О конкурсе на получение грантовой поддержки муниципальных архивов Республики Татарстан в 2017 году по Государственной программе "развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016 - 2020 годы"



Фактически утратил силу в связи с истечением срока действия

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ

РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ

ПРИКАЗ

от 6 апреля 2017 г. № 045-од

О конкурсе на получение грантовой поддержки муниципальных архивов Республики Татарстан в 2017 году по Государственной программе "развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016 - 2020 годы"

В целях стимулирования повышения качества учета, комплектования, обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда Республики Татарстан и иных архивных документов за счет внедрения передовых архивных технологий и освоения современного оборудования и техники, поддержки муниципальных архивов, стабильно обеспечивающих достижение высоких результатов в архивной сфере, распространения положительного опыта работы в части организации архивного дела в муниципальных образованиях, профессионального развития руководителей и сотрудников муниципальных архивов приказываю:

1. Организовать и провести конкурс на получение грантовой поддержки муниципальных архивов в 2017 году по Государственной программе "Развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016 - 2020 годы", утвержденной постановлением Кабинета Министров Республики Татарстан от 10.06.2016 № 395 "Об утверждении Государственной программы "Развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016 - 2020 годы" (далее - конкурс) с 1 июня по 2 октября 2017 года.

2. Утвердить Положение о конкурсе на получение грантовой поддержки муниципальных архивов Республики Татарстан в 2017 году.

3. Отделу развития архивного дела и организации информационных услуг обеспечить организационно-методическое сопровождение конкурса.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель                                                                      И.Х.АЮПОВА

Утверждено

приказом

Государственного комитета

Республики Татарстан

по архивному делу

от 6 апреля 2017 г. № 045-од

ПОЛОЖЕНИЕ

О конкурсе на получение грантовой поддержки муниципальных архивов Республики Татарстан в 2017 году

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о конкурсе на получение грантовой поддержки в 2017 году муниципальных архивов Республики Татарстан разработано в целях реализации Государственной программы "Развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016 - 2020 годы", утвержденной постановлением Кабинета Министров Республики Татарстан от 10.06.2016 № 395 "Об утверждении Государственной программы "Развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016 - 2020 годы".

Участниками мероприятия являются учредитель гранта (грантодатель) и грантополучатель.

Учредитель гранта (грантодатель) - Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу, осуществляющий полномочия по предоставлению грантов.

Грантосоискатель - муниципальный архив Республики Татарстан.

Грантополучатель - муниципальный архив Республики Татарстан, соответствующий критериям и требованиям, установленным настоящим Положением, прошедший конкурсный отбор и занявший с 1 по 5 место номинациях, указанных в п. 1.6 настоящего Положения.

Грантом является единовременная передача Грантополучателям оборудования и техники, указанных в п. 1.6 настоящего Положения, для реализации мероприятий, направленных на развитие архивного дела в муниципальных образованиях и приобретенных Грантодателем в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных в законе Республики Татарстан о бюджете Республики Татарстан на соответствующий финансовый год и плановый период, и бюджетных обязательств, утвержденных Государственному комитету Республики Татарстан по архивному делу (далее - Комитет).

1.2. Конкурс носит публичный характер и проводится на основании принципов открытости и коллегиальности с учетом достижений муниципальных архивов в области архивного дела.

1.3. Целью конкурсного отбора получателей Гранта (далее - конкурсный отбор) является стимулирование повышения качества учета, комплектования, обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда Республики Татарстан и иных архивных документов за счет внедрения передовых архивных технологий и освоения современного оборудования и техники, поддержка муниципальных архивов, стабильно обеспечивающих достижение высоких результатов в архивной сфере, распространение положительного опыта работы в части организации архивного дела в муниципальном образовании, профессиональное развитие руководителей и сотрудников муниципальных архивов.

1.4. Задачей конкурсного отбора является выявление и поощрение муниципальных архивов, стабильно обеспечивающих достижение высоких результатов в архивном деле, во внедрении передовых архивных технологий.

1.5. Конкурс проводится в два этапа:

первый, с 1 июня по 5 июня 2017 года, - формирование рейтинга муниципальных архивов Республики Татарстан на основе представленных ими документации согласно пунктам 2.2 и 2.3 настоящего Положения;

второй, с 6 июня по 2 октября 2017 года, - представление муниципальными архивами Республики Татарстан проектов, направленных на развитие архивного дела в муниципальных образованиях за счет внедрения передовых архивных технологий, и приложений к проектам согласно пунктам 2.13 и 2.14 настоящего Положения.

1.6. Конкурс проводится между проектами, предоставленными муниципальными архивами Республики Татарстан, по трем номинациям:

Название номинации

Направления реализации проектов

Количество оборудования на 1 проект

поддержка проектов по пополнению Архивного фонда Республики Татарстан аудиовизуальными документами по истории Республики Татарстан:

5 грантов

пополнение Архивного фонда Республики Татарстан аудиовизуальными документами, имеющими историческое, научное, социальное и культурное значение и образованными при создании устной истории Республики Татарстан на государственных языках Республики Татарстан и иных языках народов Республики Татарстан

Комплект из видеокамеры, штатива и чехла для видеокамеры, фотоаппарата на сумму 360000 руб.

поддержка проектов по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Республики Татарстан и иных архивных документов:

5 грантов

обеспечение сохранности архивных документов с использованием современных архивных технологий

Комплекс для оцифровки архивных документов на сумму 480000 руб.

поддержка проектов по популяризации и использованию документов Архивного фонда Республики Татарстан и иных архивных документов:

5 грантов

Популяризация, использование архивных документов и обеспечение доступа исследователей к ним (за исключением документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации) с использованием современных архивных технологий

Комплект из видеопроектора, ноутбука, экрана и лазерной указки на сумму 160000 руб.

1.7. Для осуществления экспертной оценки проектов, поданных на конкурс, и определения победителей создается Экспертный совет.

1.8. Информация о порядке проведения, сроках, условиях и критериях отбора для участия в конкурсе размещается на официальном сайте Комитета (www.http://arhiv.tatarsta№.ru, в разделе "Гранты") в течение 5 (пяти) рабочих дней текущего года со дня вступления в силу соответствующего приказа Комитета.

II. Право на участие в конкурсе и порядок приема документов

2.1. В первом этапе конкурса вправе принять участие все муниципальные архивы Республики Татарстан.

2.2. Для участия в первом этапе конкурса в Комитет подается заявка, подписанная руководителем муниципального архива Республики Татарстан и заверенная руководителем Исполнительного комитета муниципального района (городского округа) (приложение 1 к настоящему Положению) в сроки, указанные в абзаце 1 п. 1.5 настоящего Положения.

2.3. К заявке прилагаются следующие заверенные в установленном порядке документы:

сопроводительное письмо за подписью руководителя Исполнительного комитета муниципального района (городского округа);

копии утвержденных годовых отчетов муниципального архива Республики Татарстан и объяснительных записок к ним за 2014, 2015, 2016 годы;

2.4. Критерием первого этапа конкурсного отбора претендентов на получение Гранта является рейтинг муниципальных архивов Республики Татарстан (далее - рейтинг), составленный по результатам деятельности за последние 3 года.

2.5. Рейтинг формируется путем суммирования баллов. Баллы начисляются согласно занимаемой позиции (в порядке убывания) по объему работ, приходящейся на 1 штатную единицу муниципального архива за 2014 - 2016 гг. по следующим показателям деятельности муниципальных архивов Республики Татарстан, содержащихся в годовых отчетах муниципальных архивов Республики Татарстан:

Виды работ

Объем выполненных работ за 2014 - 2016 гг.

Количество штатных единиц за 2014 - 2016 гг.

Объем выполненных работ за 2014 - 2016 гг. в расчете на 1 штатную единицу

Баллы согласно номеру занимаемой позиции в списке (в порядке убывания)

1

обеспечение сохранности архивных документов

1.1

картонирование

1.2

подшивка дел

2

учет архивных документов

2.1

выверка учетных документов

2.2

проверка наличия

2.3

описание документов (управленческих, по личному составу, фотодокументов, личного происхождения)

2.4

усовершенствование фондов и переработка описей

2.5

наличие утвержденных порядка и схемы учета документов

3

комплектование архивными документами

3.1

прием управленческой документации

3.2

прием документов по личному составу

3.3

прием фотодокументов

3.4

прием документов личного происхождения

4

использование архивных документов

4.1

исполнение социально-правовых запросов

4.2

исполнение тематических запросов

4.3

публикация статей

4.4

участие в радио-, телепередачах

4.5

организация экскурсий

проведение лекций, бесед, школьных уроков

4.6

организация выставок

4.7

выдача документов исследователям

5

взаимодействие с организациями - источниками комплектования

5.1

оказание практической и методической помощи

5.2

утверждение описей дел постоянного хранения организаций - источников комплектования

5.3

согласование

5.3.1

описей дел по личному составу организаций - источников комплектования

5.3.2

инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования

5.3.3

номенклатур дел организаций - источников комплектования

5.3.4

положений об архиве организаций - источников комплектования

5.3.5

положений об экспертной комиссии организаций - источников комплектования

5.4

проведение семинаров для организаций - источников комплектования

5.5

консультирование по вопросам архивного дела и делопроизводства

6

наличие списка источников комплектования архива, утвержденного не ранее 2012 года

2.6. Баллы, полученные по указанным в п. 2.5 показателям деятельности, суммируются. Муниципальные архивы Республики Татарстан располагаются в рейтинге по суммарному показателю результатов деятельности в порядке убывания баллов.

2.7. При равенстве баллов, набранных участниками Конкурса, применяются дополнительные критерии, дающие преимущество муниципальному архиву, имеющему (последовательно):

больший объем хранимых документов;

большее число исполненных социально-правовых запросов;

большее число источников комплектования;

отсутствие фактов возвращения на доработку описей и иной документации, направленных на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии Комитета.

2.8. Для участия во втором этапе Гранта допускаются Грантосоискатели, занявшие места с 1 по 20 по суммарному показателю результатов деятельности.

2.9. По результатам первого этапа Экспертным советом формируется равнозначный (без приоритетов) список Грантосоискателей, имеющих право на участие во втором этапе Конкурса.

2.10. Экспертный совет принимает решение о допуске Грантосоискателей ко второму этапу, которое публикуется на официальном сайте Комитета в день вынесения решения.

2.11. Грантосоискатели, допущенные к участию во втором этапе конкурса, имеют право одновременно представить проекты по всем заявленным номинациям (не более одного в каждой номинации) согласно настоящему Положению.

2.12. Для участия во втором этапе конкурса в Комитет подается проект муниципального архива Республики Татарстан, включая постановку проблемы, цели и задачи проекта, сроки (не менее 3 лет) и место реализации проекта, описание основных мероприятий, ожидаемые результаты, объемы.

2.13. К проекту прилагаются заверенные в установленном порядке документы:

сопроводительное письмо за подписью руководителя Исполнительного комитета муниципального района (городского округа);

копия свидетельства о государственной регистрации Исполнительного комитета муниципального района (городского округа) или муниципального архива (здесь и далее - в случае если муниципальный архив имеет статус юридического лица) (выданного до 31.12.2016), либо Лист записи Единого государственного реестра юридических лиц (выданный с 01.01.2017);

копия Устава Исполнительного комитета муниципального района (городского округа) или муниципального архива, заверенная печатью организации и подписью руководителя;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе Исполнительного комитета муниципального района (городского округа) или муниципального архива;

копия документа, подтверждающего полномочия руководителя Исполнительного комитета муниципального района (городского округа) или муниципального архива.

2.14. Документы для участия во втором этапе конкурса, указанные в пунктах 2.12, 2.13 настоящего Положения, в сроки, установленные в абзаце 2 п. 1.5 настоящего Положения, должны быть направлены посредством системы электронного документооборота "Электронное правительство Республики Татарстан". В случае наличия в проекте аудио- и видеоматериалов последние могут быть представлены нарочно, по почте, направлены на официальный электронный адрес Комитета prm.archive@tatar.ru в день представления в Комитет документов для участия во втором этапе конкурса.

2.15. Основанием для отказа в допуске к участию в конкурсе является несоответствие заявок требованиям, указанным в пунктах 2.2, 2.3, 2.12, 2.13, и подача заявок с нарушением срока их представления, установленному пунктом 1.5 настоящего Положения.

2.16. Информирование Грантосоискателей, не допущенных к участию в конкурсе в соответствии с п. 2.15 настоящего Положения, осуществляется в течение 3 рабочих дней со дня проведения заседания Экспертного совета.

III. Порядок формирования экспертного совета

3.1. Экспертный совет формируется из числа специалистов архивного дела, представителей общественности в количестве девяти человек в составе председателя, заместителя председателя и членов Экспертного совета.

3.2. Состав Экспертного совета утверждается приказом Комитета.

IV. Порядок и критерии оценки проектов, представленных на конкурс

4.1. При оценке проектов грантосоискателей обеспечивается:

объективность оценки представленных материалов в строгом соответствии с критериями оценки;

конфиденциальность.

4.2. Оценка проектов грантосоискателей второго этапа конкурса осуществляется членами Экспертной комиссии методом экспертной оценки в строгом соответствии с критериями оценки.

4.3. Баллы начисляются по каждому критерию и суммируются.

4.4. Баллы заносятся в экспертные листы, заверяются подписью эксперта и передаются председателю Экспертного совета.

4.5. На основе экспертных листов формируется рейтинг Грантосоискателей второго этапа конкурса, подписанный председателем и членами экспертной комиссии.

4.6. Критериями оценки проектов являются:

соответствие представленных материалов цели и задачам конкурса (от 1 до 10 баллов);

оригинальность проектной идеи, полнота отражения идеи, в том числе с применением новых технологий, аудио- и видеоматериалов, способствующих реализации поставленных задач (от 1 до 10 баллов);

программно-целевой подход к реализации мероприятий по (от 1 до 10 баллов);

перспективность дальнейшего развития проекта (от 1 до 10 баллов):

в номинации "Поддержка проектов по пополнению Архивного фонда Республики Татарстан аудиовизуальными документами по истории Республики Татарстан": пополнение Архивного фонда Республики Татарстан аудиовизуальными документами; увеличение числа возможных источников комплектования муниципального архива; привлечение детей, молодежи, людей старшего поколения к записи устных историй, созданию аудиовизуальной летописи муниципального образования;

в номинации "Поддержка проектов по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Республики Татарстан и иных архивных документов": создание фонда пользования архивных документов в электронном виде; атрибутирование электронных копий документов из фонда пользования; размещение электронных копий документов в "Единой архивной информационной системе Республики Татарстан" (ЕАИС РТ);

в номинации "Поддержка проектов по популяризации и использованию документов Архивного фонда Республики Татарстан и иных архивных документов": привлечение детей, молодежи, людей старшего поколения к использованию архивных документов; организация информационных мероприятий с целью популяризации архивных документов; сокращение сроков исполнения запросов граждан и организаций за счет фонда пользования архивных документов.

методическая разработанность проекта, возможность тиражирования проекта для реализации в других муниципальных архивах Республики Татарстан (от 1 до 10 баллов).

V. Определение и награждение победителей конкурса

5.1. В течение 10 календарных дней с момента окончания срока подачи заявок согласно абзаца 2 п. 1.5 и документов, указанных в пунктах 2.13, 2.14 настоящего Положения, проводятся заседания Экспертного совета, на которых рассматриваются поступившие проекты с приложенными документами.

5.2. По сумме баллов по результатам деятельности за последние 3 года (первый этап) и результатам защиты проекта (второй этап) формируется итоговый рейтинг Грантосоискателей, подписанный председателем и членами экспертной комиссии.

5.3. Не позднее 12 октября текущего года на основании рейтинга Экспертный совет составляет список победителей конкурса. Победителями конкурса признаются Грантосоискатели, занявшие первые 5 позиций в рейтинге по номинациям в соответствии с направлениями реализации проектов согласно пункту 1.6 настоящего Положения.

5.4. В случае если несколько проектов получили одинаковый общий оценочный балл, более высокий порядковый номер присваивается проекту, заявка к которому поступила ранее других заявок, проекты которых имеют одинаковый общий оценочный балл.

5.5. Решения Экспертного совета считаются принятыми, если за них проголосовало большинство присутствующих. При равном количестве голосов голос председателя Экспертного совета является решающим.

5.6. Заседания Экспертного совета считаются правомочными при условии участия в них 2/3 от общего числа членов совета.

5.7. Решения Экспертного совета оформляются протоколами.

5.8. Список победителей конкурса - Грантополучателей утверждаются приказом Председателя Комитета на основании протокола итогового заседания Экспертного совета в срок до 13 октября текущего года.

5.9. Список Грантополучателей в течение трех рабочих дней со дня подписания приказа размещается на официальном сайте Комитета (www.http://arhiv.tatarsta№.ru).

5.10. Проекты, представленные на конкурс, возвращаются на основании личного заявления руководителей муниципальных архивов в срок до 31 декабря года, следующего за годом проведения конкурса.

VI. Порядок и сроки предоставления отчетов получателями грантов

6.1. Грантополучатели ежегодно, в течение 3 лет, представляют в Комитет отчеты о целевом использовании оборудования и техники, выделенных в качестве грантов, и о результатах деятельности в срок до 1 июня года, следующего за отчетным.

6.2. В отчете о результатах деятельности раскрываются следующие основные позиции:

описание реализации проекта;

в номинации "Поддержка проектов по пополнению Архивного фонда Республики Татарстан аудиовизуальными документами по истории Республики Татарстан": количество аудиовизуальных документов, принятых на хранение в рамках реализации проекта и включенных в состав Архивного фонда Республики Татарстан; количество интервьюируемых при создании устной истории муниципального образования;

в номинации "Поддержка проектов по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Республики Татарстан и иных архивных документов": количество оцифрованных документов в ходе создания электронного фонда пользования документов Архивного фонда Республики Татарстан и иных архивных документов; количество атрибутированных оцифрованных документов в ходе создания электронного фонда пользования документов Архивного фонда Республики Татарстан; количество размещенных электронных копий документов в "Единой архивной информационной системе Республики Татарстан" (ЕАИС РТ);

в номинации "Поддержка проектов по популяризации и использованию документов Архивного фонда Республики Татарстан и иных архивных документов": количество мероприятий с использованием электронного фонда пользования и количество исследователей, обратившихся к электронному фонду пользования; сроки исполнения запросов граждан и организаций за счет фонда пользования архивных документов;

во всех номинациях:

обзор мнения общественности (сообщений средств массовой информации, анкетирование);

фото- и видеоматериалы.

Приложение 1

к Положению о конкурсе

на получение грантовой поддержки

муниципальных архивов

Республики Татарстан в 2017 году

ЗАЯВКА

На участие в конкурсе на получение грантов Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу для развития муниципальных архивов Республики Татарстан

1

Название проекта

2

Номинация

3

Полное наименование муниципального архива (далее - учреждение)

4

Ф.И.О. руководителя муниципального архива

5

Официальный адрес муниципального архива

6

Контактный телефон, e-mail

7

Приложения к заявке (заверенные в установленном порядке):

сопроводительное письмо за подписью руководителя Исполнительного комитета муниципального района (городского округа);

копии утвержденных годовых отчетов муниципального архива и объяснительных записок к ним за 2014, 2015, 2016 годы

Дата заполнения заявки           ______________________

Подпись руководителя муниципального архива ________________________ Ф.И.О.

Подпись руководителя

Исполнительного комитета муниципального района

(городского округа)                        ________________________ Ф.И.О.

                                   М.П.