дается должностным лицом непосредственно во время их проведения. Ответ по телефону должен быть продублирован ответом в письменной форме, если в этом имеется необходимость, обозначенная заявителем.

19. Анализ количества и характера обращений, запросов результатов рассмотрения обращений, запросов и качества принятых мер по обращениям.

19.1. Департаментом  проводится учет, обобщение и анализ вопросов, содержащихся в обращениях, запросах, в том числе анализ:

количества и характера поступивших и рассмотренных обращений, запросов;

количества и характера принятых мер по обращениям государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их полномочий.

19.2. Направления информационно-аналитической работы с обращениями и запросами:

анализ поступивших обращений, запросов с использованием современных и унифицированных программных средств;

осуществление проверок результативности рассмотрения обращений, запросов и решений государственных органов, органов местного самоуправления;

выявление причин неоднократного направления обращений, запросов в Департамент.

19.3. Специалисты Департамента:

осуществляют подготовку ежемесячных, ежеквартальных и ежегодных информационно-статистических материалов по количеству и характеру обращений, запросов, поступивших директору Департамента;

с учётом характера корреспонденции осуществляют подготовку информационных материалов, освещающих наиболее актуальные, имеющие большой общественный резонанс проблемы, поднимаемые в обращениях и требующие безотлагательного реагирования, и готовят тематические информационно-аналитические материалы, содержащие выводы или предложения по разрешению проблем, имеющих продолжительный характер и вызвавших большой общественный резонанс;

изучают обращения, запросы, поступающие по всем каналам связи, а также ответы на них должностных лиц Департамента;

в установленном порядке осуществляют сбор информации о работе с обращениями, запросами в подведомственных учреждениях Департамента;

IV. Порядок и формы контроля за исполнением

государственной услуги

20. Организация контроля за ходом исполнения резолюции по обращению, запросу и соблюдением требований законодательства возлагается на ответственное должностное лицо.

20.1. Контроль за исполнением обращения, запроса включает:

постановку поручений по исполнению обращения, запроса на контроль;

сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращения, запроса;

выезд (в случае необходимости) к заявителю (группе заявителей), от которого (которых) поступило заявление о нарушении порядка рассмотрения обращения, запроса;

подготовку оперативных запросов о ходе и состоянии исполнения поручения;

подготовку и обобщение данных о содержании и сроках рассмотрения обращения, запроса;

предоставление информации должностному лицу для принятия решения.

20.2. Контроль за своевременностью и полнотой исполнения государственной услуги по рассмотрению обращения, запроса включает в себя контроль за:

соответствием законодательству сроков рассмотрения обращений, запросов;

своевременностью принятых по обращению мер.

20.3. Контроль за качеством и результатами исполнения государственной услуги по рассмотрению обращений, запросов осуществляется в виде:

1) проверок:

объективности и полноты принятых мер при рассмотрении обращений, запросов;

соблюдения последовательности действий и сроков при рассмотрении обращений, запросов, определенных законодательством;

соответствия законодательству организации работы с обращениями, запросами в структурных подразделениях Департамента;

по выявлению причин несвоевременного и некачественного рассмотрения обращений, запросов;

2) совещаний:

по состоянию исполнения поручений по рассмотрению обращений, запросов;

по подготовке материалов рассмотрения обращений, запросов;

по выработке единых подходов к устранению недостатков, выявленных в результате проверок.

20.4. В зависимости от периодичности используются следующие виды контроля за соблюдением сроков рассмотрения обращений, запросов:

текущий (ежедневный);

оперативный (еженедельный);

упреждающий (подекадный).

Проведение проверок и совещаний осуществляется по отдельному графику, согласованному с директором Департамента или уполномоченным на то лицом.

21. Ответственность должностных лиц за исполнение государственной услуги.

21.1. В случаях, установленных законодательством, должностные лица могут быть привлечены к ответственности.

21.2. Персональная ответственность работников Департамента за осуществление государственной услуги закреплена в их должностных регламентах.

21.3. Право подписи принятого решения по поступившему обращению, запросу и ответу от исполнителя возлагается на должностное лицо, которому адресовано обращение, запрос. Этим правом также может быть наделено другое уполномоченное или должностное лицо. Уровень должностного лица, уполномоченного принимать соответствующие решения по обращениям, запросам и ответам (определять исполнителя и действие исполнителя по рассмотрению обращения, запроса, удостоверять принятые решения своей подписью), определяется отдельным актом.

21.4. Ответственность за организацию рассмотрения обращений, запросов в структурных подразделениях Департамента закрепляется за конкретным должностным лицом распоряжением директора Департамента.

21.5. При рассмотрении обращений, запросов не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращениях, запросах, в том числе касающихся

частной жизни, без согласия заявителя. Направление письменного обращения, запроса   в    государственный    орган,  орган    местного    самоуправления или

должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов, не является согласно законодательству разглашением сведений, содержащихся в обращении, запросе.

21.6. Направление исполнителем жалобы, поступившей от заявителя, в структурное подразделений Департамента, чьи действия (бездействие) обжалуются, запрещено в соответствии с частью 6 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». При выявлении вышеуказанных нарушений лицом, осуществляющим контроль, направляется докладная записка директору Департамента, согласно которой принимается решение о дисциплинарном воздействии или проведении служебного расследования, итоги которого представляются директору Департамента.

21.7. При утрате оригинала письменного обращения, запроса исполнитель направляет директору Департамента служебную записку с указанием причин и конкретных лиц, допустивших утрату документов, относящихся к обращению, запросу.

Директор Департамента принимает решение о приёме неполного комплекта документов по обращению, запросу.

Руководитель подразделения, в котором произошла утрата документов, в установленном порядке назначает проведение служебного расследования, по результатам которого принимается решение о наказании виновных лиц.

На утраченные документы ответственным должностным лицом составляется акт на основании результатов проведенного служебного расследования и производятся соответствующие отметки в СЭД.

21.8. При уходе в отпуск, переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан передать по поручению руководителя структурного подразделения все имеющиеся у него на исполнении обращения, запросы другому сотруднику, ответственному за работу с обращениями, запросами в Департаменте.

V. Межведомственные комиссии (советы) и рабочие группы

22. Предложения о создании межведомственных комиссий (советов) по рассмотрению обращений, запросов и рабочих групп формируются согласно поручениям Губернатора Ульяновской области, других членов Правительства Ульяновской области в порядке, установленном регламентом Правительства Ульяновской области.

23. Межведомственные комиссии (советы) образуются для обеспечения согласованных действий по вопросам усиления гарантий защиты прав

заявителей на обращение, запрос, обеспечения условий для дополнительного контроля за качеством решений, принимаемых по обращениям, запросам.

24. Рабочие группы создаются в целях разработки проектов нормативных правовых      актов,    инструкций,    положений, рекомендаций и формирования

коллегиальных решений по отдельным вопросам организации работы с обращениями, запросами.

VI. Порядок обжалования действий (бездействия) по

рассмотрению обращений, запросов и решений, принятых по

результатам их рассмотрения

25. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) по рассмотрению обращения, запроса и решение, принятое по результатам его рассмотрения, в досудебном (внесудебном) и судебном порядке.

26. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действия (бездействия) по рассмотрению обращения, запроса включает в себя подачу жалобы на действия (бездействия) должностного лица вышестоящему в порядке подчиненности должностному лицу (далее – жалоба).

27. Подача и рассмотрение обращения по обжалованию результатов рассмотрения жалобы осуществляется в соответствии с настоящим Административным регламентом.

28. Если в результате рассмотрения жалоба признается обоснованной, то принимается решение о применении мер ответственности к должностному лицу, допустившему нарушение в ходе исполнения государственной услуги, повлекшие жалобы заявителей, в соответствии с законодательством.

29. Заявителю о принятом решении сообщается в письменном виде в течение 30 дней с момента принятия решения.

30. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц, осуществляющих исполнение государственной услуги, в суде с соответствии с законодательством.

Приложение № 1

к Административному регламенту

ПОРЯДОК

ИНФОРМИРОВАНИЯ ОБ ИСПОЛНЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

1. Информация о порядке исполнения государственной функции представляется посредством:

размещения в информационных системах общего пользования, в том числе в сети Интернет, на официальном сайте Департамента;

публикации в средствах массовой информации;

издания и распространения информационных буклетов и справочников;

телефонной информационно-справочной линии;

2. Основными требованиями к порядку информирования заявителей об исполнении государственной функции являются:

достоверность предоставляемой информации;

чёткость в изложении информации;

полнота информирования;

наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах, необходимых для исполнения государственной функции;

удобство и доступность получения информации об административных процедурах, необходимых для исполнения государственной функции:

оперативность предоставления информации об административных процедурах, необходимых для исполнения государственной функции.

3. Информирование заявителей осуществляется путём:

индивидуального информирования в форме устных консультаций (лично или по телефону) и письменного уведомления (по почте, в том числе электронной, через информационные системы общего пользования);

публичного информирования.

Консультации предоставляются государственными гражданскими служащими, должностными регламентами которых предусмотрено выполнение государственной функции.

Консультации заявителям предоставляются по следующим вопросам:

права заявителя на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, гарантии безопасности в связи с его обращением;

особенности порядка рассмотрения отдельных обращений, запросов;

полномочия Департамента;

порядка обжалования действий (бездействия) должностных лиц Департамента при рассмотрении обращений, запросов;

обеспечения на территории Ульяновской области дополнительных гарантий к установленным Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

оформления письменного обращения, запроса (в том числе обращения, запроса в электронной форме) и порядка его направления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу;

действующего порядка проведения личных приёмов заявителей, «прямых линий», акций и других форм работы с обращениями, установленный в Департаменте;

ответственности должностных лиц за нарушение Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

порядка подготовки ответа по результатам рассмотрения обращения, запроса;

прохождения документации по обращениям, запросам;

состояния исполнения поручений по обращениям, запросам и другим вопросам.

При индивидуальном устном информировании (по телефону или лично) должностное лицо Департамента должны назвать свои фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование Департамента, в который обратился заявитель, проинформировать по существу интересующего вопроса.

В случае, если в обращении, запросе заявителя содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, гражданину даются разъяснения, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

Общие требования к содержанию, форме и характеру взаимодействия должностных лиц с заявителями по телефону и на личном приёме основаны на нормах поведения государственных гражданских служащих, изложенных в Федеральном законе от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», Указе Президента Российской Федерации от 12.08.2002 № 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих», правилах этики и профессионального поведения, а именно:

корректности по отношению к заявителям при исполнении государственной функции;

соответствии разъяснений, представляемых заявителю, действующему законодательству;

объективности и обоснованности ответа по существу поставленного вопроса;

четкости и логичности изложения информационного материала;

вежливой и спокойной тональности общения.

Содержание информации, предоставляемой заявителю в обязательном порядке о ходе или результатах рассмотрения обращения, запроса, включает следующие сведения:

о должностных лицах, которым дано поручение по рассмотрению обращения, запроса;

о переадресации обращения, запроса с полным названием государственного органа, органа местного самоуправления или с указанием

фамилии, имени, отчества должностного лица, в компетенцию которого входит рассмотрение поставленного вопроса;

о продлении сроков рассмотрения обращения, запроса с указанием даты завершения рассмотрения обращения, запроса;

о причинах отказа в рассмотрении обращения, запроса;

о дате личного приема, на который приглашается заявитель в связи с его обращением, запросом;

о действующих на территории Ульяновской области нормативных правовых актах, направленных на защиту права граждан на обращение, в том числе устанавливающих дополнительные гарантии права граждан на обращение к установленным Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Публичное информирование заявителей о порядке исполнения государственной функции осуществляется посредством привлечения печатных средств массовой информации, радио, телевидения, а также путем размещения информации на официальном сайте Департамента.

______________________________

Приложение № 2

к Административному регламенту

СПРАВОЧНЫЕ ТЕЛЕФОНЫ И ЭЛЕКТРОННЫЕ АДРЕСА ДЕПАРТАМЕНТА

Приёмная директора Департамента:

Адрес: улица Матросова, 4, г. Ульяновск, 432063.

График работы Департамента:

понедельник – с 8.30 до 17.30;

вторник –       с 8.30 до 17.30;

среда – с 8.30 до 17.30;

четверг – 8.30 до 17.30;

пятница – с 8.30 до 17.30;

перерыв на обед – с 12.30 до 13.30.

Контактные телефоны (телефоны для справок): (8422) 41-36-24;

факс; (8422) 41-36-24;

телефонные линии для приема обращений граждан:  (8422) 41-36-24;

Адрес электронной почты Департамента:  kfs_uln@mail.ru

Адрес официального сайта Департамента: www.sport.ulgov.ru

ФОРМЫ И ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

                                          Департамент физической культуры

                                           спорта Ульяновской области

                                                               В.Н.Лазареву

                                          или

                                          Директору ________________________

                                                (наименование департамента)

                                          _________________________________

                                                   (фамилия, имя, отчество)

                                          Фамилия, имя, отчество заявителя

                                          Обратный адрес

                                          (почтовый или электронный)

                                          Контактный телефон

              Уважаемый (ая) _______________________________!

                              (имя, отчество руководителя)

    Письмо  в  Департамент  или  конкретному  должностному  лицу

излагается в произвольной форме.

    В письме желательно указать:

    1) мотив (причину) обращения;

    2) сведения об авторе, имеющиеся льготы;

    3)   ясное   изложение  сути  проблемы,  связанной  с  нарушением  прав

гражданина и законных интересов, или предложений;

    4)  инстанции,  в  которые обращался ранее автор по решению поднимаемой

проблемы, краткое содержание ответа по итогам рассмотрения обращения;

    5) были ли судебные разбирательства по заявленной проблеме;

    6) в заключение формулируется заявление, предложение, жалоба;

    7) в конце ставится подпись с расшифровкой подписи и дата.

    В  случае,  если  обращение  коллективное,  то  прикладываются  подписи

заявителей  и указываются телефон и контактный адрес, на чье имя необходимо

направить ответ.

Подпись_____________

Дата

ДЕПАРТАМЕНТ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА

УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

    Учетная карточка устного обращения

Личный прием   Выездной личный приём   Выездная приемная   Телефонная линия

                                                         нужное подчеркнуть

                                            Дата приема ___________________

Ф.И.О._______________________________________ Год рождения __________

Адрес: регистрации ______________________________Телефон _____________

  проживания__________________________________________________________

Частота обращений: Первичное  Повторное  Многократное

Вид обращения: Предложение  Заявление  Жалоба

Льготы ____________________________________________________________________

Место работы ________________________________ Доход _________________

                        (с согласия заявителя)                              (с согласия заявителя)

Состав семьи ______________________________________________________________

Содержание ___________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Обращения в  государственные,  правоохранительные,  судебные органы, органы местного самоуправления

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

С вышеизложенным согласен __________________________________________

От письменного ответа отказываюсь ____________________________________

____________________________________________________________________

                      Регистрационная карточка обращения

Вид обращения  Заявление   Место регистрации  Отдел по работе с обращениями

                                              граждан и организаций

____________________________________________________________________

Регистрационный номер                         Дата регистрации

____________________________________________________________________

Корреспондент  Ф.И.О.                Пол: М, Ж

____________________________________________________________________

Регион     Ульяновская область   Район

           Индекс:

____________________________________________________________________

Город                  Населенный пункт

____________________________________________________________________

Адрес                        дом корпус квартира

____________________________________________________________________

Телефон                Льготный состав

____________________________________________________________________

Тип автора             Форма обращения

Обращение:

____________________________________________________________________

Тематика - вопрос

____________________________________________________________________

Краткое содержание

____________________________________________________________________

Количество листов        Количество приложений на листах

____________________________________________________________________

Количество подписей

____________________________________________________________________

Предыдущие обращения

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

приказа (распоряжения) «Об утверждении административного регламента Департамента физической культуры и спорта Ульяновской области исполнения государственной функции по организации рассмотрения обращений и запросов граждан и организаций» от ___________________№_______________

СОГЛАСОВАНО:

Ответственное лицо

Мнение и подпись ответственного лица

Дата согласования

Никитина А.В.

Кузнецов Е.Н.

Сорокина Н.Г.

Герасимова Ю.В.

Лист ознакомления

сотрудников Департамента физической культуры и спорта Ульяновской области с административным регламентом исполнения государственной функции по организации рассмотрения обращений и запросов граждан и организаций 

№ п/п

Ф. И. О.

Должность

Дата ознакомления

Подпись

1.

Никитина А.В.

Заместитель директора Департамента

2.

Кузнецов

Заместитель директора Департамента

3.

Сорокина Н.Г.

Начальник финансово-правового отдела

4.

Ловыгин Н.А.

Начальник отдела организационно-массовой работы

5.

Каримова О.Д.

Главный консультант отдела организационно-массовой работы

6.

Салихова С.В.

Главный консультант финансово-правового отдела

7.

Герасимова Ю.В.

консультант финансово-правового отдела

8.

Юренкова И.А.

консультант финансово-правового отдела

9.

Ломкова Н.А.

Главный специалист-эксперт финансово-правового отдела

10.

Рослякова Г.К,

Главный специалист-эксперт финансово-правового отдела

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к Административному регламенту

Функциональная схема рассмотрения обращений, запросов граждан  и организаций

в Департаменте физической культуры и спорта Ульяновской области

Источники информации

Устные и письменные обращения, запросы (в т.ч. в электронной форме) граждан и организаций в Департамент

Материалы о результатах рассмотрения обращений, запросов граждан и организаций

Первичная обработка информации

Приём обращений, запросов и итоговых документов по результатам рассмотрения о бращений, запросов граждан и организаций, сортировка поступившей корреспонденции

Смысловая обработка информации

1) Анализ содержания поступивших обращений, запросов (писем, телеграмм, факсов и т.д.),  прослушивание звуковых обращений, запросов; 2) анализ ответов по итогам выполненных поручений директора Департамента по рассмотрению обращений и запросов; 3) подготовка аннотаций; 4) экспертиза ответов на заявления граждан и организаций на предмет их соответствия требованиям действующего  законодательства.

Автоматизированная обработка информации

1) Регистрация поступивших обращений, запросов, введение в СЭД (модуль «Обращения граждан»), проверка на повторяемость и кратность, аннотирование обращений, запросов, формирование сопроводительных карточек регистрации для передачи  исполнителям поручений;

     2) корректировка базы данных по результатам рассмотрения обращений, запросов в соответствии с ответом исполнителя.

Результат

Принятие управленческих решений (резолюции) директором Департамента

Принятие мер по обращениям граждан и организаций

Контроль

Осуществление контроля  за  сроками исполнения поручений директора Департамента по рассмотрению обращений, запросов (оперативный, текущий, упреждающий); за качеством и результативностью исполнения поручений директора Департамента; за организацией деятельности по рассмотрению обращений, запросов. Проверка объективности и качества исполнения поручений (по мере необходимости с выездом на место). Проверка организации деятельности по рассмотрению обращений, запросов. Проверка организации работы по реализации Федерального закона № 59-ФЗ. Совещания с должностным лицом,  ответственными за работу с обращениями, запросами в Департаменте.

Направление запросов по результатам рассмотрения обращений.

Аналитическая обработка информации

Сбор, обобщение, анализ статистических данных по обращениям, подготовка аналитических справок, информаций по количеству и характеру, по территориальному признаку, по определённой тематике, по результатам изучения деятельности по рассмотрению обращений граждан и организаций в Департамент, по итогам проверки достоверности, качества и результативности исполнения поручений директора Департамента – для принятия соответствующих управленческих решений.

Пользователи информации

Директор Департамента

Заместители Директора Департамента, руководители подразделений Департамента

Ответственное должностное лицо

Граждане РФ, иностранные граждане, лица без гражданства, организации

Обратная связь

Личный приём, выездной личный приём, выездная приёмная, «прямые линии» по телефону