«Об утверждении административных регламентов Предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций и Стандарта качества предоставления государственных услуг»



Государственная архивная служба

Государственная архивная служба

П Р И К А З

05.05.2011 № 9

«Об утверждении административных регламентов Предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций и Стандарта качества предоставления государственных услуг»

( Утратил силу в ред. Приказа Государственной архивной службы от 21.06.2013 № 13, НГР ru06000201300158)

В соответствии с п.9 Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функции и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденного Постановление Правительства РИ от 08.11.2010г. № 339 и на основании Протокола заседания Комиссии Правительства Республики Ингушетия по административным вопросам от 27.04.2011г.,

Приказываю:

1. Приказ от 17.02.2010г. № 36 отменить.

2.Утвердить административные регламенты предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций Госархивом Ингушетии и Стандарт качества предоставления государственных услуг по хранению, учету и использованию Архивного фонда Республики Ингушетия, согласно приложению.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель                                                 Г.Султыгов

«УТВЕРЖДЕНО»

Приказом  Госархива Ингушетии

От 05 мая 2011г. № 9

Стандарт

качества предоставления государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Республики  Ингушетия.

Глава I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Полное наименование услуги

Настоящий стандарт устанавливает основные требования к объему и качеству предоставления государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда  Республики Ингушетия, оплачиваемых (финансируемых) из средств республиканского бюджета  Республики Ингушетия.

Поставщиком государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Республики Ингушетия на территории республики является -Государственная архивная служба Республики Ингушетия (Госархив Ингушетии).

2. Термины и определения

Государственный архив – государственное учреждение, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Архивный фонд Республики Ингушетия – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, проживающих на территории  Республики Ингушетия, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению и являющихся составной частью Архивного фонда Российской Федерации;

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления, физическое или юридическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

3. Нормативно-правовые акты, регламентирующие качество услуг

Качество предоставления государственных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда  Республики  Ингушетия регламентируется следующими нормативными актами:

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон Российской Федерации от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне»;

Закон Российской Федерации от 15 апреля 1993 г. № 4804-I «О ввозе и вывозе культурных ценностей»;

Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, зарегистрированный Минюстом России 08.07.1997 № 1344;

Конституция Республики Ингушетия;

Закон Республики  Ингушетия от 25 июня 2001 года. № 11-РЗ «Об Архивном Фонде и Архивах Республики Ингушетия» ;

Закон Республики Ингушетия от 31 декабря 2008 г. N 42-РЗ "О библиотечном деле и обязательном экземпляре документов"

Постановления Правительства Республики Ингушетия от 10 июня 2008г. № 143 «Положение о Государственной архивной службе РИ»;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 № 19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059;

Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 г. № 51;

Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах (М., 2006);

Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, утвержденные приказом Государственного архивного управления при Совете Министров СССР от 01 марта 1988 г. № 7.

4. Основные факторы качества, используемые в стандарте

Основными факторами, влияющими на качество услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Республики Ингушетия, предоставляемых населению, являются:

- наличие и состояние документов, в соответствии с которыми функционирует Госархив Ингушетии;

- условия размещения Госархива Ингушетии;

- специальное техническое оснащение Госархива Ингушетии;

(оборудование и приборы, обеспечивающие сохранность документов, офисная техника и т.д.);

- укомплектованность специалистами и их квалификация;

- наличие информации об Госархиве Ингушетии, порядке и правилах предоставления услуг населению;

- наличие внутренней (собственной) и внешней систем контроля над деятельностью учреждения.

Глава II. ТРЕБОВАНИЯ К КАЧЕСТВУ  УСЛУГ

1.1. Описание услуги

Госархив Ингушетии в области хранения, комплектования, учета и использования Архивного фонда Республики  Ингушетия предоставляет следующие услуги:

1.1.1. Услуга по хранению и учету архивных документов.

Документы Архивного фонда  Республики Ингушетия, обеспечивающие удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной информации, подлежат хранению и учету в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.

Организация хранения архивных документов обеспечивается системой мероприятий, включающей:

- соблюдение температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм;

- создание систем пожарной и охранной сигнализации;

- рациональное размещение архивных документов;

- контроль за движением и физическим состоянием архивных документов;

- копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

- восстановление (реставрацию) архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища.

Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы:

секретные;

уникальные;

имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

на нитрооснове;

пораженные биологическими вредителями;

переданные по договору на хранение в Госархив Ингушетии и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

1.1.2. Проведение непрерывного мониторинга (проверки наличия) документов и фондов Госархива Ингушетии должно обеспечивать возможность их беспрепятственного и оперативного предоставления пользователям. Мониторинг включает:

установление фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска;

выявление и устранение недостатков в учете архивных документов;

выявление и учет архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

Основные и вспомогательные учетные документы архива размещаются в  рабочем помещении работника, ответственного за учет документов в архивохранилище.

Своевременное страхование, копирование и реставрация архивных документов должны способствовать их дальнейшему сохранению и возможности общественного использования.

1.1.3. Услуга по комплектованию Госархива Ингушетии архивными документами.

С целью наиболее полного удовлетворения общественных потребностей в ретроспективной информации Госархив Ингушетии проводит работу по комплектованию своих фондов документами, подлежащими приему на государственное хранение.

Услуга по данному направлению деятельности обеспечивается:

- ведением списков организаций - источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в Госархив Ингушетии;

- оказанием организационно-методической помощи в ведении делопроизводства и архивного хранения документов в организациях-источниках комплектования;

- проведением республиканских семинаров, практикумов, стажировок, консультаций с целью повышения профессиональной квалификации работников, занятых в организациях ведением делопроизводства и хранением архивных документов;

- взаимодействием с негосударственными организациями, а также гражданами по вопросам передачи их документов на государственное хранение на основании договоров;

1.1.4. Услуга по организации доступа к архивным документам и их использованию.

Госархив Ингушетии предоставляет услуги по использованию архивных документов юридическим и физическим лицам, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах граждан, общества и государства. Основные услуги предоставляются бесплатно на основании действующего законодательства Российской Федерации и Республики Ингушетия. Дополнительные услуги оказываются за плату в соответствии с «Прейскурантом на платные работы и услуги, оказываемые Государственной архивной службой Республики Ингушетия» утверждаемые руководством Госархива Ингушетии и согласованные с Министерством экономики Республики Ингушетия.

1.1.5. Услуга по наведению справок социально-правового, тематического или генеалогического характера.

Организация приёма юридических и физических лиц (далее - Заявителя):

Приём осуществляется ежедневно в течение всего рабочего времени в соответствии с графиком, утвержденным руководителем Госархива Ингушетии. Предварительная запись на приём осуществляется по телефону либо при личном обращении в Госархив Ингушетии.

Для ожидания приема Заявителям отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для обеспечения возможности оформления документов, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации; системой охраны. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов, в соответствии с санитарными правилами и нормами.

Кабинеты (окна) приема Заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:

- номера кабинета (окна);

- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги;

- времени перерыва на обед, технического перерыва.

В помещении для ожидания и приёма заявителей отводятся места для информационных стендов, на которых размещается следующая обязательная информация:

- график работы Госархива Ингушетии;

- фамилии, имена, отчества руководителя и заместителя руководителя Госархива Ингушетии;

- номера кабинетов, где осуществляются приём и информирование граждан, фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование заявителей;

- адрес официального сайта;

- номера телефонов, адрес электронной почты Госархив Ингушетии;

- перечень документов, которые могут быть предъявлены заявителями в качестве удостоверяющих личность;

- перечень представляемых заявителями документов, необходимых для получения государственной услуги;

- перечень платных услуг

- образец заполнения заявления.

Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах и в брошюрах, печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места рекомендуется выделять другим шрифтом.

Сотрудник, осуществляющий приём заявителей, обязан носить бейдж с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

Каждое рабочее место специалистов должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

1.1.6. Услуги по организации работы исследователей в читальном зале  Госархива Ингушетии.

Госархив РИ предоставляет пользователям все открытые для доступа архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

Доступ к делам, содержащим согласно действующему законодательству государственную тайну, персональные данные, иные виды тайны или ограничения, установленные законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, осуществляется в порядке, предусмотренном действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, или условиями, установленными собственниками или владельцами архивных документов при их передаче в архив.

Доступ пользователя к подлинникам особо ценных и уникальных документов, а также к документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя Госархива Ингушетии. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.

Имеющаяся в Госархиве Ингушетии система научно-справочного аппарата должна обеспечить быстроту получения интересующей пользователя информации и ее разнообразие, возможность получения информации по интересующей теме из различных источников.

Госархив Ингушетии не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

В целях создания условий для работы пользователей непосредственно в Госархиве  Ингушетии создается читальный зал, оборудованный мебелью и техническими средствами, обеспечивающими пользование архивными документами.

Госархив  Ингушетии предоставляет пользователям документы:

- на традиционных бумажных носителях;

- в виде микрофиш и микрофильмов фонда пользования;

- в виде электронных копий документов.

Предоставление архивных документов производится:

- организациям во временное пользование на срок до 10 дней;

- исследователям для занятия в читальном зале - в течение рабочего дня.

1.1.7. Культурно-просветительские услуги.

Разнообразие форм работы Госархива Ингушетии в области предоставления культурно-просветительских услуг должно быть направлено на создание условий для доступа населения к историко-культурным ценностям, отражающим все многообразие  нашего наследия.

Использование архивных документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, публикаций, организации встреч с общественностью, презентаций, «Дней открытых дверей», научно-практических семинаров и  конференций, уроков для студентов и школьников и др. мероприятий проводимыми Госархивом Ингушетии  как самостоятельно, так и совместно с другими организациями.

Научно-исследовательская и издательская деятельность Госархива Ингушетии должна удовлетворять информационные запросы населения.

Участие Госархива Ингушетии в социально-культурных и образовательных проектах должно способствовать приобщению различных групп населения к историческому наследию  Республики Ингушетия.

Создание экспозиций выставок документов должно давать гражданам максимальное представление о историко-культурных ценностях, сосредоточенных в фондах Госархива Ингушетии. Организация разноплановых выставок должна обеспечивать привлечение посетителей разного возрастного уровня и интересов. Тематика проводимых выставок должна обеспечивать наиболее полную публичную демонстрацию имеющихся в фондах Госархива  Ингушетии документов.

Навыки и знания персонала,  обеспечивающих предоставление культурно-просветительских услуг должны соответствовать современным требованиям и обеспечить предоставление наиболее полной, достоверной и наглядной информации для граждан.

Встречи с общественностью, экскурсии по зданию Госархива Ингушетии, презентации, «Дни открытых дверей», научно-практические семинары и  конференции, уроки должны проводиться квалифицированным персоналом, удовлетворять запросам посетителей на получение информации.

1.2. Информирование населения

Госархив  Ингушетии обеспечивает потребителей всей необходимой  информацией о характере и условиях предоставления услуг:

информирует население о режиме своей работы, видах услуг, существенных изменениях в деятельности, оказывающих влияние на предоставление услуг;

составляет ежегодный отчет о своей деятельности, размещает его на своем сайте.

формирует научно-справочный аппарат и обучает пользователей навыкам работы с ним.

В состав информации об услугах в обязательном порядке должны быть включены:

- перечень основных услуг, предоставляемых учреждением;

- характеристика услуги, область ее предоставления и затраты времени на ее предоставление;

- наименования государственных и настоящего стандартов, требованиям которых должны соответствовать услуги;

- взаимосвязь между качеством услуги, условиями ее предоставления и стоимостью (для полностью или частично оплачиваемой услуги);

- возможность влияния потребителя на качество услуги;

- адекватные и легкодоступные средства для эффективного общения работников Архива с потребителями;

- возможность получения оценки качества услуги со стороны потребителя;

- установление взаимосвязи между предложенной услугой и реальными потребностями потребителей;

- правила и условия эффективного и безопасного предоставления услуги.

1.3. Порядок выбора потребителем организации, предоставляющей услуги

Пользователи документов Архивного фонда  Республики  Ингушетия имеют право свободного посещения Госархива РИ. Доступ к хранящимся в  нем документам может быть ограничен не иначе, как на основании международных договоров Российской Федерации, законодательства Российской Федерации, а также распоряжения собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

1.4. Получатели услуг

Получателями услуг Госархива РИ  могут быть:

органы государственной власти;

органы местного самоуправления;

юридические лица;

общественные объединения;

физические лица.

1.5. Основания предоставления государственной услуги.

Информация по запросу в письменном виде предоставляется заявителям в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации и Республики  Ингушетия.

В случае продления срока исполнения запроса Госархив обязан уведомить об этом заявителя.

Время ожидания приема заявителями при подаче документов и получении сведений не должно превышать 30 минут.

Продолжительность приема у должностного лица не должна превышать 10 минут по каждому Заявлению.

При поступлении запроса, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, у заявителя в 5-дневный срок запрашивается необходимая для исполнения запроса информация.

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги может служить:

- отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;

- отсутствие у заявителя документально подтверждённых прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию.

- запросы, не позволяющие идентифицировать автора: не содержащие наименование юридического лица; фамилии имени, отчества физического лица; почтового и/или электронного адреса Заявителя.

- запросы, не поддающиеся прочтению;

- запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

1.6. Порядок рассмотрения претензий потребителя

Настоящий стандарт должен быть предоставлен структурными подразделениями Госархива РИ , оказывающими соответствующие услуги, для ознакомления любому лицу незамедлительно в случае поступления такой просьбы.

Информация о наличии стандарта, возможности и способе его получения должна быть размещена по месту предоставления услуги и доступна для получателя услуг. Также указываются  телефоны и адреса учреждений, осуществляющих контроль за соблюдением настоящего стандарта.

Жалобы на предоставление услуг с нарушением настоящего стандарта должны быть рассмотрены в установленные сроки. В письменном ответе на жалобу указываются принятые меры по привлечению виновных к ответственности (если будет установлена вина учреждения в некачественном предоставлении услуг), а также предложения о возможных действиях по устранению последствий некачественно предоставленной услуги или предоставлению ее с ненадлежащим качеством.

Сроки рассмотрения жалоб в случае, если они не установлены нормативными правовыми актами, должны быть определены руководителем организации, обеспечивающей контроль за качеством предоставления соответствующих услуг.

Жалобы на некачественное предоставление услуг подлежат обязательной регистрации.

1.7. Требования к организациям, предоставляющим услуги

1.7.1. Документы, регламентирующие деятельность Госархива РИ

Устав Архива.

Руководства, инструкции, штатное расписание, правила внутреннего и трудового распорядка,   экологический и энергетический паспорт учреждения.

Настоящий Стандарт, а также иные государственные стандарты, имеющие отношение к архивной деятельности, должны составлять нормативную основу практической работы Госархива Ингушетии.

1.7.2. Условия размещения и режим работы Госархива РИ

Госархив  РИ и его структурные подразделения должны быть размещены в специально предназначенных или приспособленных зданиях и помещениях, доступных для населения. Помещения должны быть обеспечены всеми средствами коммунально-бытового обслуживания и оснащены телефонной связью.

По размерам и состоянию помещения должны отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм и правил, противопожарной безопасности, безопасности труда и быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых услуг (повышенной температуры воздуха, влажности воздуха, запыленности, загрязненности, шума, вибрации и т.д.).

Госархив должен быть открыт для населения 5 дней в неделю. Предоставление услуг физическим и юридическим лицам осуществляется в течение 40 часов в неделю.

Ежемесячно в Госархиве проводится санитарный день, во время которого пользователи не обслуживаются. О проведении санитарного дня исследователи  информируются заранее.

1.7.3. Техническое оснащение Госархива РИ

Госархив РИ  должен быть оснащен специальным оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов и обеспечивающими надлежащее качество предоставляемых услуг соответствующих видов.

Специальное оборудование, приборы и аппаратура должны использовать строго по назначению, содержаться в технически исправном состоянии.

Неисправное специальное оборудование, приборы и аппаратура, дающие при работе сомнительные результаты, заменяются или ремонтируются (если они подлежат ремонту), а пригодность отремонтированных должна быть подтверждена проверкой.

1.7.4. Укомплектованность  кадрами и их квалификация

Госархив должен располагать необходимым числом специалистов в соответствии со штатным расписанием.

Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей. Поддержание квалификации специалистов на высоком уровне обеспечивается направлением на курсы повышения квалификации или иными действенными способами.

У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права.

Все специалисты должны быть аттестованы в установленном порядке.

Наряду с соответствующей квалификацией и профессионализмом все сотрудники должны обладать морально-этическими качествами, чувством ответственности.

При оказании услуг работники Госархива РИ должны проявлять к населению максимальную вежливость, внимание, терпение.

1.7.5. Информационное сопровождение деятельности Госархива РИ

Состояние информации об Госархиве РИ, порядок и правила предоставления услуг населению определяются в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 "О защите прав потребителей":

- Госархив обязан довести до сведения граждан свое наименование и местонахождение. Данная информация должна быть представлена любым способом, предусмотренным законодательством Российской Федерации и обеспечивающим ее доступность для населения;

- потребитель вправе потребовать предоставления необходимой и достоверной информации о предоставляемых услугах, обеспечивающей их компетентный выбор.

1.7.6. Контроль за деятельностью организаций, предоставляющих услугу

Госархив РИ должен иметь документально оформленную внутреннюю систему контроля над деятельностью подразделений и сотрудников с целью определения соответствия оказываемых услуг в области архивного дела государственным и настоящему стандартам, другим нормативным документам в области архивного дела. Данная система контроля должна охватывать этапы планирования, работы с потребителями, оформления результатов контроля, выработки и реализации мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Внешняя система контроля должна включать в себя контроль, осуществляемый органом исполнительный власти Республики Ингушетия, уполномоченным в области архивного дела на предмет соответствия качества фактически предоставляемых бюджетных услуг стандартам качества.

1.8. Требования к результатам работы Госархива РИ

Работа Госархива в области обеспечения качества услуг должна быть направлена на их непрерывное повышение и наиболее полное удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной информации.

Руководитель  Госархива:

- несет полную ответственность за проводимую политику в области качества услуг;

- обеспечивает разъяснение и доведение этой политики до всех структурных подразделений и сотрудников Госархива РИ;

- устанавливает полномочия, ответственность и взаимодействие всего персонала Госархива, исполнение услуг и контроль деятельности, влияющей на качество услуг.

1.9. Перечень критериев, определяющих качество услуги

При оценке качества услуг используются следующие критерии:

- полнота предоставления услуги в соответствии с требованиями ее предоставления;

- результативность (эффективность) предоставления услуги оценивается на основании индикаторов качества услуг и различными методами (в том числе путем проведения опросов).

Качество услуги оценивается на основании системы индикаторов .

Индикаторы качества услуг  Госархива Ингушетии

№

Критерий

Показатели

1.

Прозрачность и доступность информации о работе Госархива РИ

Наличие собственного Интернет-сайта

Ежегодный отчет о деятельности Госархива перед Правительством РИ

Количество публикаций в СМИ в год о деятельности Госархива

2.

Организация хранения архивных документов

Наличие систем пожарной и охранной сигнализации

Соблюдение температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм хранения документов

Наличие и правильное ведение документов системы государственного учета архивных документов в Госархиве

Соблюдение плана-графика проведения проверок наличия и физического состояния документов и фондов Госархива

Объем выполненных работ по реставрации и консервации архивных документов (годовые показатели)

3.

Пополнение информационных ресурсов Госархива

Выполнение плана по комплектованию Архивного фонда Республики Ингушетия (годовые показатели)

4.

Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц

Письменный ответ на обращение по существу затронутых в нем вопросов.

Подготовка ответа в установленные законодательством сроки

Повторные обращения

5.

Повышение читательской активности

Динамика посещения читального зала (годовые показатели)

Количество выданных архивных документов пользователям читального зала (годовые показатели)

6.

Популяризация историко-краеведческих знаний о Республике Ингушетия

Количество проведенных мероприятий (годовые показатели)

Количество посетителей (участников) мероприятий

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ  КОНФЕРЕНЦИЙ, ВСТРЕЧ, УРОКОВ, СЕМИНАРОВ, ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ ВЫСТАВОК, ПУБЛИКАЦИЙ И СТАТЕЙ В СМИ»

I. Раздел "Общие положения"

1.1.Наименование государственной услуги

1.1.Исполнение запросов граждан и организаций, проведение информационных мероприятий, конференций, встреч, уроков, семинаров, документальных выставок, публикаций и статей в СМИ.

1.2. Описание заявителей

Получателями государственной услуги являются юридические и физические лица, имеющие право, в соответствии с законодательством Российской Федерации,  либо,  в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями  выступать от их имени при взаимодействии с Государственной архивной службой Республики Ингушетия.

1.3 Порядок информирования о государственной услуге.

1.3.1. Административный регламент Государственной архивной службы Республики Ингушетия по предоставлению  государственной услуги «Организация и проведение конференций, встреч, уроков, семинаров, документальных выставок, публикаций и статей в СМИ» (далее – административный регламент) размещен на официальном сайте Государственной архивной службы республики Ингушетия (http://www.ingarсhives.ru), в государственных информационных системах (http://www.gosuslugi.ru,  http://www.gosuslugiri.ru)    (далее –  региональный портал)

1.3.2. Государственная архивная служба Республики  Ингушетия  расположена по адресу: г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова,  телефон:__________  факс: __________    , официальный Интернет-сайт: www.ingarсhives.ru

1.3.3. Структурным подразделением, уполномоченным на предоставление услуги является Отдел научных исследований Госархива Ингушетии.

Почтовый адрес: г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова, телефон: _____________факс: __________официальный Интернет-сайт: www.ingarсhives.ru

1.3.4. Информация о порядке предоставления государственной услуги  предоставляется непосредственно в помещении Государственной архивной службы, а также с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, вычислительной и электронной техники, посредством размещения на Интернет-ресурсах Государственной архивной службы, публикации в СМИ.

1.3.5. График приема посетителей:

Ежедневно в рабочие дни.

1.3.6.Консультации по процедуре предоставления государственной услуги могут предоставляться:

- на личном приеме;

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- по факсу;

- по электронной почте;

При осуществлении консультирования на личном приеме консультант обязан:

- представиться, указав фамилию, имя и отчество;

- дать ответы на заданные посетителем вопросы. В случае если подготовка ответа на заданные вопросы требует продолжительного времени (более 15 минут), консультант может предложить заявителю обратиться письменно, либо назначить для получения консультации другое удобное для посетителя время;

- в конце разговора консультант должен кратко подвести итоги разговора.

Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию Государственной архивной службы, консультант информирует посетителя о невозможности предоставления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы, на поставленные вопросы

1.3.7. Время ожидания личного приема в очереди должно составлять не более  15 минут. При этом должен быть обеспечен прием всех обратившихся лиц не позднее, чем за 30 минут до окончания рабочего дня.

1.3.8. При обращении по телефону консультант:

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, наименование органа исполнительной власти;

- предлагает собеседнику представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос, предлагает собеседнику перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку подготавливает ответ по вышеуказанным вопросам, в случае необходимости с привлечением других специалистов.

1.3.9.В случае если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме или по телефону, специалист органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

1.3.10. Письменный запрос на получение консультации может быть направлен:

- по почте;

- по электронной почте;

- передан по факсу;

- доставлен в Госархив Ингушетии.

1.3.11. При консультировании по письменным запросам ответ направляется в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней с момента поступления письменного запроса.

Копия письменного ответа по просьбе заявителя передается ему факсом.

Ответ на письменный запрос подписывается руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти.

1.3.12. В ответе указываются фамилия, инициалы и должность непосредственного исполнителя документа, а также номер телефона для справок.

1.3.13. При консультировании по электронной почте ответ на обращение направляется на электронный адрес заявителя не позднее следующего рабочего дня после поступления обращения. В ответе указывается фамилия, инициалы и должность специалиста подготовившего ответ, а также номер телефона для справок.

1.3.14. В случае, когда письменный запрос содержит вопросы, которые не входят в компетенцию органа исполнительной власти, либо для которых предусмотрен иной порядок предоставления информации, консультант:

- направляет обратившемуся с запросом лицу, письмо о невозможности предоставления сведений;

- разъясняет право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы, на поставленные вопросы.

1.3.15. Специалист органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу, обязан ответить на вопросы:

-о порядке доступа к архивным документам;

-о возможности оказания услуги;

-о порядке оказания услуги;

- о наличии  исторического, научного, кино(фото) документального материала для организации тематических выставок, семинаров, встреч, конференций.

II. Раздел «Стандарт предоставления государственной услуги».

2.1. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1.1.Государственная услуга "Организация и проведение конференций, встреч, уроков, семинаров, документальных выставок, публикаций и статей в СМИ " предоставляется Государственной архивной службой Республики Ингушетия.

2.1.2. В предоставлении государственной услуги принимают участие Государственная архивная служба РИ, юридические и физические лица,  органы государственной власти Республики Ингушетия , средства массовой информации, радио(телевизионные) компании, общественные организации.

2.2.Результат  предоставления государственной услуги

2.2.1.Результатом исполнения государственной услуги «Организация и проведение конференций, встреч, уроков, семинаров, документальных выставок, публикаций и статей в СМИ»  является предоставление архивной информации получателям услуги (радио-телепередача, конференция, выставка, лекция, урок, экскурсия, статья, публикация).

2.3.Сроки предоставления государственной услуги.

2.3.1. Организация и проведение конференций, встреч, уроков, семинаров, документальных выставок, публикаций и статей в СМИ осуществляется  в соответствии с договоренностью с участниками  оказания услуги.

2.3.2.Общий срок рассмотрения обращения складывается из следующих сроков:

- прием, регистрация заявления и документов и их рассмотрение – 5 дней;

- проведение анализа представленных документов – 2 дня;

- проведение необходимых процедур  – по мере необходимости;

- предоставление конечного результата услуги– к оговоренному сроку.

2.4. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. № 43);

Закон Республики Ингушетия «Об Архивном Фонде и Архивах Республики Ингушетия» от 25.06.2001г. №11-РЗ

Постановление Правительства Республики Ингушетия «Об утверждении Положения о Государственной архивной службе Республики Ингушетия» от 10.06.2008г. №143;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, зарегистрированные Минюстом РФ 06.03.2007 (рег. № 9059). М., 2007;

2.5.Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

2.5.1. Заявитель  обращается  в Государственную архивную службу Республики Ингушетия  с письмом – заявкой на оказание услуги.

2.5.2.Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги,  можно получить у  секретаря руководителя Государственной архивной службы, лично, по телефону, на официальном сайте  Государственной архивной службы (http://www.ingarсhives.ru) в государственных информационных системах (http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru).

2.5.3.Факт подтверждения направления документов по почте лежит на заявителе.

2.5.4. В случае подачи документов в электронном виде, ответственный за регистрацию документов в электронном виде, подтверждает факт их получения ответным сообщением в электронном виде с указанием даты и регистрационного номера.

2.5.5.Датой обращения  является день поступления и регистрации документов.

2.5.6.Прием заявителей для подачи документов осуществляется в соответствии с графиком работы указанным в п. 1.3.5. 

2.5.7.Для подачи заявителем документов в электронном виде через региональный и федеральный порталы применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем электронных форм документов на портале.

2.6.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

2.6.1.Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

-отсутствие в письменном обращении фамилии, имени, отчества и почтового адреса гражданина, направившего обращение;

-если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в  государственный орган  в соответствии с его компетенцией

-при  получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные,  либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, специалисты вправе оставить обращение без ответа по существу.

-если текст письменного обращения не поддается прочтению;

-если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы;

-если  ответ по существу поставленного вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную  или иную, охраняемую законом, тайну;

-в случае отсутствия соответствующих архивных документов, необходимых для подготовки информационного мероприятия;

2.6.2.Отказ в предоставлении государственной услуги может быть обжалован в судебном порядке в течение  3 месяцев  с момента получения письменного документа об отказе в предоставлении услуги.

2.7.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

2.7.1.Плата от получателей государственной услуги взимается по безналичному расчету в соответствии с  Прейскурантом цен на платные работы и услуги, выполняемые Государственной архивной службой Республики Ингушетия.

2.7.2. Исполнение тематических запросов по определенной проблеме, теме, о событиях или факте;

Исполнение биографических и генеалогических запросов;

Тематическое выявление документов (печатных изданий);

Копирование документов на различных видах носителей;

Подготовка и проведение информационных мероприятий.

(Прейскурант цен на платные работы и услуги  размещен на сайте Госархива Ингушетии).

2.7.3.Предоставление государственной услуги производится после оплаты данного вида услуг.

2.7.4.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче обращения- 15 минут.

2.8.Требования к зданию и помещениям

2.8.1.Государственная архивная служба Республики Ингушетия должна размещаться в специально построенном и приспособленном для хранения архивных документов здании, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов и промышленных объектов, загрязняющих воздух. Пригодность месторасположения  Государственной архивной службы Ингушетии определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции  о степени загрязненности воздуха.

2.8.2.Государственная архивная служба должна располагаться в местах, имеющих транспортную и пешеходную доступность.

2.8.3.Место для приема посетителей  оборудуется  противопожарными системами, средствами пожаротушения, системами оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.8.4. Вход и выход из помещений оборудуется соответствующими указателями.

2.8.5. Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, стульями и столом

2.8.6. Места ожидания в очереди должны иметь места для сидения. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но составляет не менее 3 мест.

2.8.7. Места для заполнения документов оборудуются столом и стульями, писчей бумагой, ручками.

2.8.8. Кабинеты приема заявителей оборудуются информационными табличками (вывесками) с указанием:

номера кабинета;

списка выполняемых действий;

фамилии, имени, отчества и должности специалиста, ведущего прием;

графика работы.

2.9.Показатели доступности и качества государственной услуги

2.9.1.Показателем доступности государственной услуги является количество обращений граждан и организаций за оказанием услуги.

2.9.2.Показателями качества являются:

-степень удовлетворенности получателей государственной услуги;

-процент удовлетворенных запросов;

-процент организаций, удовлетворенных проведенными информационными мероприятиями;

-процент опубликованных материалов;

2.10. Соответствие исполнения административного регламента требованиям к качеству и доступности предоставления государственной услуги

2.10.1.Соответствие исполнения административного регламента требованиям к качеству и доступности предоставления государственной услуги осуществляется на основе анализа практики применения административного регламента.

2.10.2.Анализ практики применения административного регламента проводится сотрудниками Государственной архивной службы республики Ингушетия один раз в год.

2.10.3.Результаты анализа практики применения административного регламента размещаются в сети Интернет на официальном сайте службы http://www.gosuslugi.ru., а также используются для принятия решения о необходимости внесения соответствующих изменений в административный регламент в целях оптимизации административных процедур, уменьшения сроков исполнения административных процедур и административных действий.

III. Раздел «Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме».

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

3.1.1.Последовательность и состав выполняемых административных действий показаны на блок-схеме в приложении № 1 к административному регламенту.

3.1.2.Предоставление государственной услуги «Организация и проведение конференций, встреч, уроков, семинаров, документальных выставок, публикаций и статей в СМИ» включает в себя следующие административные процедуры:

- прием  и регистрация письменного обращения;

- передача обращения на доклад руководителю;

- определение исполнителя;

- передача на исполнение ;

- исполнение;

- информирование заявителя  об итогах рассмотрения обращения.

3.2. Принятие заявления

3.2.1. Прием, регистрация заявления и документов к нему

3.2.1.1.Основанием для начала данного административного действия является личное письменное обращение заявителя на имя руководителя Государственной архивной службы Республики Ингушетия, либо направление заявления в электронном виде или по почте.

3.2.1.2.Ответственным за исполнение данного административного действия является специалист 2 разряда (делопроизводитель).

3.2.1.3.При личном обращении специалист 2 разряда (делопроизводитель)   удостоверяет личность заявителя, принимает и регистрирует заявление в журнале  входящей корреспонденции и ставит отметку в заявлении о принятии.

3.2.1.4.При поступлении заявления и документов в электронном виде, специалист 2 разряда (системный администратор) распечатывает поступившие заявление и документы, фиксирует факт их получения в журнале регистрации и направляет заявителю подтверждение об их получении.

3.2.1.5.При поступлении заявления по почте заказным письмом с уведомлением о вручении, специалист 2 разряда (делопроизводитель)     вскрывает конверт и регистрирует заявление в журнале входящей корреспонденции.

3.2.1.6.В случае несоответствия представленных документов требованиям п.2.5 административного регламента,  исполнитель  подготавливает уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа. Руководитель (зам.руководителя)  подписывает уведомление. Специалист 2 разряда(делопроизводитель)  регистрирует и направляет заявителю  уведомление. Уведомление об отказе должно быть направлено заявителю в течение 5 дней со дня регистрации обращения.

3.2.1.7.Направление уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги осуществляется  посредством направления заявителю уведомления об отказе по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. В случае взаимодействия с заявителем в электронном виде уведомление об отказе также направляется заявителю в электронном виде, если об этом указано в заявлении.

3.2.1.8.В случае соответствия документов требованиям пункта 2.6 административного регламента  «исполнитель»  принимает решение о  дальнейшем анализе представленных документов.

3.3.Передача обращения на доклад руководителю

3.3.1. Для начала данного административного действия является  регистрация  письменного обращения. Все зарегистрированные обращения передаются на доклад руководителю в день их регистрации.

3.3.2.Руководитель принимает решение и определяет исполнителя каждого конкретного поручения.

3.3.3. Максимальный срок данной административной процедуры 2 дня.

3.4.Передача на исполнение

3.4.1.Руководитель передает отписанную почту специалисту 2 разряда (делопроизводителю).

3.4.2. Специалист 2 разряда.(делопроизводитель) делает отметку в журнале входящих документов и передает под роспись  исполнителю.

3.4.3.Максимальный срок данной административной процедуры 2 дня.

3.5.Исполнение.

3.5.1.Основанием для начала данного административного действия является передача документов  исполнителю.

3.5.2.Исполнитель  проводит анализ представленных документов,  изучает научно-справочный аппарат и описи, научно-справочную литературу, выявляет и просматривает документы по теме запроса и по делам, ведет поиск информации в базах данных, аннотирует сведения, составляет ответ на запрос.

3.5.3. Максимальный срок проведения данной процедуры оговаривается с заявителем или устанавливается руководителем Государственной архивной службы  республики Ингушетия.

3.6. Информирование заявителя  об итогах рассмотрения обращения

3.6.1. Основанием для начала процедуры выдачи решения является исполнение  поручения.

3.6.2.Выдача решения может осуществляться либо заявителю непосредственно, либо путем направления решения по почте.

3.6.3. Выдача решения должна быть произведена не позднее  2 дней после принятия решения.

3.5.4. Специалист 2 разряда (делопроизводитель), ответственный за выдачу документов, делает запись в журнале регистрации исходящих документов.

3.6.5.Специалист 2 разряда (делопроизводитель),  выдает документы заявителю.

3.6.6.При направлении решения по почте, Специалист 2 разряда (делопроизводитель) готовит решение к отправке почтой и передает его в порядке делопроизводства для отправки.

3.6.7.Максимальный срок выполнения действия составляет 1 день.

IV. Раздел. «Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги»

4.1. Порядок  контроля

4.1.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами при предоставлении государственной услуги, и принятием решений, осуществляется заместителем руководителя Государственной архивной службы республики Ингушетия.

4.1.2. Специалист 2 разряда (делопроизводитель) несет персональную ответственность за:

- прием, регистрацию  заявления и документов;

- соблюдение сроков предоставления государственной услуги;

- за выдачу уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги;

- за  выдачу результата предоставления государственной услуги.

4.1.3.Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4.1.4.Текущий контроль осуществляется путем проведения заместителем руководителя проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Ингушетия.

4.1.5.Текущий контроль осуществляется через день.

4.1.6.Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги  включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей,  рассмотрение , принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.1.7.По результатам проведенных проверок в случае выявления  нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с федеральным законом от 27.07.2004г. №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»

4.2.Формы контроля

4.2.1.Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются на основании индивидуальных правовых актов (приказов) Государственной архивной службы.

4.2.2.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых планов работы Государственной архивной службы).

4.2.3. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.2.4.Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия.

4.2.5.Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.2.6.Справка подписывается председателем комиссии.

V. Раздел. «Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги»

5.1. Порядок обжалования

5.1.1.Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия сотрудников Государственной архивной службы Республики Ингушетия в досудебном и судебном порядке.

5.1.2.Контроль деятельности сотрудников Государственной архивной службы Республики Ингушетия  осуществляет руководитель Государственной архивной службы Республики Ингушетия  

5.1.3.Заявители могут обжаловать действия или бездействие сотрудников Государственной архивной службы Республики Ингушетия   его руководителю.

5.1.4.Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) по адресу: Республика Ингушетия, 386001, г.Магас, 5-й микрорайон, ул. А.Горчханова, Государственная архивная служба .

5.1.5.При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать  5 дней с момента регистрации такого обращения.

5.1.6. В  исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки), а также в случае направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления и должностным лицам,  для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов,  руководитель Государственной архивной службы Республики Ингушетия   праве продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения  заявителя,  в письменной форме.

5.1.7.Заявитель в своем письменном обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы,  ставит личную подпись и дату.

5.1.8.Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.1.9.При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

5.1.10.Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

5.1.11.Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.1.12.Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение.

5.1.13.Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии должностных лиц, нарушении положений административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики:

а) по номерам телефонов:

б) на официальном сайте Государственной архивной службы (http://www.ingarсhives.ru) в государственных информационных системах (http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru)  

Требования, предъявляемые к жалобе в электронном виде, аналогичны требованиям к жалобе  в письменной форме.

5.1.14.Сообщение заявителя должно содержать следующую информацию:

а) фамилию, имя, отчество гражданина (наименование юридического лица), которым подается сообщение, его место жительства или пребывания;

б) наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

в) суть нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

г) сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.

5.1.15. В случае подтверждения в ходе проведения проверок фактов, изложенных в жалобе на действия (бездействия) и решения должностных лиц Государственной архивной службы  принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги руководитель Государственной архивной службы принимает меры по привлечению к ответственности виновных должностных лиц.

5.1.16. По результатам рассмотрения жалобы руководителем Государственной архивной службы  принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы.

5.1.17.  Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю в  течение 5 дней.

5.1.18. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействие должностных лиц Государственной архивной службы.

Блок-схема административного регламента «Организация и проведение конференций, встреч, уроков и семинаров, документальных выставок , публикаций и статей в СМИ».

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ПРИЕМ НА ПОСТОЯННОЕ  ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ОТНЕСЕННЫХ К АРХИВНОМУ ФОНДУ РЕСПУБЛИКИ ИНГУШЕТИЯ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПРИЕМУ НА ХРАНЕНИЕ- ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ»

I. Раздел  «Общие положения»

1.1.Наименование государственной услуги

1.1.1.Прием документов Архивного фонда Республики Ингушетия и других архивных документов на хранение в Центральный архив Государственной архивной службы Республики Ингушетия.

1.1.2.Функция осуществляется по результатам проведения анализа сроков временного хранения документов государственных органов и организаций, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Республики Ингушетия,  и других архивных  документов подлежащих приему на постоянное хранение на основании ст.22 Федерального закона от 22 октября 2004г. № 125- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

1.2. Описание заявителей

Государственная архивная служба Республики Ингушетия организует  прием на хранение документов, отнесенных к архивному фонду Республики Ингушетия,  от организаций и граждан – источников комплектования государственных архивных учреждений; физических лиц, являющихся гражданам Российской Федерации и внесшими весомый вклад в развитие культуры, науки и других областях деятельности; негосударственных, акционерных и частных предприятий по профилю комплектования Государственной архивной службы.

1.3 Порядок информирования о государственной услуге.

1.3.1. Административный регламент Государственной архивной службы  Республики Ингушетия по предоставлению  государственной услуги «Прием на постоянное хранение документов, отнесенных к архивному фонду Республики Ингушетия и других архивных документов, подлежащих приему на хранение- источников комплектования государственных архивных учреждений» (далее – административный регламент) размещен на официальном сайте Государственной архивной службы Республики Ингушетия(http://www… ingarсhives.ru) в государственных информационных системах [http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru   (далее –  региональный портал)

1.3.2. Государственная архивная служба Республики  Ингушетия  расположена по адресу:386001, г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова,  телефон:__________  факс: __________    , официальный Интернет-сайт: www… ingarсhives.ru

1.3.3. Структурным подразделением, уполномоченным на предоставление услуги является Отдел комплектования ведомственных архивов и делопроизводства .

Почтовый адрес:386001, г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова, телефон: _____________факс: ______________официальный Интернет-сайт: www… ingarсhives.ru

1.3.4. Информация о порядке предоставления государственной услуги  предоставляется непосредственно в помещении Государственной архивной службы, а также с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, вычислительной и электронной техники, посредством размещения на Интернет-ресурсах Государственной архивной службы, публикации в СМИ.

1.3.5. График приема посетителей:

понедельник , среда, пятница

с 11ч.00 до 17ч.30м.

( перерыв с 13ч.00 -14ч.00)

выходные дни:  суббота, воскресенье

1.3.6.Консультации по процедуре предоставления государственной услуги могут предоставляться:

- на личном приеме;

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- по факсу;

- по электронной почте;

1.3.7. При осуществлении консультирования на личном приеме консультант обязан:

- представиться, указав фамилию, имя и отчество;

- дать ответы на заданные посетителем вопросы. В случае если подготовка ответа на заданные вопросы требует продолжительного времени (более 15 минут), консультант может предложить заявителю обратиться письменно, либо назначить для получения консультации другое удобное для посетителя время;

- в конце разговора консультант должен кратко подвести итоги разговора.

1.3.8.Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию Государственной архивной службы, консультант информирует посетителя о невозможности предоставления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы, на поставленные вопросы.

1.3.9. Время ожидания личного приема в очереди должно составлять не более  15 минут. При этом должен быть обеспечен прием всех обратившихся лиц не позднее, чем за 30 минут до окончания рабочего дня.

1.3.10. При обращении по телефону консультант:

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, наименование органа исполнительной власти;

- предлагает собеседнику представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос, предлагает собеседнику перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку подготавливает ответ по вышеуказанным вопросам, в случае необходимости с привлечением других специалистов.

1.3.11. В случае если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме или по телефону, специалист органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

1.3.12. Письменный запрос на получение консультации может быть направлен:

- по почте;

- по электронной почте;

- передан по факсу;

-доставлен в Государственную архивную службу.

1.3.13. При консультировании по письменным запросам ответ направляется в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней с момента поступления письменного запроса.

1.3.14.Копия письменного ответа по просьбе заявителя передается ему факсом.

1.3.15.Ответ на письменный запрос подписывается руководителем (заместителем руководителя) Государственной архивной службы.

1.3.16.В ответе указываются фамилия, инициалы и должность непосредственного исполнителя документа, а также номер телефона для справок.

1.3.17. При консультировании по электронной почте ответ на обращение направляется на электронный адрес заявителя не позднее следующего рабочего дня после поступления обращения. В ответе указывается фамилия, инициалы и должность специалиста подготовившего ответ, а также номер телефона для справок.

1.3.18. В случае, когда письменный запрос содержит вопросы, которые не входят в компетенцию Государственной архивной службы, либо для которых предусмотрен иной порядок предоставления информации, консультант:

- направляет обратившемуся с запросом лицу, письмо о невозможности предоставления сведений;

- разъясняет право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы, на поставленные вопросы.

1.3.19. Размещение информации о предоставлении государственной услуги в сети  Интернет производится на официальном интернет-сайте Государственной архивной службы республики Ингушетия (www.ingarсhives.ru)  и содержит следующую информацию:

- текст  Стандарта государственной услуги с приложениями;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

- блок-схемы и краткое описание порядка предоставления государственной услуги;

- перечень документов, необходимых для получения государственной услуги и требования к ним;

- режим приёма граждан учреждениями, предоставляющими государственную услугу;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

- порядок получения консультаций;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих государственную услугу;

1.4. Размещение информации в местах предоставления услуги

1.4.1. Места предоставления государственной услуги оборудуются информационными стендами.

1.4.2. На информационных стендах размещается информация, предусмотренная в п.1.13. и раздаточные материалы, содержащие перечень требуемых документов, режим приёма заявителей, почтовый адрес и номер контактного телефона, номер кабинета, в котором осуществляется прием заявителей.

1.4.3.В случае, если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме или по телефону, специалист  предлагает подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

II. Раздел «Стандарт предоставления государственной услуги».

2.1. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1.1.Государственная услуга « Прием на постоянное хранение документов, отнесенных к архивному фонду Республики Ингушетия и других архивных документов, подлежащих приему на хранение- источников комплектования государственных архивных учреждений» предоставляется Государственной архивной службой Республики Ингушетия

2.1.2. В предоставлении государственной услуги принимают участие:  органы  государственной власти Республики Ингушетия; негосударственные, акционерные, частные  предприятия и организации; юридические и частные лица.

2.1.3.  Результатом исполнения государственной функции  является  комплектование документами  Архивного фонда  Республики Ингушетия и другими  архивными  документами Государственную архивную службу Республики Ингушетия.

2.2.Сроки предоставления государственной услуги

2.2.1.Время подготовки ответа на обращение представителя организации- источника комплектования, юридического, физического лица не должно превышать 5 рабочих дней.

2.2.2.Максимальный срок исполнения государственной функции по приему не должен превышать 30 рабочих дней со дня обращения.

2.2.3.Прием документов Архивного фонда Республики Ингушетия от источников комплектования осуществляется  Государственной архивной службой Ингушетии в соответствии с планом-графиком. План-график приема документов составляется на очередной календарный год по результатам анализа паспортизации архивов организаций-источников комплектования, который утверждается руководителем Государственной архивной службы Республики Ингушетия по согласованию с источниками комплектования.  В план включаются организации:

- сроки временного хранения документов которых истекли;

- в которых выявлены нарушения условий хранения и, как следствие, возникает угроза сохранности документов Архивного фонда Республики Ингушетия;

2.2.4.Внеплановый прием документов Архивного фонда РИ, а также архивных документов, сроки временного хранения для которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации  источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

2.2.5.По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей Государственная архивная служба Республики Ингушетия может осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда РИ, а также временное хранение архивных документов на основе договора.

2.2.6.Архивные документы принимаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом  и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

              2.3.Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. № 43);

Закон Республики Ингушетия «Об Архивном Фонде и Архивах Республики Ингушетия» от 25.06.2001г. №11-РЗ;

Постановление Правительства Республики Ингушетия «Об утверждении Положения о Государственной архивной службе Республики Ингушетия» от 10.06.2008г. №143;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, зарегистрированные Минюстом РФ 06.03.2007 (рег. № 9059)  М., 2007;

2.4. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.4.1.Для предоставления государственной услуги «Прием на постоянное хранение документов, отнесенных к Архивному фонду Республики Ингушетия и других архивных документов, подлежащих приему на хранение - источников комплектования государственных архивных учреждений» необходимо:

-обращение организации (гражданина) о приеме документов в Государственное архивное  учреждение Республики Ингушетия;

-документ, удостоверяющий личность.

2.4.2.Требовать от заявителя документы, не предусмотренные настоящим подпунктом , не допускается.

2.4.3.Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги,  можно получить у  начальника отдела  обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов лично, по телефону  и на официальном сайте Государственной архивной службы Республики Ингушетия(http://www… ingarсhives.ru) в государственных информационных системах (http://www.gosuslugi.ru,  http://www.gosuslugiri.ru)

2.4.4.В случае направления документов по почте заказным письмом (бандеролью с описью вложенных документов и уведомлением о вручении)  копии документов должны быть заверены в соответствии с требованиями законодательства.

2.4.5.В случае направления документов в электронном виде через региональный портал http://gosuslugi.astrobl.ru либо федеральный портал  http://www.gosuslugi.ru:

- заявление и необходимые сведения, должны быть заполнены в электронном виде, согласно представленным на региональном портале  http://gosuslugi. либо федеральном портале  http://www.gosuslugi.ru по электронным формам;

- документы, указанные в  п. 5  административного регламента, должны быть отсканированы в формате Portable Document Format (PDF), сформированы в архив данных в формате - «zip» либо «rar» и заверены электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП).

2.4.6.Факт подтверждения направления документов по почте лежит на заявителе. В случае подачи документов в электронном виде, ответственный за предоставление государственной услуги, подтверждает факт их получения ответным сообщением в электронном виде с указанием даты и регистрационного номера.

2.4.7.Датой обращения и предоставления документов является день поступления и регистрации документов ответственным за предоставление государственной услуги.

2.4.8.Прием заявителей для подачи документов осуществляется в соответствии с графиком работы указанным в п. 1.4.

2.4.9.Для подачи заявителем документов в электронном виде через региональный и федеральный порталы применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем электронных форм документов на портале.

2.5.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

2.5.1. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

-исключение организации из списка источников комплектования государственных архивных учреждений в том случае, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы архивного фонда Республики Ингушетия;

-отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с Государственной архивной службой Республики Ингушетия  Ингушетии;

-отсутствие свободных площадей в Центральном государственном архиве для осуществления приема документов;

-отсутствие организации в списках источников комплектования.

2.5.2. Отказ в предоставлении государственной услуги может быть обжалован в судебном порядке в течение 30 дней с момента получения письменного документа об отказе в предоставлении услуги.

2.6.Виды, размер и способы платы, взимаемой в соответствии с законодательством, при исполнении государственной функции

2.6.1.Исполнение государственной функции осуществляется безвозмездно, за исключением случаев приема документов Архивного фонда  РИ в государственные архивные учреждения до истечения сроков их временного хранения, установленных законодательством РФ.

2.6.2.Плата взимается по безналичному расчету.

2.6.3.Прейскурант цен на платные работы и услуги, выполняемые Государственной архивной службы (прилагается).

2.7.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче обращения

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче обращения- 15 минут.

2.8.Сроки регистрации обращений на включение в списки источников комплектования

Регистрация обращений на включение в списки источников комплектования Государственной архивной службы Республики Ингушетия  осуществляется в однодневный срок.

2.9.Требования к зданиям и помещениям государственных архивных учреждений, исполняющих государственную функцию

2.9.1.Государственная архивная служба Республики Ингушетия должна размещаться в специально построенном и приспособленном для хранения архивных документов здании, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов и промышленных объектов, загрязняющих воздух. Пригодность месторасположения  Государственной архивной службы Ингушетии определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

2.9.2.Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические  или бытовые выводы воды.

2.9.3.Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

2.9.4.Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

2.9.5.Высота архивохранилища  зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4м.

2.9.6.Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

2.9.7.Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400ам.

2.10.Показатели доступности и качества государственной функции государственных архивных учреждений

2.10.1.Данная государственная функция является доступной  только для организаций (граждан), включенных в списки источников комплектования государственных архивных учреждений.

2.10.2.Государственные органы Республики Ингушетия включаются в списки источников комплектования государственных архивных учреждений,   выступают  также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РИ.

2.10.3.Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основе договора.

2.10.4.Показателем качества является:

-доля принятых документов в государственные архивные учреждения от общего объема документов, подлежащих приему по истечению установленных сроков их временного хранения в организациях- источниках комплектования государственных архивных учреждений;

-степень удовлетворенности получателей государственной функции.

III. Раздел «Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме».

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

3.1.1.Предоставление государственной услуги «Прием документов Архивного фонда Республики Ингушетия и других архивных документов на хранение в Центральный архив Государственной архивной службы Республики Ингушетия»  включает в себя следующие административные процедуры:

регистрация заявления (обращения);

подготовка и направление ответов заявителям

прием документов.

3.2. Принятие заявления

3.2.1. Основанием для начала данного административного действия является  обращение  в Государственную архивную службу РИ,  либо направление заявления в электронном виде или по почте.

3.2.2.Ответственным за исполнение данного административного действия является  специалист 2 разряда (делопроизводитель) отдела по вопросам кадрового, правового обеспечения и делопроизводства.

3.2.3.При личном обращении специалист 2 разряда (делопроизводитель) отдела по вопросам кадрового, правового обеспечения и делопроизводства  удостоверяет,   принимает и регистрирует заявление в журнале регистрации и ставит отметку в заявлении о принятии.

3.2.4.При поступлении заявления и документов в электронном виде, специалист 2 разряда (администратор) отдела по вопросам кадрового, правового обеспечения и делопроизводства  распечатывает поступившие заявление и документы, фиксирует факт их получения в журнале регистрации и направляет заявителю подтверждение об их получении.

3.2.5.При поступлении заявления по почте заказным письмом с уведомлением о вручении, специалист 2 разряда (делопроизводитель) отдела по вопросам кадрового, правового обеспечения и делопроизводства  вскрывает конверт и регистрирует заявление в журнале регистрации.

3.2.6.Поступившие письменные запросы (заявления) регистрируются специалистом 2 разряда (делопроизводитель) отдела по вопросам кадрового, правового обеспечения и делопроизводства и передаются   на доклад руководителю в тот же день.  На исполнение заявление передается в профильное структурное подразделение в течение 1 рабочего дня.

3.2.7.Обращения, в том числе за получением консультации, регистрируется на бумажном носителе с указанием даты и темы запроса, а также фамилии сотрудника, производившего прием.

3.3.Подготовка и направление ответов заявителям

В   течение 5 рабочих дней заявители информируются о дате приема документов в соответствии с утвержденным планом-графиком на соответствующий год.

3.4. Исполнение услуги

3.4.1. Руководитель профильного структурного подразделения, предоставляющего государственную услугу, поручает исполнение запроса работнику отдела, в должностные обязанности которого входит данная функция.

3.4.2. Работник отдела (исполнитель) ведет прием дел поединично, при необходимости с их полистной проверкой, сопоставлением заголовков и шифров дел с описью, проверкой  физического, санитарно-гигиенического, технического состояния дел и комплектности учетных документов.

3.4.3.На всех экземплярах описи дел , документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив.

3.4.4.При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение ив прилагаемой к акту справке. По итогам приема оформляется по установленной форме акт приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. При первом приеме архивных документов принимается также историческая справка о фондообразователе и его фонде.

3.4.5.Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.

3.5. Подготовка и направление ответов заявителям

Рассмотрение запроса  считается законченным, если по нему приняты и подписаны акты приема-передачи документов на хранение.

Раздел. «Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги»

4.1. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

4.1.1.Текущий  контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами при предоставлении государственной услуги, и принятием решений осуществляется начальником отдела  обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов,    ответственным за предоставление государственной услуги.

4.1.2.Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4.1.3.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъекта Российской Федерации.

4.1.4.Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.1.5.По результатам проведенных проверок в случае выявления  нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с Федеральным  Законом от 27.07.2004г. №79-ФЗ «О государственной гражданской службы Российской Федерации».

4.1.5.Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются на основании индивидуальных правовых актов (приказов) руководителя Государственной архивной службы Республики Ингушетия.

4.1.6.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Государственной архивной службы). При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.1.7.Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия.

4.1.8.Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.1.9.Справка подписывается председателем комиссии.

V. Раздел. «Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги»

5.1. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги

5.1.1.Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия сотрудников Государственной архивной службы Республики Ингушетия   в досудебном и судебном порядке.

5.1.2.Контроль деятельности сотрудников Государственной архивной службы осуществляет руководитель Государственной архивной службы Республики Ингушетия.

5.1.3.Заявители могут обжаловать действия или бездействие сотрудников Государственной архивной службы его руководителю.

5.1.5.Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) по адресу:386001 г.Магас , 5-й микрорайон, ул.Горчханова, Государственная архивная служба Республики Ингушетия.

5.1.6.Руководитель Государственной архивной службы Республики Ингушетия проводит личный прием заявителей. Личный прием проводится по предварительной записи по   четвергам.

5.1.7.Запись заявителей проводится при личном обращении или с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов , которые размещены на Интернет-сайтах и информационных стендах.

5.1.8.Специалист, осуществляющий запись заявителей на личный прием, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица,  осуществляющего прием.

5.1.9.При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 5 дней с момента регистрации такого обращения.

5.1.10.В исключительных случаях  (в том числе при принятии решения о проведении проверки), а также в случае направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления и должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов руководитель Государственной архивной службы вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя в письменной форме.

5.1.11.Заявитель в своем письменном обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

5.1.12.Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.1.13.При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

5.1.14.Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу,  в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги «Прием документов  на хранение».

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ»

I. Раздел  "Общие положения"

1.1.Наименование государственной услуги

1.1.1.Комплектование документами Архивного фонда  Республики Ингушетия и другими архивными документами государственных архивных учреждений Республики Ингушетия (  далее- государственная функция)

1.2. Описание заявителей

1.2.1.Получателями государственной услуги являются юридические и физические лица,  имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации,  либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с Государственной архивной службой Республики Ингушетия при предоставлении государственной услуги.

1.3 Порядок информирования о государственной услуге.

1.3.1. Административный регламент Государственной архивной службы Республики Ингушетия по предоставлению  государственной услуги «Прием документов на хранение» размещен на официальном сайте Государственной архивной службы Республики Ингушетия (http://www.ingarkhives.ru) в государственных информационных системах (http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru   (далее –  региональный портал)

1.3.2. Государственная архивная служба Республики  Ингушетия расположена по адресу: 386001, г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова,  телефон:__________  факс: __________    , официальный Интернет-сайт: www.ingarсhives.ru

1.3.3. Структурным подразделением, уполномоченным на предоставление услуги является Отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов .

Почтовый адрес: 386001, г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова, телефон: _____________факс: ______________официальный Интернет-сайт: www.ingarсhives.ru

1.3.4. Информация о порядке предоставления государственной услуги  предоставляется непосредственно в помещении Государственной архивной службы, а также с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, вычислительной и электронной техники, посредством размещения на Интернет-ресурсах Государственной архивной службы, публикации в СМИ.

1.3.5. График приема посетителей:

-понедельник  с 11ч. До 17ч.30м.( перерыв с 13ч.00 -14ч.00)

-среда с 11ч. До 17ч.30м.( перерыв с 13ч.00 -14ч.00)

-пятница с 11ч. До 17ч.30м.( перерыв с 13ч.00 -14ч.00)

- выходные дни -  суббота, воскресенье

1.3.6.Консультации по процедуре предоставления государственной услуги могут предоставляться:

- на личном приеме;

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- по факсу;

- по электронной почте;

1.3.7. При осуществлении консультирования на личном приеме консультант обязан:

- представиться, указав фамилию, имя и отчество;

- дать ответы на заданные посетителем вопросы. В случае если подготовка ответа на заданные вопросы требует продолжительного времени (более 15 минут), консультант может предложить заявителю обратиться письменно, либо назначить для получения консультации другое удобное для посетителя время;

- в конце разговора консультант должен кратко подвести итоги разговора.

1.3.8.Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию Государственной архивной службы, консультант информирует посетителя о невозможности предоставления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы, на поставленные вопросы.

1.3.9.Время ожидания личного приема в очереди должно составлять не более  15 минут. При этом должен быть обеспечен прием всех обратившихся лиц не позднее, чем за 30 минут до окончания рабочего дня.

1.3.10. При обращении по телефону консультант:

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, наименование органа исполнительной власти;

- предлагает собеседнику представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос, предлагает собеседнику перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку подготавливает ответ по вышеуказанным вопросам, в случае необходимости с привлечением других специалистов.

1.3.11.В случае если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме или по телефону, специалист органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

1.3.12. Письменный запрос на получение консультации может быть направлен:

- по почте;

- по электронной почте;

- передан по факсу;

-доставлен в Государственную архивную службу.

1.3.13. При консультировании по письменным запросам ответ направляется в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней с момента поступления письменного запроса.

1.3.14.Копия письменного ответа по просьбе заявителя передается ему факсом.

1.3.15.Ответ на письменный запрос подписывается руководителем (заместителем руководителя) Государственной архивной службы.

1.3.16.В ответе указываются фамилия, инициалы и должность непосредственного исполнителя документа, а также номер телефона для справок.

1.3.17.При консультировании по электронной почте ответ на обращение направляется на электронный адрес заявителя не позднее следующего рабочего дня после поступления обращения. В ответе указывается фамилия, инициалы и должность специалиста подготовившего ответ, а также номер телефона для справок.

1.3.18. В случае, когда письменный запрос содержит вопросы, которые не входят в компетенцию Государственной архивной службы, либо для которых предусмотрен иной порядок предоставления информации, консультант:

- направляет обратившемуся с запросом лицу, письмо о невозможности предоставления сведений;

- разъясняет право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы, на поставленные вопросы.

1.3.19. Размещение информации о предоставлении государственной услуги в сети  Интернет производится на официальном интернет-сайте Государственной архивной службы Республики Ингушетия (www.ingarсhives.ru)  и содержит следующую информацию:

- текст  Стандарта государственной услуги с приложениями;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

- блок-схемы и краткое описание порядка предоставления государственной услуги;

- перечень документов, необходимых для получения государственной услуги и требования к ним;

- режим приёма граждан учреждениями, предоставляющими государственную услугу;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

- порядок получения консультаций;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих государственную услугу;

1.4. Размещение информации в местах предоставления услуги

1.4.1.Места предоставления государственной услуги оборудуются информационными стендами.

1.4.2. На информационных стендах размещается информация, предусмотренная в п.1.13. и раздаточные материалы, содержащие перечень требуемых документов, режим приёма заявителей, почтовый адрес и номер контактного телефона учреждения, предоставляющего услугу (номер кабинета, в котором осуществляется прием заявителей).

1.4.3.В случае, если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме или по телефону, специалист органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

II. Раздел «Стандарт предоставления государственной услуги».

2.1. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1.1.Государственная услуга "Прием документов на хранение» предоставляется Государственной архивной службой Республики Ингушетия.

2.1.2. В предоставлении государственной услуги принимают участие  органы государственной власти, юридические и физические лица.

2.2.Результатом предоставления государственной услуги

2.2.1. Результатом предоставления государственной услуги " Прием документов на хранение»  является комплектование документами Архивного фонда Республики Ингушетия.

2.3.Сроки и условия для  предоставления государственной услуги

2.3.1.Регистрация обращений на включение в списки источников комплектования государственных архивных учреждений осуществляется в однодневный срок.

2.3.2. Документы Архивного фонда Республики Ингушетия  принимаются на хранение от источников комплектования по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской федерации.

2.3.3.Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре между государственной архивной службой Республики Ингушетия и собственником или владельцем указанных документов.

2.3.4. Прием документов Архивного фонда Республики Ингушетия от источников комплектования осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем Государственной архивной службы  по согласованию с источником комплектования.

2.3.5.Внеплановый прием документов Архивного фонда Республики Ингушетия, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования тили в случае угрозы сохранности архивных документов.

2.3.6. По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей можно осуществить  досрочный прием документов Архивного фонда Республики Ингушетия, а также временное хранение архивных документов на основе договора.

2.3.7. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Республики Ингушетия до передачи их на постоянное хранение для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Республики Ингушетия документов органов исполнительной власти, иных государственных органов и организаций Республики Ингушетия  установлен 10 лет; для отдельных видов архивных документов:

-записей актов гражданского состояния -100 лет;

-документов по личному составу , записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов-75 лет;

-проектной документации по капитальному строительству-20 лет;

-технологической и конструкторской документации-20 лет;

-патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец-20 лет;

-научной документации-15 лет;

-кино- и фотодокументов-5 лет;

-видео- и фонодокументов-3 года;

2.3.8.Прием документов на хранение осуществляется в течение 30 дней с момента получения Государственной архивной службой полного пакета документов, указанных в п.2.5. настоящего административного регламента.

2.3.9.Общий срок складывается из следующих сроков:

- прием, регистрация заявления и документов и их рассмотрение – 2 дня;

- проведение анализа представленных документов – 5 дней;

- проведение необходимых процедур  –20 дней;

- предоставление конечного результата услуги– 2 дня.

2.3.10.Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов составляет 15 минут; максимальная продолжительность приема у должностного лица, осуществляющего прием документов составляет 30 минут.

2.4. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. № 43);

Закон Республики Ингушетия «Об Архивном Фонде и Архивах Республики Ингушетия» от 25.06.2001г. №11-РЗ;

Постановление Правительства Республики Ингушетия «Об утверждении Положения о Государственной архивной службе Республики Ингушетия» от 10.06.2008г. №143;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, зарегистрированные Минюстом РФ 06.03.2007 (рег. № 9059)  М., 2007;

2.5. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.5.1. Заявитель  представляет в Государственную архивную службу  пакет документов в следующем составе:

- заявление (обращение)  на имя руководителя Государственной архивной службы Республики Ингушетия;

-документ, удостоверяющий личность (для физических лиц).

2.5.2.Требовать от заявителя документы, не предусмотренные настоящим подпунктом не допускается.

2.5.3.Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги можно получить  по телефону, на официальном сайте Государственной архивной службы Республики Ингушетия (http://www… ingarсhives.ru) в государственных информационных системах (http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru

2.5.4.В случае направления документов по почте заказным письмом (бандеролью с описью вложенных документов и уведомлением о вручении)  копии документов должны быть заверены в соответствии с требованиями законодательства.

2.5.5.В случае направления документов в электронном виде через региональный портал Государственной архивной службы Республики Ингушетия (http://www… ingarсhives.ru) в государственных информационных системах (http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru) обращение (заявление) и необходимые сведения, должны быть  должны быть отсканированы в формате Portable Document Format (PDF), сформированы в архив данных в формате - «zip» либо «rar» и заверены электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП).

2.5.6.Факт подтверждения направления документов по почте лежит на заявителе.

2.5.7. При подачи документов в электронном виде подтверждается факт их получения ответным сообщением в электронном виде с указанием даты и регистрационного номера.

2.5.8.Датой обращения и предоставления документов является день поступления и регистрации документов.

2.5.9.Прием заявителей для подачи документов осуществляется:

-  ежедневно: с 11.00- 17.30

- перерыв с 13.00. - 14.00 .

-выходной: суббота , воскресенье.

2.5.10.Для подачи заявителем документов в электронном виде через региональный и федеральный порталы применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем электронных форм документов на портале.

2.6.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

2.6.1.Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

- исключение организации  из списков источников комплектования Государственной архивной службы РИ ( в случае , если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы архивного фонда Республики Ингушетия)

-отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с Государственной архивной службой РИ (расторжение договора);

-отсутствие свободных площадей в Государственной архивной службе РИ для осуществления приема документов;

-отсутствие организации в списках источников комплектования.

2.6.2.Отказ в предоставлении государственной услуги может быть обжалован в судебном порядке в течение 30 дней с момента получения письменного документа об отказе в предоставлении услуги.

2.7.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

2.7.1.Исполнение государственной функции осуществляется безвозмездно, за исключением случаев  приема документов Архивного фонда Республики Ингушетия до истечения сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

2.7.2.Плата взимается по безналичному расчету.

Прейскурант цен на платные работы и  услуги, выполняемые Государственной архивной службой, прилагается.

2.8. Требования к помещениям.

2.8.1.Государственная архивная служба Республики Ингушетия должна размещаться в специально построенном и приспособленном для хранения архивных документов здании, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов и промышленных объектов, загрязняющих воздух. Пригодность месторасположения  Государственной архивной службы Ингушетии определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

2.8.2.Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические  или бытовые выводы воды.

2.8.3.Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

2.8.4.Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

2.8.5.Высота архивохранилища  зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4м.

2.8.6.Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

2.8.7.Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400ам.

2.9.Показатели доступности и качества государственной функции государственных архивных учреждений

2.9.1.Данная государственная функция является доступной  только для организаций (граждан), включенных в списки источников комплектования Государственной архивной службы РИ.

2.9.2.Включаются в списки источников комплектования Государственной архивной службы РИ  также организации и граждане, в процессе деятельности которых,  образуются документы Архивного фонда РИ.

2.9.3.Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основе договора.

2.9.4.Показателем качества является:

-доля принятых документов от общего объема документов, подлежащих приему по истечению установленных сроков их временного хранения в организациях- источниках комплектования государственных архивных учреждений;

-степень удовлетворенности получателей государственной функции.

2.9.5. Соответствие исполнения административного регламента требованиям к качеству и доступности предоставления государственной услуги осуществляется на основе анализа практики применения административного регламента.

2.9.6.Анализ практики применения административного регламента проводится сотрудниками отдела комплектования ведомственных архивов и делопроизводства государственной архивной службы РИ один раз в год.

2.9.7.Результаты анализа практики применения административного регламента размещаются в сети Интернет на официальном сайте службы (http://www… ingarсhives.ru , а также используются для принятия решения о необходимости внесения соответствующих изменений в административный регламент в целях оптимизации административных процедур, уменьшения сроков исполнения административных процедур и административных действий.

III. Раздел «Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме».

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

3.1.1.Последовательность и состав выполняемых административных действий показаны на блок-схеме в приложении №1  к административному регламенту.

3.1.2. Предоставление государственной услуги «Прием документов на хранение»  включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация обращения (заявления);

-передача заявления  на  рассмотрение руководителю;

- определение исполнителя;

- передача обращения на исполнение ;

-определение наличия заявителя в списках источников комплектования ;

- определяется день сдачи документов в архив;

-проводят прием документов по описи дел;

--экспертиза ценности документов;

-упорядочение документов;

-подписание акта приема-передачи;

-присваивание номера фонда принятым документам.

3.1.2.1. Прием, регистрация заявления и документов и их рассмотрение.

Основанием для начала данного административного действия является личное письменное обращение заявителя  на имя  руководителя  Государственной архивной службы  просьбой о предоставлении  государственной услуги, либо направление заявления в электронном виде или по почте.

При личном обращении специалист 2 разряда (делопроизводитель)  удостоверяет личность заявителя, принимает и регистрирует заявление в журнале регистрации и ставит отметку в заявлении о принятии.

При поступлении заявления и документов в электронном виде, Специалист 2 разряда (администратор) распечатывает поступившие заявление и документы, фиксирует факт их получения в журнале регистрации и направляет заявителю подтверждение об их получении.

При поступлении заявления по почте заказным письмом с уведомлением о вручении, специалист 2 разряда (делопроизводитель)  вскрывает конверт и регистрирует заявление в журнале регистрации.

При получении заявления и документов по почте или в электронном виде, специалист отдела обеспечения  сохранности и государственного учета архивных документов проверяет документы, представленные заявителем, на соответствие требованиям пункта 2.5 административного регламента, путем сопоставления представленных заявителем документов перечню документов, установленному пункта 2.5 административного регламента.

В случае несоответствия представленных документов требованиям пункта 2.5 административного регламента, специалист отдела обеспечения  сохранности и государственного учета архивных документов  подготавливает уведомление об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа. Руководитель (зам.руководителя) подписывает ответ, специалист 2 разряда (делопроизводитель) регистрирует и направляет заявителю в течение 3 дней со дня регистрации заявления и документов.

Направление уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги осуществляется специалистом 2 разряда (делопроизводитель)  посредством направления заявителю уведомления об отказе по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. В случае взаимодействия с заявителем в электронном виде уведомление об отказе также направляется заявителю в электронном виде, если об этом указано в заявлении.

В случае соответствия документов требованиям пункта 2.5 административного регламента начальник отдела обеспечения  сохранности и государственного учета архивных документов   принимает решение о  дальнейшем анализе представленных документов.

3.1.2.2. Процедура «передача заявления  на  рассмотрение руководителю». Основанием для начала данного административного действия является регистрация  письменного обращения.

Ответственным за исполнение данного административного действия является специалист 2 разряда (делопроизводитель).

Максимальный срок исполнения  данного административного действия составляет не более 1 дня.

3.1.2.3. Процедура «определение исполнителя» основанием для начала данного административного действия является передача заявления на рассмотрение руководителю.

Максимальный срок исполнения данного административного действия составляет 2 дня.

3.1.2.4. Процедура «передача обращения на исполнение». Основанием для начала данного административного действия является  определение руководителем исполнителя.

Максимальный срок исполнения данного административного действия составляет 1 день.

3.1.2.5. Процедура «определение наличия заявителя в списках источников комплектования». Основанием для начала данного административного действия является  передача обращения на исполнение.

В случае отсутствия заявителя в списках источников комплектования Архивного фонда Республики Ингушетия готовится отказ в предоставлении услуги.

Максимальный срок исполнения данного административного действия составляет 1 день.

3.1.2.6. Процедура « определяется день сдачи документов в архив». Основанием для  начала данного административного действия является наличие заявителя в списках источников комплектования Архивного фонда Республики Ингушетия.

Максимальный срок исполнения данного административного действия составляет 1 день.

3.1.2.7. Процедура «проводят прием документов по описи дел». Основанием для начала данного административного действия является факт определения дня сдачи документов в архив.

Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение №2), составляемым в двух экземплярах.

Максимальный срок исполнения данного административного действия составляет 5 дней.

3.1.2.8. Процедура «экспертиза ценности документов». Основанием для начала данного административного действия является прием документов по описи дел. 

Процедура «экспертиза ценности документов» включает в себя следующие действия: изучение документов на основании критериев   их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Максимальный срок исполнения данного административного действия составляет 5 дней.

3.1.2.9.Процедура «Упорядочение документов».

Основанием для начала данного административного действия является факт  проведения экспертизы ценности документов.

Упорядочение документов включает в себя следующие действия: Изучение состава и содержания документов, визуальный и полистный просмотр документов, определение ценности документов, выявление дублетных документов, группировка их в дело в соответствии с выбранным принципом формирования дел на основании экспертизы ценности, технологической работы, атрибуции, систематизация по видам, частям, датам; при необходимости проведение ремонта, реставрации документов, подшив дел; составление текста заголовка, написание исторической справки, предисловия с характеристикой фондообразователя и его деятельности с изложением сведений о составе и содержании документов фонда и их особенностях, об истории фонда, принципах систематизации документов в фонде и справочном аппарате  описи, составление и оформление описи по установленной форме, оформление обложек дел с простановкой архивных  шифров в соответствии с описью, составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Максимальный срок исполнения данного административного действия составляет 20 дней.

3.1.2.10. Процедура «подписание акта приема-передачи»

Основанием для начала данного административного действия является  проведение процедуры упорядочения документов.

3.2.3..Выдача решения (акта)  осуществляется  непосредственно представителю организации источника комплектования.

IV. Раздел. «Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги»

4.1. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

4.1.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами при предоставлении государственной услуги, и принятием решений осуществляет начальник отдела по обеспечению сохранности и государственного учета архивных документов,    ответственный за предоставление государственной услуги.

4.1.2.  специалист 2 разряда (делопроизводитель) несет персональную ответственность за:

- прием, регистрацию, рассмотрение заявления и документов;

- соблюдение сроков предоставления государственной услуги;

- за выдачу уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги;

- за оформление и выдачу результата предоставления государственной услуги.

4.1.3.Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4.1.4.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъекта Российской Федерации. Периодичность осуществления текущего контроля  один раз в неделю.

4.1.5.Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются на основании индивидуальных правовых актов (приказов) руководителя Государственной архивной службы РИ.

4.1.6. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.1.7.Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия.

4.1.8.Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справка подписывается председателем комиссии.

V. Раздел. «Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги»

5.1. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги

5.1.1.Заявители имеют право на обжалование действий или бездействие сотрудников Государственной архивной службы его руководителю.

5.1.2.Контроль деятельности сотрудников Государственной архивной службы осуществляет руководитель Государственной архивной службы Республики Ингушетия.

5.1.3.Заявители могут обратиться по телефонной связи по номерам телефонов, которые размещены на Интернет-сайтах и информационных стендах.

5.1.4.Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) по адресу: 386001 г.Магас , 5-й микрорайон, ул.Горчханова, Государственная архивная служба Республики Ингушетия.

5.1.5.Руководитель Государственной архивной службы Республики Ингушетия проводит личный прием заявителей.

Личный прием проводится по предварительной записи по   четвергам.

5.1.6.Запись заявителей проводится при личном обращении или с использованием средств телефонной связи.

5.1.7.Специалист, осуществляющий запись заявителей на личный прием, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица,  осуществляющего прием.

5.1.8.При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 5 дней с момента регистрации такого обращения.

5.1.9.В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки), а также в случае направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления и должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов руководитель Государственной архивной службы вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя в письменной форме.

5.1.10.Заявитель в своем письменном обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

5.1.11.Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.1.12.При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

5.1.13.Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

5.1.14.Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.1.15.Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение.

5.1.16.Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии должностных лиц, нарушении положений административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики:

а) по номерам телефонов:

б) на Интернет-сайт и по электронной почте Государственной архивной службы Республики Ингушетия(http://www… ingarсhives.ru) в государственных информационных системах http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru.

5.1.17.Требования, предъявляемые к жалобе в электронном виде, аналогичны требованиям к жалобе  в письменной форме.

5.1.18. Сообщение заявителя должно содержать следующую информацию:

а) фамилию, имя, отчество гражданина (наименование юридического лица), которым подается сообщение, его место жительства или пребывания;

б) наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

в) суть нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

г) сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.

5.1.19. В случае подтверждения в ходе проведения проверок фактов, изложенных в жалобе на действия (бездействия) и решения должностных лиц Государственной архивной службы  Республики Ингушетия принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги руководитель Государственной архивной службы принимает меры по привлечению к ответственности виновных должностных лиц.

5.1.20. По результатам рассмотрения жалобы руководителем Государственной архивной службы  принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы.

5.1.21.  Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.

5.1.22. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействие должностных лиц Государственной архивной службы Республики Ингушетия в судебном порядке.

Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги «Прием документов на хранение». 

Для организаций – источников   

              комплектования            

Для ликвидированных организаций

и учреждений

УТВЕРЖДАЮ                                                         УТВЕРЖДАЮ

________________________________                                         ________________________________

(наименование должности руководителя                            (наименование должности руководителя

________________________________                                        ________________________________

организации-сдатчика)                                                                         организации-приемщика)

Подпись              Расшифровка подписи                                              Подпись              Расшифровка подписи

Дата               Печать                                                        Дата              Печать

                      АКТ

___________ № ___________

      (дата)

приема-передачи архивных

документов на хранение

__________________________________________________________________________________

(основание передачи)

__________________________________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

__________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________ сдал,

(название организации-сдатчика)

___________________________________________________________________________ принял

(название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

№
пп

Название,
номер описи

Количество
экземпляров
описи

Количество
ед. хр.

Примечания

1

2

3

4

5

Итого принято _____________________________________ ед. хр.

Передачу произвели:                                                               Прием произвели:

Должность Подпись Расшифровка подписи                        Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата                                                             Дата

Фонду присвоен № ____________________________________

Изменения в учетные документы внесены

Должность                             Подпись                                               Расшифровка подписи

Дата

Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДДЕРЖАНИЯ ИХ В НОРМАЛЬНОМ ФИЗИЧЕСКОМ СОСТОЯНИИ»

Раздел  "Общие положения"

1.Наименование государственной услуги

1.1.Хранение документов Архивного фонда Республики Ингушетия и других архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций-источников комплектования, граждан-держателей личных фондов, в Государственной архивной службе Республики Ингушетия (далее – государственная функция).

1.2.Описание заявителей

Получателями государственной услуги являются юридические и физические лица, имеющие право  в соответствии с законодательством Российской Федерации,   либо,  в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с Государственной архивной службой Республики Ингушетия.

1.3 Порядок информирования о государственной услуге.

1.3.1. Административный регламент Государственной архивной службы  Республики Ингушетия по предоставлению  государственной услуги « Организация хранения документов,  обеспечение поддержания их в нормальном физическом состоянии» (далее – административный регламент) размещен на официальном сайте Государственной архивной службы Республики Ингушетия (http://www… ingarсhives.ru) в государственных информационных системах(http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru   (далее –  региональный портал)

1.3.2. Государственная архивная служба Республики  Ингушетия  расположена по адресу: г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова,  телефон:__________  факс: __________    , официальный Интернет-сайт: www… ingarсhives.ru

1.3.3. Структурным подразделением, уполномоченным на предоставление услуги является Отдел  обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов .

Почтовый адрес: г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова, телефон: _____________факс: ______________официальный Интернет-сайт: www… ingarсhives.ru

1.3.4. Информация о порядке предоставления государственной услуги  предоставляется непосредственно в помещении Государственной архивной службы, а также с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, вычислительной и электронной техники, посредством размещения на Интернет-ресурсах Государственной архивной службы, публикации в СМИ.

1.3.5. График работы:

-Ежедневно  с 9.00 до 18.00

Перерыв с 13.00 до 14.00

Консультации по процедуре предоставления государственной услуги могут предоставляться:

- на личном приеме;

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- по факсу;

- по электронной почте;

При осуществлении консультирования на личном приеме консультант обязан:

- представиться, указав фамилию, имя и отчество;

- дать ответы на заданные посетителем вопросы. В случае если подготовка ответа на заданные вопросы требует продолжительного времени (более 10 минут), консультант может  назначить для получения консультации другое удобное для посетителя время;

- в конце разговора консультант должен кратко подвести итоги разговора.

Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию Государственной архивной службы, консультант информирует посетителя о невозможности предоставления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы, на поставленные вопросы.

1.3.6. Время ожидания личного приема в очереди должно составлять не более  15 минут. При этом должен быть обеспечен прием всех обратившихся лиц не позднее, чем за 30 минут до окончания рабочего дня.

1.3.7. При обращении по телефону консультант:

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, наименование органа исполнительной власти;

- предлагает собеседнику представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос, предлагает собеседнику перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку подготавливает ответ по вышеуказанным вопросам, в случае необходимости с привлечением других специалистов.

1.3.8. В случае если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме или по телефону, специалист органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

1.3.9. Письменный запрос на получение консультации может быть направлен:

- по почте;

- по электронной почте;

- передан по факсу;

-доставлен в Государственную архивную службу.

1.3.10. При консультировании по письменным запросам ответ направляется в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней с момента поступления письменного запроса.

Копия письменного ответа по просьбе заявителя передается ему факсом.

Ответ на письменный запрос подписывается руководителем (заместителем руководителя) Государственной архивной службы.

1.3.11.В ответе указываются фамилия, инициалы и должность непосредственного исполнителя документа, а также номер телефона для справок.

1.3.12. При консультировании по электронной почте ответ на обращение направляется на электронный адрес заявителя не позднее следующего рабочего дня после поступления обращения. В ответе указывается фамилия, инициалы и должность специалиста подготовившего ответ, а также номер телефона для справок.

1.3.13. В случае, когда письменный запрос содержит вопросы, которые не входят в компетенцию Государственной архивной службы, либо для которых предусмотрен иной порядок предоставления информации, консультант:

- направляет обратившемуся с запросом лицу, письмо о невозможности предоставления сведений;

- разъясняет право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы, на поставленные вопросы.

1.3.14. Размещение информации о предоставлении государственной услуги в сети  Интернет производится на официальном интернет-сайте Государственной архивной службы республики Ингушетия (www… ingarсhives.ru)  и содержит следующую информацию:

текст  Стандарта государственной услуги с приложениями;

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

блок-схемы и краткое описание порядка предоставления государственной услуги;

перечень документов, необходимых для получения государственной услуги и требования к ним;

режим приёма граждан учреждениями, предоставляющими государственную услугу;

основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

порядок получения консультаций;

порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих государственную услугу;

1.4. Размещение информации в местах предоставления услуги

1.4.1. Места предоставления государственной услуги оборудуются информационными стендами.

1.4.2.На информационных стендах размещается информация, предусмотренная в п.1.3.14.  и  раздаточные материалы, содержащие перечень требуемых документов, режим приёма заявителей, почтовый адрес и номер контактного телефона учреждения, предоставляющего услугу (номер кабинета, в котором осуществляется прием заявителей).

1.4.3.В случае, если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме или по телефону, специалист органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

Раздел «Стандарт предоставления государственной услуги».

2.1. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1.1.Государственная услуга "« Организация хранения документов,  обеспечение поддержания их в нормальном физическом состоянии» предоставляется  Государственной  архивной службой Республики Ингушетия.

2.1.2. В предоставлении государственной услуги принимают участие  Государственная архивная служба РИ, органы государственной власти, юридические и физические лица.

2.2.Результат  предоставления государственной услуги

2.2.1. Результатом предоставления государственной услуги  «Организация хранения документов,  обеспечение поддержания их в нормальном физическом состоянии» является: организация хранения документов путем создания противопожарного, охранного, температурно- влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

2.3. Сроки предоставления государственной услуги.

2.3.1.Хранение документов Архивного фонда Республики Ингушетия и  других архивных документов в Государственной архивной службе РИ осуществляется в соответствии со сроками, установленными нормативными правовыми актами:

- документов Архивного фонда Российской Федерации – постоянно (бессрочно);

- других архивных документов – временно до  их  уничтожения или отнесения к составу Архивного фонда Республики Ингушетия.

2.3.2.Исполнение государственной функции начинается с момента подписания акта приема-передачи документов на постоянное хранение в Государственный архивную службу Республики Ингушетия.

2.4. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. № 43);

Закон Республики Ингушетия «Об Архивном Фонде и Архивах Республики Ингушетия» от 25.06.2001г. №11-РЗ;

Постановление Правительства Республики Ингушетия «Об утверждении Положения о Государственной архивной службе Республики Ингушетия» от 10.06.2008г. №143;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, зарегистрированные Минюстом РФ 06.03.2007 (рег. № 9059). М., 2007;

2.5. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.5.1. Основанием для исполнения государственной функции  является:

- письменное обращение представителя учреждения, организации, предприятия, граждан;

- акт приема-передачи документов на хранение, оформленный в установленном порядке и составленный в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.  

2.5.2.Требовать от заявителя документы, не предусмотренные настоящим подпунктом,  не допускается.

2.5.3.Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги,  можно получить по телефону,  на официальном сайте (http://www… ingarсhives.ru), в государственных информационных системах(http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru).

2.5.4.Факт подтверждения направления документов по почте лежит на заявителе.

2.5.5. В случае подачи документов в электронном виде, ответственный за предоставление государственной услуги, подтверждает факт их получения ответным сообщением в электронном виде с указанием даты и регистрационного номера.

2.5.6.Датой обращения и предоставления документов является день поступления и регистрации документов.

2.5.7.Прием заявителей для подачи документов осуществляется в соответствии с графиком работы указанным в п. 1.3.5.

2.5.8.Для подачи заявителем документов в электронном виде через региональный и федеральный порталы применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем электронных форм документов на портале.

2.6 Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

2.6.1.Основанием для отказа от исполнения государственной функции является:

- предельная загруженность архивохранилищ государственного архива;

- чрезвычайные ситуации, при которых невозможно выполнение архивом  функции в соответствии с требованиями нормативных правовых актов и создается угроза сохранности архивных документов.

2.6.2.Отказ в осуществлении государственной функции по иным основаниям не допускается.

2.6.3.Отказ в предоставлении государственной услуги может быть обжалован в судебном порядке в течение  30 дней с момента получения письменного документа об отказе в предоставлении услуги.             

2.7.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

2.7.1. Основа предоставления государственной услуги:

- безвозмездная;

- частично платная.

2.7.2.Хранение документов постоянного, временного сроков хранения учреждений, организаций, а также юридических и физических, принятых ранее истечения срока их хранения,  осуществляется в соответствии с прейскурантом цен на платные услуги.

2.8. Сроки регистрации обращений об исполнении государственной функции

Регистрация обращений о передаче документов на хранение в государственные архивные учреждения осуществляется в однодневный срок.

2.9. Требования к зданиям и помещениям Государственной архивной службы, исполняющих государственную  функцию

Государственная архивная  служба Республики Ингушетия размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании, удаленного от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, установленного для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.

Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

В архиве должны быть оборудованы и  оснащены специальными средствами и материалами следующие помещения:

- архивохранилища;

- рабочие помещения работников архива;

- помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

- помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

- помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

- помещения для копирования архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования и т.п.);

- помещения для хранения учетных документов.

Раздел «Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме».

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

3.1.1.Последовательность и состав выполняемых административных действий показаны на блок-схеме в приложении №1 к административному регламенту.

3.1.2.Предоставление государственной услуги «Организация хранения документов,  обеспечение поддержания их в нормальном физическом состоянии» включает в себя следующие административные процедуры:

1.Регистрация заявления.

2.Согласование условий приема и хранения документов.

3.Составление и подписание договора.

4.Прием дел поединично.

5.Учет принятых документов и их размещение.

6.Соблюдение сроков временного хранения.

3.1.2.1. Прием, регистрация заявления и документов и их рассмотрение.

Основанием для начала данного административного действия является личное письменное обращение заявителя к руководителю Государственной архивной службы Республики Ингушетия, либо направление заявления в электронном виде или по почте.

При личном обращении специалист 2 разряда (делопроизводитель)  удостоверяет личность заявителя, принимает и регистрирует заявление в журнале регистрации и ставит отметку в заявлении о его принятии.

При поступлении заявления и документов в электронном виде,

Специалист 2 разряда (администратор) распечатывает поступившие заявление и документы, фиксирует факт их получения в журнале регистрации и направляет заявителю подтверждение об их получении.

При поступлении заявления по почте заказным письмом с уведомлением о вручении, специалист 2 разряда (делопроизводитель)    вскрывает конверт и регистрирует заявление в журнале регистрации.

Заявление передается на рассмотрение и  определения исполнителя руководителю Государственной архивной службы. Максимальный срок данной процедуры  один день.

В случае соответствия документов требованиям пункта 2.5 административного регламента руководитель принимает решение о  дальнейшем анализе представленных документов и отписывает заявление в соответствующее структурное подразделение. Максимальный срок данной процедуры  один день.

В случае не соответствия документов требованиям пункта 2.5.принимается  решение   об отказе в предоставлении государственной услуги и направление заявителю уведомления об отказе в приеме документов с указанием причин отказа. Максимальный срок данной процедуры   пять дней.

Направление уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги осуществляется  посредством направления заявителю уведомления об отказе по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. В случае взаимодействия с заявителем в электронном виде уведомление об отказе также направляется заявителю в электронном виде, если об этом указано в заявлении.

Максимальный срок исполнения данного административного действия составляет не более 1 дня.

3.1.2.2. Согласование условий приема и хранения документов.

Начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов государственной архивной службы РИ  совместно с заявителем  оговаривают условия приема, время и условия хранения документов. Составляют соответствующий проект договора.

3.1.2.3. Составление и подписание договора.

После согласования условий приема и  хранения документов подписывается договор между Государственной архивной службой Республики Ингушетия и заявителем.  Договор подписывается  руководителями выступающих организаций, учреждений в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

3.1.2.4. Прием дел поединично.

Проверка наличия и физического состояния дел, сверка описательных статей описи с заголовками дел на обложках, визуальный осмотр дел, сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях, заполнение листа проверки и состоянии дел.

3.1.2.5. Учет принятых документов и их размещение

Организовывается рациональное хранения и размещение дел в хранилище,  для  улучшения обеспечения их сохранности, техники безопасности с отметкой в  топографическом указатели о местонахождении дела.

Раздел. «Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги»

4.1. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

4.1.1.1Текущий контроль  за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами при предоставлении государственной услуги, и принятием решений осуществляется начальником отдела  обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, ответственным за предоставление государственной услуги.

4.1.2.Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4.1.3.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъекта Российской Федерации.

Раздел. «Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги»

5.1. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги

5.1.1.Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия сотрудников Государственной архивной службы  в досудебном и судебном порядке.

5.1.2.Контроль деятельности сотрудников Государственной архивной службы   осуществляет руководитель Государственной архивной службы  Республики Ингушетия.

5.1.3.Заявители могут обжаловать действия или бездействие сотрудников Государственной архивной службы его руководителю.

5.1.4.Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) по адресу: г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова,  Государственная архивная служба Республики Ингушетия.

5.1.5.Запись заявителей проводится при личном обращении или с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов:___________, которые размещены на Интернет-сайтах и информационных стендах.

5.1.6.Специалист, осуществляющий запись заявителей на личный прием, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица,  осуществляющего прием.

5.1.7.При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 15 дней с момента регистрации такого обращения.

5.1.8.Заявитель в своем письменном обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

5.1.9.Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.1.10.При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

5.1.11.Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

5.1.12.Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.1.13.Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение.

5.1.14.Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии должностных лиц, нарушении положений административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики:

а) по номерам телефонов:______________

б) на Интернет-сайт и по электронной почте Государственной архивной службы http://www.ingarсhives.ru) в государственных информационных системах (http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru  

Требования, предъявляемые к жалобе в электронном виде, аналогичны требованиям к жалобе  в письменной форме.

5.1.15.Сообщение заявителя должно содержать следующую информацию:

а) фамилию, имя, отчество гражданина (наименование юридического лица), которым подается сообщение, его место жительства или пребывания;

б) наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

в) суть нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

г) сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.

5.1.16. В случае подтверждения в ходе проведения проверок фактов, изложенных в жалобе на действия (бездействия) и решения должностных лиц  Государственной архивной службы принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги руководитель Государственной архивной службы принимает меры по привлечению к ответственности виновных должностных лиц.

5.1.17. По результатам рассмотрения жалобы руководителем Государственной архивной службы принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы.

5.1.18.  Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю в течение 30 дней.

5.1.19. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействие должностных лиц Государственной архивной службы, в судебном порядке.

Блок схема последовательности действий при организация хранения документов, обеспечение поддержания их в нормальном физическом состоянии.

             

             

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к административному регламенту

«Организация хранения документов,

обеспечение поддержания их в

нормальном физическом состоянии»

ДОГОВОР № ____

по приему документов Архивного фонда Республики Ингушетия на государственное хранение

г. Магас                                                                              «___» ________ 20___ г.

Государственная архивная служба Республики Ингушетия, в лице Руководителя ___________________________________, действующего на основании Положения, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», с одной стороны, и ________________ в лице директора __________________________, действующего на основании ____________________, именуемое в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий Договор о нижеследующем:                         

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. По настоящему Договору Заказчик  передает на государственное хранение документы, поименованные в Приложении № 1 (являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора) с одновременной передачей права собственности на них государству, по цене и в сроки, установленные настоящим Договором, а Исполнитель обязуется принять их и обеспечить сохранность в соответствии с действующим законодательством.

1.2. Исполнитель оказывает услуги лично.

1.3. Срок передачи документов:    ____.______.20___г.

2. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА СТОРОН

2.1. Заказчик обязан:

2.1.1. Упорядочить и описать передаваемые документы по установленной форме (Приложение № 2);

2.1.2. Предоставить Исполнителю 3 экземпляра описи дел, передаваемых на государственное хранение, в срок до ___._____.20___ г.;

2.1.3. Передать по Акту приема – передачи (Приложение №3) на хранение Исполнителю документы в соответствии с утвержденной описью в срок до ___._____.20___ г.;

2.1.4. Установить, при наличии нормативных требований, ограничение на доступ к передаваемым документам;

2.1.5. Осуществить за счет собственных средств транспортировку документов Исполнителю;

2.1.6. Оплатить оказанные Исполнителем услуги в порядке и сроки, установленные настоящим Договором.

2.2. Исполнитель обязан:

2.2.1. Оказать Заказчику консультативную помощь при составлении описи документов, передаваемых на государственное хранение;

2.2.2. Представить для утверждения экспертно-проверочной комиссией Госархива Ингушетии опись дел, составленную Заказчиком в 3-х экземплярах, в срок до __._____.20__ г.;

2.2.3. Принять на хранение документы Заказчика в срок до ___._____.20___ г. по Акту приема – передачи;

2.2.4. Предоставить Заказчику услуги в порядке и сроки, предусмотренные настоящим Договором, и надлежащего качества;

2.2.5. Приступить к исполнению своих обязательств, принятых по настоящему Договору после его подписания;

2.2.6. Обеспечить сохранность документов, поступивших от Заказчика, не допуская их порчи или утраты, в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

2.2.7. Предоставить  архивные  документы Заказчика по его просьбе во временное пользование не более чем на три месяца, в соответствии с установленными правилами.

2.3. Заказчик вправе

2.3.1. Приоритетно пользоваться переданными на хранение документами.

2.3.2. Согласовывать с Исполнителем вопросы хранения, использования переданных документов, в частности, их закрытого хранения;

2.3.3. Реализовывать авторские права на переданные документы в соответствии с законодательством.

2.4. Исполнитель вправе

Организовывать использование документов, переданных на хранение в рамках действующего законодательства.

3. ПОРЯДОК СДАЧИ И ПРИЕМКИ УСЛУГИ

3.1. По факту оказания Услуг Исполнитель предоставляет Заказчику на подписание Акт сдачи-приемки оказанных услуг в двух экземплярах.

3.2. В течение 5 (пяти) дней после получения Акта сдачи-приемки оказанных услуг Заказчик обязан подписать его и направить один экземпляр Исполнителю.

3.3. Услуги считаются оказанными с момента подписания Сторонами Акта сдачи-приемки оказанных услуг.

4.СУММА ДОГОВОРА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ.

(при досрочном приеме документов)

4.1. Сумма Договора рассчитана на основании цен, определенных «Прейскурантом  на платные работы и услуги, оказываемые Госархивом Ингушетии» и не превышает экономически обоснованных расходов на ее оказание.

4.2. Сумма настоящего Договора составляет ____________(______) руб. ____ копеек, без НДС.

4.3. Оплата по настоящему Договору производится в течение 15 (пятнадцати) дней после подписания Сторонами Акта сдачи-приемки оказанных услуг.

4.4. Все расчеты по Договору производятся в безналичном порядке путем перечисления денежных средств на указанные Исполнителем банковские реквизиты в Счете на оплату.

4.5.Обязательства Заказчика по оплате считаются исполненными на дату зачисления денежных средств на лицевой счет Исполнителя.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

5.1. Стороны обязуются не передавать своих прав и обязательств, предусмотренных настоящим Договором, третьей стороне без письменного согласия другой Стороны.

5.2. Стороны вправе требовать друг от друга надлежащего исполнения принятых на себя по настоящему договору обязательств.

5.3. За нарушение обязательств по хранению и использованию документов Исполнитель несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5.4. За умышленную утрату и нанесение физического ущерба архивным документам Стороны несут административную, гражданскую, уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение условий настоящего Договора каждая из Сторон несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Сторона освобождается от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по Договору, если это неисполнение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, такими как стихийные бедствия, пожары, военные операции любого характера, решения органов государственной власти и иные обстоятельства, при условии, что сторона, претерпевающая перечисленные обстоятельства, уведомит об этом другую сторону в 5-ти дневный срок.

5.7. Документ, выданный уполномоченным государственным органом, является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия непреодолимой силы.

5.8. В случае наступления обстоятельств непреодолимой силы, сроки исполнения обязательств отодвигаются на время действия данных обстоятельств и устранения их последствий.

6. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ

6.1. Споры и разногласия, которые могут возникнуть при исполнении настоящего Договора, будут по возможности разрешаться путем переговоров между Сторонами.

6.2. В случае невозможности разрешения разногласий путем переговоров они подлежат рассмотрению в Арбитражном суде согласно порядку, установленному законодательством Российской Федерации.

7. ПОРЯДОК ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА

7.1. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору имеют силу только в том случае, если они оформлены в письменном виде и подписаны обеими Сторонами.

7.2. Договор может быть досрочно расторгнут по соглашению Сторон, либо по требованию одной из Сторон в порядке и по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.

7.3. Сторона, решившая расторгнуть настоящий Договор, должна направить письменное уведомление о намерении расторгнуть настоящий Договор другой Стороне не позднее, чем за 10 (десять) дней до предполагаемого дня расторжения настоящего Договора.

8. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

8.1. Настоящий Договор вступает в действие с момента его подписания и действует до ___._____.20___ г.

8.2. В случае изменения у какой-либо из Сторон местонахождения, названия, банковских реквизитов и прочего она обязана в течение 10 (десяти) дней письменно известить об этом другую Сторону, причем в письме необходимо указать, что оно является неотъемлемой частью настоящего Договора.

8.3. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из Сторон.

8.4. Вопросы, не урегулированные настоящим Договором, разрешаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

8.5. Следующие Приложения являются неотъемлемой частью настоящего Договора:

- задание на оказание услуги по досрочному приему документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение (Приложение № 1);

- форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации (Приложение № 2);

- форма акта приема-передачи документов на хранение (Приложение № 3).

9. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН:

Заказчик:

Руководитель

_____________________ (________) 

«____» _________________20___ г.

                   М.п.                                    

Исполнитель:

Директор

_____________________ (________) 

«____» _________________20___ г.

                   М.п.                                    

Приложение № 1

к Договору № ___

от _.____.20__г.

Задание

на оказание услуги по досрочному приему документов Архивного фонда Республики Ингушетия на государственное хранение

Наименование услуги

Единица измерения

Цена

(руб.)

Количество

Сумма

(руб.)

1

2

3

4

5

Досрочный прием документов сроком хранения на 1 год

дело

Досрочный прием документов сроком хранения на 2 года

дело

Досрочный прием документов сроком хранения на 3 года

дело

Досрочный прием документов сроком хранения на 4 года

дело

Досрочный прием документов сроком хранения на 5 лет и больше

дело

Досрочный прием документов (подготовительные работы по приему документов от организации)

орг.

ИТОГО

Х

Х

Х

Заказчик:

Руководитель:

_____________________ (_________)

«____» _________________20__ г.

                   М.п.                                    

Исполнитель:

Директор

_____________________ (_________)

«____» _________________20__ г.               М.п.                                    

Приложение № 2

к Договору № ___

от _.____.20__г.

____________________

(наименование организации)

                                                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                                                                 Наименование должности

Фонд № __________________                                                                                 руководителя организации

ОПИСЬ № ________________                                                           Подпись   Расшифровка подписи

дел постоянного хранения                                                                   Дата

за ____________________ год

№
пп

Индекс
дела

Заголовок дела

Крайние
даты

Количество

листов

Примечания

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ______________ по № _____________, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________

Наименование должности
составителя описи                                                    Подпись                                        Расшифровка подписи

Заведующий архивом
организации                                                                  Подпись                                        Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                                                    УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) ___________                                      Протокол ЭПК ___________________________

            (наименование                                                                      (наименование уполномоченного органа

____________________________                                        _______________________________________

организации)                                                             исполнительной власти субъекта Российской Федерации

____________________________                                         _______________________________________

                                                    в области архивного дела)

от _____________ № ______                                    от ______________ № _____________

Приложение № 3

к Договору № ___

от _.____.20__г.

УТВЕРЖДАЮ                                                                       УТВЕРЖДАЮ

________________________________                                         ________________________________

(наименование должности руководителя                                                          (наименование должности руководителя

________________________________                                        ________________________________

организации-сдатчика)                                                                         организации-приемщика)

Подпись              Расшифровка подписи                                              Подпись              Расшифровка подписи

Дата               Печать                                                        Дата              Печать

           АКТ

___________ № ___________

      (дата)

приема-передачи архивных

документов на хранение

__________________________________________________________________________________

(основание передачи)

__________________________________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

__________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________ сдал,

(название организации-сдатчика)

___________________________________________________________________________ принял

(название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

№
пп

Название,
номер описи

Количество
экземпляров
описи

Количество
ед. хр.

Примечания

1

2

3

4

5

Итого принято _____________________________________ ед. хр.

Передачу произвели:                                                               Прием произвели:

Должность Подпись Расшифровка подписи                        Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата                                                             Дата

Фонду присвоен № ____________________________________

Изменения в учетные документы внесены

Должность                             Подпись                                               Расшифровка подписи

подписи

Дата

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ОРГАНИЗАЦИОННАЯ УПОРЯДОЧЕННОСТЬ И ВОЗМОЖНОСТЬ АДРЕСНОГО ПОИСКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, КОНТРОЛЯ ЗА ИХ НАЛИЧИЕМ И СОСТОЯНИЕМ»

I. Раздел  "Общие положения"

1.1. Наименование государственной услуги

1.1.1. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Республики Ингушетия (далее -государственная функция).

1.1.2. Получателями государственной услуги являются  государственные органы власти, физические и юридических лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с Государственной архивной службой Республики Ингушетия.

1.2. Порядок информирования о государственной услуге.

1.2.1.Административный регламент «Организационная упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием»  по предоставлению  государственной услуги (далее – административный регламент) размещен на официальном сайте Государственной архивной службы (http://www.ingarсhives.ru) в государственных информационных системах (http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru   (далее –  региональный портал)

1.2.2. Государственная архивная служба Республики  Ингушетия  расположена по адресу: г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова,  телефон:__________  факс: __________    , официальный Интернет-сайт: www.ingarсhives.ru

1.2.3.Исполнение государственной функции осуществляет Государственная архивная служба Республики Ингушетии.

Технологическое обеспечение государственной функции осуществляется:

- отделом обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов в части, касающейся ведения государственного учета документов Архивного фонда Республики Ингушетия находящихся на постоянном хранении;

-отделом комплектования ведомственных архивов и делопроизводства в части касающейся ведения государственного учета  архивного фонда, находящегося на временном хранении в органах и организациях –источниках комплектования Государственной архивной службы Республики Ингушетия.

Почтовый адрес: г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова, телефон: _____________факс: ______________официальный Интернет-сайт: www.ingarсhives.ru

1.2.4. Информация о порядке предоставления государственной услуги  предоставляется:

-посредством личного обращения;

-по письменным обращениям;

-по электронной почте;

-по телефону.

1.2.5. График  работы Государственной архивной службы:

Понедельник-пятница: 9.00-18.00

Перерыв с 13.00 до 14.00

выходные дни -  суббота, воскресенье.

1.2.6.Консультации по процедуре предоставления государственной услуги могут предоставляться:

-на личном приеме;

-по письменным обращениям;

-по телефону;

-по факсу;

-по электронной почте;

1.2.7. При осуществлении консультирования на личном приеме консультант обязан:

- представиться, указав фамилию, имя и отчество;

- дать ответы на заданные посетителем вопросы. В случае если подготовка ответа на заданные вопросы требует продолжительного времени (более 15 минут), консультант может предложить заявителю обратиться письменно, либо назначить для получения консультации другое удобное для посетителя время;

- в конце разговора консультант должен кратко подвести итоги разговора.

1.2.8.Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию Государственной архивной службы, консультант информирует посетителя о невозможности предоставления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы, на поставленные вопросы.

2.9.Время ожидания личного приема в очереди должно составлять не более  15 минут. При этом должен быть обеспечен прием всех обратившихся лиц не позднее, чем за 30 минут до окончания рабочего дня.

1.2.10. При обращении по телефону консультант:

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, наименование органа исполнительной власти;

- предлагает собеседнику представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос, предлагает собеседнику перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку подготавливает ответ по вышеуказанным вопросам, в случае необходимости с привлечением других специалистов.

1.2.11.В случае если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме или по телефону, специалист отдела, предоставляющего государственную услугу, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

1.2.12. Письменный запрос на получение консультации может быть направлен:

- по почте;

- по электронной почте;

- передан по факсу;

-доставлен в Государственную архивную службу.

1.2.13. При консультировании по письменным запросам ответ направляется в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней с момента поступления письменного запроса.

1.2.14.Копия письменного ответа по просьбе заявителя передается ему факсом.

1.2.15.Ответ на письменный запрос подписывается руководителем (заместителем руководителя) Государственной архивной службы.

1.2.16.В ответе указываются фамилия, инициалы и должность непосредственного исполнителя документа, а также номер телефона для справок.

1.2.17.При консультировании по электронной почте ответ на обращение направляется на электронный адрес заявителя не позднее следующего рабочего дня после поступления обращения. В ответе указывается фамилия, инициалы и должность специалиста подготовившего ответ, а также номер телефона для справок.

1.2.18. В случае, когда письменный запрос содержит вопросы, которые не входят в компетенцию Государственной архивной службы, либо для которых предусмотрен иной порядок предоставления информации, консультант:

- направляет обратившемуся с запросом лицу, письмо о невозможности предоставления сведений;

- разъясняет право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы, на поставленные вопросы.

1.2.19. Размещение информации о предоставлении государственной услуги в сети  Интернет производится на официальном интернет-сайте Государственной архивной службы Республики Ингушетия (www.ingarсhives.ru)  и содержит следующую информацию:

- текст  Стандарта государственной услуги с приложениями;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

- блок-схемы и краткое описание порядка предоставления государственной услуги;

- перечень документов, необходимых для получения государственной услуги и требования к ним;

- режим приёма граждан учреждениями, предоставляющими государственную услугу;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

- порядок получения консультаций;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих государственную услугу;

1.3. Размещение информации в местах предоставления услуги

1. 3.1.Места предоставления государственной услуги оборудуются информационными стендами.

1.3.2. На информационных стендах размещается информация, предусмотренная в п.1.13. и раздаточные материалы, содержащие перечень требуемых документов, режим приёма заявителей, почтовый адрес и номер контактного телефона учреждения, предоставляющего услугу (номер кабинета, в котором осуществляется прием заявителей).

1.3.3.В случае, если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме или по телефону, специалист органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

II. Раздел «Стандарт предоставления государственной услуги».

2.1.Стандарт предоставления государственной услуги

2.1.1.Государственная услуга «Организационная упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов,  контроля за их наличием и состоянием»  предоставляется государственным органам власти, учреждениям и организациям, физическим и юридическим лицам.

2.1.2. Результатом предоставления государственной услуги «Организационная упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов,  контроля за их наличием и состоянием» является:

-определение количества и состава документов Архивного фонда Республики Ингушетия в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

2.2.Правовые основы оказания государственной услуги

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. № 43);

Закон Республики Ингушетия «Об Архивном Фонде и Архивах Республики Ингушетия» от 25.06.2001г. №11-РЗ;

Постановление Правительства Республики Ингушетия «Об утверждении Положения о Государственной архивной службе Республики Ингушетия» от 10.06.2008г. №143;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, зарегистрированные Минюстом РФ 06.03.2007 (рег. № 9059). М., 2007.

III. Административные процедуры

3.1.Описание последовательности действий.

3.1.1Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- Прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение в Отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов и отдел комплектования ведомственных архивов и делопроизводства;

-Анализ документов  государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в   отделе  обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов;

- Анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в Отделе комплектования ведомственных архивов и делопроизводства;

3.2.Прием и регистрация документов государственного учета , учетных баз данных и передача их на исполнение специалистам  Государственной архивной службы

3.2.1. Прием и регистрация документов государственного учета осуществляет специалист 2 разряда, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

3.2.2. После регистрации документы государственного учета и учетные базы данных поступают на исполнение специалистам Государственной архивной службы.

3.3.Анализ документов государственного учета о составление Сводных документов государственного учета в Государственной архивной службе Республики Ингушетия.

3.3.1. Начальник отдела  обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов передает поступившие документы исполнителю, ответственному за проведение анализа документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета.

3.3.2. Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов осуществляет внутреннюю регистрацию документов государственного учета, проверяет их комплектность, правильность оформления.

3.3.3.  При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета ответственный исполнитель отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов информирует об этом  представителя органа представившего документ государственного учета с целью устранения выявленных недостатков.

3.3.4. Орган или организация  должны устранить выявленные недостатки и представить исправленный документ государственного учета не позднее 10 дней с момента получения информации от начальника отдела по обеспечению сохранности и государственного учета архивных документов.

3.3.5.Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов  проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.

3.3.6. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета ответственный исполнитель отдела  обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов действует в соответствии с пунктом 3.3.3. настоящего Регламента.

3.3.7. После проведенного анализа ответственный исполнитель отдела  обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов составляет Сводные  документы государственного учета.

3.3.8. Начальник отдела по обеспечению сохранности и государственного учета архивных документов представляет Сводные документы государственного учета  руководителю Государственной архивной службы РИ для подписания.

3.3.9. Сводные документы государственного учета, подписанные руководителем и Сводная учетная база данных направляются в Росархив, ответственный за государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, до 15 февраля года, следующего за отчетным.

3.4.Анализ  показателей учетных баз данных и обновление Сводной учетной базы данных в отделе обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов

3.4.1. Начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов передает поступившие  учетные базы данных исполнителю, ответственному за проведение анализа учетных баз данных, обновление Сводной учетной базы данных (далее- ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности)

3.4.2. Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности осуществляет внутреннюю регистрацию учетных баз данных, проверяет их структуру, правильность заполнения.

3.4.3. При выявлении в ходе проверки нарушения структуры, неправильного заполнения полей баз данных Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего учетную базу данных с целью устранения выявленных недостатков.

3.4.4.Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в исправленную учетную базу данных не позднее 10 дней с момента получения информации от Ответственного  исполнителя Отдела обеспечения сохранности.

3.4.5. Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности проводит анализ полноты и сбалансированности показателей учетной базы данных с верной структурой и правильно заполненной.

3.4.6. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях учетной базы данных Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности действует в соответствии с п.3.4.3 настоящего Регламента.

3.4.7.После проведенного анализа учетной базы данных Ответственный исполнитель Отдела обеспечения сохранности вносит ее информационный массив в Сводную учетную базу данных.

3.5.Анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в Отделе комплектования ведомственных архивов и делопроизводства.

3.5.1.Начальник отдела комплектования ведомственных архивов и делопроизводства Государственной архивной службы Республики Ингушетия передает поступившие документы исполнителю, ответственному за проведение анализа документов государственного учета, подготовку Сводных документов государственного учета ( далее- Ответственный исполнитель Отдела комплектования).

3.5.2.Ответственный исполнитель Отдела комплектования  осуществляет внутреннюю регистрацию поступающих документов государственного учета, проверяет их комплектность, правильность оформления.

3.5.3. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета Ответственный исполнитель Отдела комплектования информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

3.5.4.Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить исправленный документ государственного учета не позднее 10 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя Отдела комплектования  с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес Государственной архивной службы Республики Ингушетия.

3.5.5. Ответственный исполнитель Отдела комплектования проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.

3.5.6.При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета Ответственный исполнитель Отдела комплектования действует в соответствии с пунктом 3.5.3 настоящего Регламента.

3.5.7.После проведенного анализа Ответственный исполнитель Отдела комплектования составляет Сводные документы государственного учета.

3.5.8.Сводные документы государственного учета визируются Ответственным  исполнителем Отдела комплектования и представляются начальнику отдела для визирования.

3.5.9.Начальник отдела комплектования представляет завизированные сводные документы государственного учета руководителю государственной архивной службы Республики Ингушетия.

3.6.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

3.6.1.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определяются Регламентом Государственной архивной службы Республики Ингушетия.

3.6.2.Текущий  контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции и принятием решений, осуществляют начальники отделов  структурных подразделений Государственной архивной службы Республики Ингушетия.

3.7.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции на основании административного регламента

3.7.1.Физичесике и юридические лица (далее -Заявители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании  настоящего Регламента (далее- жалоба), устно или письменно в отделы государственной архивной службы РИ или непосредственно к Руководителю Государственной архивной службы Республики Ингушетия. В письменной жалобе указывается:

-полное наименование организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя организации);

-почтовый адрес;

-предмет жалобы;

-подпись и дата.

3.7.2.Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

3.7.3. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения  государственной функции  нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

3.7.4. Жалоба  считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу поставленных вопросов.

3.7.5.Если заявитель  не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Правительство Республики Ингушетия по адресу:  386001,              г.Магас, проспект Зязикова,12, Дом Правительства.

3.8.Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Заявитель  представляет в Государственную архивную службу Республики Ингушетия пакет документов в следующем составе:

- заявление (обращение) на имя руководителя Государственной архивной службы. 

-  акт приема-передачи документов на хранение;

-акт приема на хранение документов личного происхождения.

Требовать от заявителя документы, не предусмотренные настоящим подпунктом не допускается.

Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги можно получить  лично, по телефону, на официальном сайте Государственной архивной службы (http://www.ingarkhives.ru) в государственных информационных системах (http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru 

В случае направления документов по почте заказным письмом (бандеролью с описью вложенных документов и уведомлением о вручении)  копии документов должны быть заверены в соответствии с требованиями законодательства.

В случае направления документов в электронном виде через региональный портал заявление и необходимые сведения, должны быть заполнены в электронном виде, согласно представленным на региональном портале  http://gosuslugi. либо федеральном портале  http://www.gosuslugi.ru по электронным формам;

- документы должны быть отсканированы в формате Portable Document Format (PDF), сформированы в архив данных в формате - «zip» либо «rar» и заверены электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП).

Факт подтверждения направления документов по почте лежит на заявителе. В случае подачи документов в электронном виде, ответственный за предоставление государственной услуги, подтверждает факт их получения ответным сообщением в электронном виде с указанием даты и регистрационного номера.

Датой обращения и предоставления документов является день поступления и регистрации документов ответственным за предоставление государственной услуги.

Прием заявителей для подачи документов осуществляется в соответствии с графиком работы указанным в п. 2.5.

Для подачи заявителем документов в электронном виде через региональный и федеральный порталы применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем электронных форм документов на портале.

2.9 Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

2.9.1.Основанием для отказа от исполнения государственной функции является:

- предельная загруженность архивохранилищ государственного архива;

- чрезвычайные ситуации, при которых невозможно выполнение архивом  функции в соответствии с требованиями нормативных правовых актов и создается угроза сохранности архивных документов.

2.9.2.Отказ в осуществлении государственной функции по иным основаниям не допускается.

2.9.3.Отказ в предоставлении государственной услуги может быть обжалован в судебном порядке в течение  30 дней с момента получения письменного документа об отказе в предоставлении услуги.             

2.10.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

2.10.1. Основа предоставления государственной услуги:

- безвозмездная;

-частично платная.

2.10.2. Учет  документов постоянного, временного сроков хранения учреждений, организаций, а также юридических и физических, принятых ранее истечения срока их хранения,  осуществляется в соответствии с прейскурантом цен на платные услуги.

2.11. Сроки регистрации обращений об исполнении государственной функции

Регистрация обращений  осуществляется в однодневный срок.

2.12. Требования к зданиям и помещениям Государственной архивной службы, исполняющих государственную  функцию

Государственная архивная  служба Республики Ингушетия размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании, удаленного от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, установленного для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.

Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

В архиве должны быть оборудованы и  оснащены специальными средствами и материалами следующие помещения:

- архивохранилища;

- рабочие помещения работников архива;

- помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

- помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

- помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

- помещения для копирования архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования и т.п.);

- помещения для хранения учетных документов.

Список лиц имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый  по мере необходимости, должен находится на посту охраны. Все другие работники допускаются в архивохранилище только в сопровождении главного хранителя или лица его заменяющего.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги по ведению государственного учета документов Архивного фонда РИ.

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ»

I. Раздел  "Общие положения"

Наименование государственной услуги

1.1. Основные понятия

1.1.1. Запросы социально-правового характера – запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

1.1.2.Запросы генеалогического, геральдического и исторического характера - запросы связанные с предоставлением архивной справки, архивной выписки, архивной копии, радио(теле)-передача, конференция, выставка, лекция, экскурсия или официальный ответ об отсутствии запрашиваемых сведений  в документах архивных фондов Государственной архивной службы Республики  Ингушетии.

1.1.3.К запросам социально-правового характера, исполняемым Государственной архивной службой Республики Ингушетия, относятся запросы:

- о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы;

- об избрании на выборные должности;

- о присвоении почётных званий;

- о награждении государственными и другими наградами;

- о состоянии здоровья, нахождении на излечении;

- о получении образования;

1.1.4.К  запросам генеалогического, геральдического и исторического характера, исполняемым Государственной архивной службой  Республики Ингушетия, относятся запросы:

- исполнение тематических запросов по определенной проблеме, теме, о событиях или факте;

- исполнение биографических и генеалогических запросов;

- тематическое выявление документов (печатных изданий);

- копирование документов на различных видах носителей;

- подготовка и проведение информационных мероприятий.

1.1.5. Архивная справка – официальный документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

1.1.6. Архивная выписка – официальный документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

1.1.7. Государственная архивная служба Республики Ингушетия –  исполнительный орган  государственной власти, реализующий государственную политику в области архивного дела и осуществляющий контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Республики Ингушетия.

1.2. Описание заявителей

1.2.1.Государственная архивная служба Республики Ингушетия организует исполнение запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, работавших и/или проживавших на территории Республики Ингушетия в период, о котором запрашивается информация, а так же   юридических лиц на территории Республики Ингушетия.

1.2.2.Получателями государственной услуги являются российские и иностранные граждане, лица без гражданства, юридические лица при наличии архивных документов, содержащих информацию, необходимую для исполнения запросов.

1.3 Порядок информирования о государственной услуге.

1.3.1 Административный регламент «Исполнение запросов»  по предоставлению  государственной услуги (далее – административный регламент) размещен на официальном сайте Государственной архивной службы Республики Ингушетия (http://www.ingarсhives.ru) в государственных информационных системах (http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru   (далее –  региональный портал)

1.3.2. Государственная архивная служба Республики  Ингушетия  расположена по адресу: г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова,  телефон:__________  факс: __________    , официальный Интернет-сайт: www.ingarсhives.ru

1.3.3. Структурным подразделением, уполномоченным на предоставление услуги являются Отдел обеспечения  сохранности и государственного учета архивных документов  (запросы социально-правового характера) и Отдел научных исследований (запросы генеалогического, геральдического и исторического характера) . Почтовый адрес: г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова, телефон: _____________факс: ______________официальный Интернет-сайт: www.ingarсhives.ru

1.4. Информация о порядке предоставления государственной услуги

  1.4.1.Административная услуга «Исполнение запросов» предоставляется непосредственно в помещении Государственной архивной службы Республики Ингушетия, а также с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, вычислительной и электронной техники, посредством размещения на Интернет-ресурсах Госархива Ингушетии, публикации в СМИ.

1.4.2. График приема посетителей:

вторник -  с 9ч.00м. до 17ч.30 м.  (перерыв с 13ч.00м до 14ч.00м).

четверг.-    с 9ч.00м. до 17ч.30 м.  (перерыв с 13ч.00м до 14ч.00м).

выходные дни -  суббота, воскресенье

1.5.Консультации по процедуре предоставления государственной услуги

1.5.1.Консультации по процедуре предоставления государственной услуги могут предоставляться:

- при личном обращении,

- при письменном обращении,

- по телефону,

-по электронной почте,

- в сети Интернет,

- на информационных стендах в местах предоставления услуги.

1.6. Информирование при личном обращении и по телефону

1.6.1 Консультации по вопросам получения государственной услуги предоставляются специалистами, оказывающими государственную услугу по следующим вопросам:

- перечень документов, необходимых для получения государственной услуги;

- заполнение заявления;

- время приёма заявителей;

- сроки исполнения запроса;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги.

1.6.2.Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании учреждения, в которое позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Разговор не должен превышать 10 минут.

1.6.3. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, гражданину должен быть сообщён телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

1.6.4. Личный приём граждан осуществляется по рабочим дням в порядке очереди.

1.7. Информирование о предоставлении услуги

1.7.1. Информирование о предоставлении услуги по письменным обращениям и электронной почте содержит перечень вопросов, указанных в пункте 1.6.1.

1.7.2.Ответ направляется заявителю в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.

1.8. Размещение информации

1.8.1.Размещение информации о предоставлении государственной услуги в сети Интернет производится на официальном интернет-сайте Государственной архивной службы республики Ингушетия (www.ingarсhives.ru)  и содержит следующую информацию:

- текст  Стандарта государственной услуги с приложениями;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

- блок-схемы и краткое описание порядка предоставления государственной услуги;

- перечень документов, необходимых для получения государственной услуги и требования к ним;

- образцы оформления документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- бланки (формы) заявлений;

- режим приёма граждан учреждениями, предоставляющими государственную услугу;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

- порядок получения консультаций;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих государственную услугу;

1.9. Размещение информации в местах предоставления услуги

1.9.1. Места предоставления государственной услуги оборудуются информационными стендами.

1.9.2. На информационных стендах размещается информация, предусмотренная в п.1.8. и раздаточные материалы, содержащие перечень требуемых документов, режим приёма заявителей, почтовый адрес и номер контактного телефона учреждения, предоставляющего услугу (номер кабинета, в котором осуществляется прием заявителей).

1.9.3.В случае, если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме или по телефону, специалист органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

II. Раздел «Стандарт предоставления государственной услуги».

2.1. Стандарт предоставления государственной услуги

Государственная услуга " Исполнение запросов" предоставляется Государственной архивной службой Республики Ингушетия.

2.2.Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги "Исполнение запросов" является:

- получение гражданами архивной справки, архивной выписки, оформленной по установленной форме и содержащей запрашиваемую информацию.

2.3.Сроки предоставления государственной услуги.

2.3.1.Письменные запросы граждан, поступившие в Государственную архивную службу республики Ингушетия, рассматриваются в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса.

2.3.2. Срок исполнения запроса социально-правового характера не должен превышать 15 календарных дней со дня регистрации запроса. В исключительных случаях, с разрешения Руководителя  срок может быть продлен не более чем на 30 календарных дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

2.3.3По запросу, не относящемуся к составу документов, хранящихся в архиве, предоставляющем государственную услугу, в течение 3 рабочих дней со дня его регистрации заявитель информируется об отсутствии в архиве запрашиваемой информации (отрицательный ответ). При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов.

2.4.Информация о платности государственной услуги

2.4.1. Запросы социально-правового характера (выдача архивных справок, архивных выписок) исполняются безвозмездно.

2.4.2. Исполнение запросов о трудовом стаже и зарплате свыше 60 месяцев подряд, повторная выдача архивной справки в случае ее утраты или повреждения по вине гражданина, срочное исполнение запросов (в течение 1-5 рабочих дней со дня обращения по просьбе и с согласия гражданина) осуществляются на платной основе.

2.4.3.Размер оплаты определяется в соответствии с утвержденным прейскурантом цен на  работы и услуги, выполняемые Государственной архивной службой , на платной основе.

2.5.Исполнение запросов

2.5.1. Исполнение запросов  осуществляется в течение 30 дней со дня  получения Государственной архивной службой  полного пакета документов.

2.5.2.Общий срок  30 дней складывается из следующих сроков:

- прием, регистрация заявления и документов и их рассмотрение – 3 дня;

- проведение анализа представленных документов – 3 дня;

- проведение необходимых процедур  –20 дней;

- предоставление конечного результата услуги– 3 дня.

2.5.3.Срок приостановления предоставления государственной услуги в случае, если возможность приостановления предусмотрена законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными правовыми актами законодательством Республики Ингушетия, сроки выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги.

2.6.Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги по исполнению запросов российских и иностранных граждан осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. № 43 );

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., № 19);

Федеральным законом от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997 г., № 47 в редакции Федерального закона от 25.10.2001 № 138-ФЗ //Собрание законодательства Российской Федерации, 2001 г., № 44);

Законом Республики Ингушетия «Об Архивном Фонде и Архивах Республики Ингушетия» от 25.06.2001г. №11-РЗ

Постановлением Правительства Республики Ингушетия «Об утверждении Положения о Государственной архивной службе Республики Ингушетия» от 10.06.2008г. №143;

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, номер № 9059);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25.07.2006 № 375/584/352 «Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел». (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15.09.2006, номер № 8296);

Перечнем информационных услуг, предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги, утвержденным приказом Росархива от 28.04.2001 № 33.

2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

2.7.1. Заявители, обращающиеся в адрес Государственной архивной службы для получения государственной услуги, предъявляют:

- письменный запрос (приложение№1)

- копию трудовой книжки (при наличии) для подтверждения трудового стажа;

- копию документа о награждении (при наличии) для подтверждения факта награждения;

-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (при личном обращении заявителя);

-доверенность или другие документы, подтверждающие полномочия заявителя (при получении сведений о третьих лицах);

- граждане иностранных государств (за исключением граждан СНГ) – анкету по форме, утвержденной Федеральным архивным агентством и копию трудовой книжки.

2.7.2 Требования к документам, представляемым заявителями.

В запросе (заявлении) указывается следующая информация:

- фамилия, имя, отчество заявителя на момент подачи заявления;

- адрес проживания (для направления ответа);

- запрашиваемая информация (сведения о стаже работы, заработной плате и пр.);

- фамилия, имя и отчество заявителя на период, о котором запрашиваются сведения (если ФИО изменялись);

- наименование организации, в которой заявитель работал, учился,  был представлен к награждению, избран на выборные должности, находился на излечении и т.д.;

- территория (район, город, поселок и т.д.), на которой организация функционирует (функционировала);

- хронологические рамки запрашиваемой информации;

- дата, подпись.

2.7.3. Запросы, направленные по электронной почте, помимо сведений, указанных в пункте  2.7.2. должны содержать следующую информацию:

- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

- электронный адрес заявителя;

- дату отправления письма;

- цифровые (электронные) копии документов, перечисленных в пункте 2.7.2.

2.7.4.Требовать от заявителя документы, не предусмотренные настоящим подпунктом, не допускается.

2.7.5.Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги можно получить по телефону, на официальном сайте (http://www.ingarсhives.ru),  региональном портале (http://www.gosuslugi.) на федеральном портале http://www.gosuslugi.ru.

2.7.6.В случае направления документов по почте заказным письмом (бандеролью с описью вложенных документов и уведомлением о вручении)  копии документов должны быть заверены в соответствии с требованиями законодательства.

2.7.7.В случае направления документов в электронном виде через региональный портал http://gosuslugi.astrobl.ru либо федеральный портал  http://www.gosuslugi.ru:

- заявление и необходимые сведения, должны быть заполнены в электронном виде, согласно представленным на региональном портале  http://gosuslugi. либо федеральном портале  http://www.gosuslugi.ru по электронным формам;

- документы, указанные в 1 абзаце  п. 2.6  административного регламента, должны быть отсканированы в формате Portable Document Format (PDF), сформированы в архив данных в формате - «zip» либо «rar» и заверены электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП).

2.7.8.Факт подтверждения направления документов по почте лежит на заявителе. В случае подачи документов в электронном виде, ответственный за предоставление государственной услуги, подтверждает факт их получения ответным сообщением в электронном виде с указанием даты и регистрационного номера.

2.7.9.Датой обращения и предоставления документов является день поступления и регистрации документов.

2.7.10.Прием заявителей для подачи документов осуществляется в соответствии с графиком работы, указанным в  приложении №2  к административному регламенту.

2.7.11.Для подачи заявителем документов в электронном виде через региональный и федеральный порталы применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем электронных форм документов на портале.

2.8.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

2.8.1.Отказ в принятии документов должен быть мотивирован.

2.8.2. При неправильном оформлении документов получателю должны в письменном виде даваться исчерпывающие разъяснения о порядке устранения недостатков.

2.8.3.После устранения недостатков повторный отказ по основаниям неправильного оформления документов не допускается, за исключением случаев, когда недостатки содержатся в документах, которые при предыдущем обращении не были представлены.

2.8.4. При принятии документов получателю государственной услуги должен быть выдан документ, в котором указывается дата и время принятия документов, а также указывается на соответствие документов тем предъявляемым требованиям, соблюдение которых может быть проверено в момент получения документа.

2.8.5. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.8.6. Отказ в предоставлении государственной услуги может быть обжалован в судебном порядке в течение 30 дней с момента получения письменного документа об отказе в предоставлении услуги.

2.9.Порядок получения государственной услуги

Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Государственной архивной службы Республики Ингушетия.

2.10. Действия получателя государственной услуги

2.10.1. Заявителю (получателю) для получения архивной справки, архивной выписки необходимо обратиться в Государственную архивную службу.

2.10.2.Заявление-запрос подаётся при личном посещении Государственной архивной службы или отправляется по почте, в том числе по электронной почте.

2.10.3.При обращении в Государственную архивную службу  заявитель (получатель) заполняет письменное заявление-запрос , в котором указывает информацию, перечисленную в пункте 2.7. и прилагает копии документов, указанные в пункте 2.7.1.

2.10.4.При обращении по почте, в том числе по электронной, заявитель (получатель) направляет письменное заявление-запрос, в котором указывает информацию и прилагает копии документов, перечисленных в пункте 2.6.2

2.10.5. Граждане иностранных государств (за исключением граждан стран СНГ) для получения архивных справок обращаются в Федеральное архивное агентство с заявлением произвольной формы.

2.10.6.Порядок и перечень документов, необходимых для получения архивной справки, определяется Федеральным архивным агентством.

2.11. Действия органа, предоставляющего государственную услугу

2.11.1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие процедуры:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- исполнение запросов;

- подготовка и направление ответов заявителям.

2.11.1.1. Регистрация запросов

Поступившие письменные запросы (заявления) регистрируются и передаются делопроизводственной службой  в профильное структурное подразделение в течение 1 рабочего дня со дня поступления в установленном порядке.

2.11.1.2.Обращения, в том числе за получением консультации, регистрируется на бумажном носителе с указанием даты и темы запроса, а также фамилии сотрудника, производившего прием.

2.11.1.3.При принятии от получателя государственной услуги запроса и документов ему выдается расписка с указанием принятых документов. В расписке также указываются тема запроса и фамилия сотрудника, принявшего документы.

2.11.1.4. Запросы, поступившие по электронной почте, распечатываются, и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном для письменных запросов порядке.

2.11.2. Анализ тематики поступивших запросов

2.11.2.1. Работники профильного структурного подразделения, предоставляющего государственную услугу, осуществляют анализ тематики поступивших запросов, при этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

2.11.2.2.По запросам, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам в течение 3 рабочих дней со дня регистрации запроса направляется письмо с перечнем сведений, необходимых для исполнения запроса.

2.11.2.3. По запросу, не относящемуся к составу документов, хранящихся в архиве, предоставляющем государственную услугу, в течение 3 рабочих дней со дня его регистрации заявитель информируется об отсутствии в архиве запрашиваемой информации (отрицательный ответ).

2.11.2.4.При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов, расположенных за пределами Республики Ингушетия

2.11.3. Исполнение запросов

2.11.3.1. Руководитель профильного структурного подразделения, предоставляющего государственную услугу, поручает исполнение запроса работнику отдела, в должностные обязанности которого входит данная функция.

2.11.3.2. Работник отдела (исполнитель) осуществляет поиск запрашиваемой информации по научно-справочному аппарату и документам архива.

2.11.3.3. На основе выявленной информации работник отдела (исполнитель) оформляет архивную справку, архивную выписку в соответствии с требованиями п. 3.4.

2.11.3.4. При исполнении повторного запроса или составлении по просьбе заявителя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в справку, тем которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

2.11.4. Оформление архивных справок, архивных выписок

2.11.4.1. Архивная справка и архивная выписка оформляются на бланке архива с обозначением названия информационного документа «Архивная справка» или «Архивная выписка».

2.11.4.2. В архивной справке сведения (данные) воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

2.11.4.3. Сведения о работе, учебе в нескольких организациях включаются в одну архивную справку.

2.11.4.4. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии,  обобщения, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

2.11.4.5. В разделе «основание» архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов дел архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки.

2.11.4.6. Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководителем Государственной архивной службы, исполнителем и заверяется гербовой печатью.

2.11.4.7.Архивная справка, предназначенная для направления за пределы территории Российской Федерации (в страны СНГ) подписывается руководителем Государственной архивной службы и заверяется гербовой печатью.

2.11.4.8.Архивная справка, предназначенная для направления за пределы территории Российской Федерации (в страны Европейского союза, Балтии и др.) оформляется без использования бланка Государственной архивной службы, подписывается руководителем Государственной архивной службы и  заверяется гербовой печатью.

2.11.4.9. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

2.11.4.10.Архивная выписка заверяется аналогично архивной справке.

2.11.4.11. Отрицательный ответ оформляется на бланке Государственной архивной службы и подписывается руководителем Государственной архивной службы, при необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.

2.12. Подготовка и направление ответов заявителям

2.12.1. Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах поиска запрашиваемой информации.

2.12.2. С подготовленной архивной справки, архивной выписки снимется копия, которая остается в делопроизводстве профильного структурного подразделения учреждения, предоставляющего государственную услугу.

2.12.3. Подлинник архивной справки, архивной выписки передается получателю государственной услуги.

2.12.4.Ответ на запрос (архивная справка, архивная выписка) направляется архивным учреждением по почте простым письмом или передается при личном обращении по выбору заявителя.

2.12.5.Получатель имеет право доверить получение архивной справки (архивной выписки), содержащей персональные данные, третьему лицу. В данном случае представитель получателя должен иметь доверенность на право получения архивной справки (архивной выписки).

2.13.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

2.13.1. Запросы социально-правового характера (выдача архивных справок, архивных выписок) исполняются безвозмездно.

2.13.2.Исполнение запросов о трудовом стаже и зарплате свыше 60 месяцев подряд, повторная выдача архивной справки в случае ее утраты или повреждения по вине гражданина, срочное исполнение запросов (в течение 1-5 рабочих дней со дня обращения по просьбе и с согласия гражданина) осуществляются на платной основе.

2.13.3.Размер оплаты определяется в соответствии с утвержденным прейскурантом цен на  работы и услуги, выполняемые Государственной архивной службой на платной основе.

2.13.4. Порядок уплаты за услуги, указанные в п.2.12, устанавливается Приказом руководителя.

2.13.5.Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов составляет  10 минут; максимальная продолжительность приема у должностного лица, осуществляющего прием документов, составляет  30 минут.

2.13.6.  Максимальное время ожидания в очереди при получении документов составляет  15 минут; максимальная продолжительность приема у должностного лица, осуществляющего выдачу документов, составляет 30 минут.

2.14.Требования к помещениям.

2.14.1.Требования к графику приёма посетителей

2.14.1.1.Приём получателей государственной услуги проводится по рабочим дням, согласно графику приёма, утверждённому руководителем Государственной архивной службы (приложение 2).

2.14.1.2.График приёма граждан размещается у входа в архивное учреждение и размещается на сайте Государственной архивной службы.

2.15. Требования к срокам ожидания при получении государственной услуги

2.15.1.Время ожидания посетителем приёма должностным лицом не должно превышать 15 минут при отсутствии сидячих мест для ожидающих лиц и 30 минут при наличии сидячих мест для ожидающих лиц.

2.16.Требование к зданию, в котором предоставляется государственная услуга

2.16.1Доступ в здание должен быть оборудован с учетом потребностей лиц с ограниченными возможностями.

2.16.2.Вход в здание архива должен быть оборудован удобной лестницей с поручнями.

2.16.3.Здание архивного учреждения, оборудуется информационной табличкой (вывеской) со следующей информацией:

наименование архивного учреждения, предоставляющего государственную услугу;

местонахождение и юридический адрес;

режим работы;

телефонные номера и адреса электронной почты справочной службы.

2.16.4.Информационные таблички должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.

2.16.5.Вход в здание должен быть оборудован осветительными приборами.

2.17. Требования к местам предоставления государственной услуги

2.17.1.Места предоставления государственной услуги оборудуются противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой охраны, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.17.2.Места приёма посетителей должны быть оборудованы информационными табличками с указанием номера кабинета, названия подразделения, фамилии, имени и должности специалиста, осуществляющего приём посетителей.

2.18. Требования к местам ожидания приёма

2.18.1.Места ожидания в очереди на подачу заявлений и получение архивных справок оборудуются стульями, секциями кресел. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но недолжно быть менее трёх.

2.18.2.Места ожидания оборудуются информационными стендами, стульями и столами для возможности оформления документов.

2.18.3.Получателю государственной услуги должна быть предоставлена возможность написания заявлений, просьб, жалоб (ручка, бумага и образцы документов).

2.18.4.В местах ожидания на видном месте размещаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и работников архива.

2.18.5.Получателю государственной услуги предоставляется возможность копирования необходимых для оказания государственной услуги документов по ценам, не превышающим рыночную цену услуг по копированию.

2.18.6.Доступ в здание должен быть оборудован с учетом потребностей лиц с ограниченными возможностями.

2.18.7. Вход в здание архива должен быть оборудован удобной лестницей с поручнями.

2.18.8. Здание архивного учреждения, оборудуется информационной табличкой (вывеской) со следующей информацией:

наименование архивного учреждения, предоставляющего государственную услугу;

местонахождение и юридический адрес;

режим работы;

телефонные номера и адреса электронной почты справочной службы.

2.18.9. Информационные таблички должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.

2.18.10. Вход в здание должен быть оборудован осветительными приборами.

2.19. Соответствие исполнения административного регламента требованиям к качеству и доступности предоставления государственной услуги

2.19.1.Соответствие исполнения административного регламента требованиям к качеству и доступности предоставления государственной услуги осуществляется на основе анализа практики применения административного регламента.

2.19.2.Анализ практики применения административного регламента проводится сотрудниками  Государственной архивной службы   один раз в год.

2.19.3.Результаты анализа практики применения административного регламента размещаются в сети Интернет на официальном сайте службы http://www.gosuslugi.ru., а также используются для принятия решения о необходимости внесения соответствующих изменений в административный регламент в целях оптимизации административных процедур, уменьшения сроков исполнения административных процедур и административных действий.

III. Раздел «Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме».

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

3.1.1.Предоставление государственной услуги «Исполнение запросов»  включает в себя следующие административные процедуры:

-регистрация запросов;

-анализ тематики поступивших запросов;

-исполнение запросов;

-подготовка и направление ответов заявителям

3.1.1.1. Прием, регистрация заявления и документов являются  основанием для начала данного административного действия.

3.1.1.2.Ответственным за исполнение данного административного действия является  специалист 2 разряда (делопроизводитель) .

3.1.1.3.При личном обращении специалист 2 разряда (делопроизводитель) удостоверяет личность заявителя, принимает и регистрирует заявление в журнале регистрации и ставит отметку в заявлении о принятии.

3.1.1.4.При поступлении заявления и документов в электронном виде, специалист 2 разряда (администратор)  распечатывает поступившие заявление и документы, фиксирует факт их получения в журнале регистрации и направляет заявителю подтверждение об их получении.

3.1.1.5.При поступлении заявления по почте заказным письмом с уведомлением о вручении, специалист 2 разряда (делопроизводитель)   вскрывает конверт и регистрирует заявление в журнале регистрации входящей корреспонденции.

3.1.1.6.Зарегестрированные письменные запросы (заявления)  специалистом 2 разряда (делопроизводитель) передаются в тот же день  на доклад руководителю.

3.1.1.7. После определения исполнителя, заявление передается в течение дня  в профильное структурное подразделение  на исполнение.

3.1.1.8.Обращения, в том числе за получением консультации, регистрируется на бумажном носителе с указанием даты и темы запроса, а также фамилии сотрудника, производившего прием.

3.1.1.9.При принятии от получателя государственной услуги запроса и документов ему выдается расписка с указанием принятых документов. В расписке также указываются тема запроса и фамилия сотрудника, принявшего документы.

3.1.2. Анализ тематики поступивших запросов

3.1.2.1. Работники профильного структурного подразделения, предоставляющего государственную услугу, осуществляют анализ тематики поступивших запросов, при этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

3.1.2.2. По запросам, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам в течение 3 рабочих дней со дня регистрации запроса направляется письмо с перечнем сведений, необходимых для исполнения запроса.

3.1.2.3.По запросу, не относящемуся к составу документов, хранящихся в архиве, предоставляющем государственную услугу, в течение 3 рабочих дней со дня его регистрации заявитель информируется об отсутствии в архиве запрашиваемой информации (отрицательный ответ).

3.1.2.4.При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов, расположенных за пределами Республики Ингушетия

3.1.3. Исполнение запросов

3.1.3.1. Руководитель профильного структурного подразделения, предоставляющего государственную услугу, поручает исполнение запроса работнику отдела, в должностные обязанности которого входит данная функция.

3.1.3.2. Работник отдела (исполнитель) осуществляет поиск запрашиваемой информации по научно-справочному аппарату и документам архива.

3.1.3.3. На основе выявленной информации работник отдела (исполнитель) оформляет архивную справку, архивную выписку в соответствии с требованиями п. 3.4.

3.1.3.4. При исполнении повторного запроса или составлении по просьбе заявителя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в справку, тем которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

3.1.4. Оформление архивных справок, архивных выписок

3.1.4.1. Архивная справка и архивная выписка оформляются на бланке архива с обозначением названия информационного документа «Архивная справка» или «Архивная выписка».

3.1.4.2. В архивной справке сведения (данные) воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

3.1.4.3. Сведения о работе, учебе в нескольких организациях включаются в одну архивную справку.

3.1.4.4. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии,  обобщения, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

3.1.4.5. В разделе «основание» архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов дел архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки.

3.1.4.6. Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководителем Государственной архивной службы, исполнителем и заверяется гербовой печатью.

3.1.4.7.Архивная справка, предназначенная для направления за пределы территории Российской Федерации (в страны СНГ) подписывается руководителем Государственной архивной службы и заверяется гербовой печатью.

3.1.4.8.Архивная справка, предназначенная для направления за пределы территории Российской Федерации (в страны Европейского союза, Балтии и др.) оформляется без использования бланка Государственной архивной службы , подписывается руководителем Государственной архивной службы и  заверяется гербовой печатью.

3.1.4.9. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

3.1.4.10.Архивная выписка заверяется аналогично архивной справке.

3.1.4.11. Отрицательный ответ оформляется на бланке Государственной архивной службы и подписывается руководителем Государственной архивной службы, при необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.

3.1.5.. Подготовка и направление ответов заявителям

3.1.5.1. Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах поиска запрашиваемой информации.

3.1.5.2. С подготовленной архивной справки, архивной выписки снимается копия, которая остается в делопроизводстве.

3.1.5.3. Подлинник архивной справки, архивной выписки передается получателю государственной услуги.

3.1.5.4.Ответ на запрос (архивная справка, архивная выписка) направляется архивным учреждением по почте простым письмом или передается при личном обращении по выбору заявителя.

3.1.5.5.Получатель имеет право доверить получение архивной справки (архивной выписки), содержащей персональные данные, третьему лицу. В данном случае представитель получателя должен иметь доверенность на право получения архивной справки (архивной выписки).

IV. Раздел. «Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги»

4.1. Порядок и формы контроля

4.1.1.Текущий контроль  за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами при предоставлении государственной услуги, и принятием решений осуществляется специалистом 2 разряда(делопроизводитель) отдела по вопросам кадрового, правового обеспечения и делопроизводства, ответственным за предоставление государственной услуги.

4.1.2. Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4.1.3.Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.1.4.По результатам проведенных проверок в случае выявления  нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с  требованиями Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4.1.5.Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются на основании индивидуальных правовых актов(приказов) руководителя  Государственной архивной службы.

4.1.6.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Государственной архивной службы).  При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.1.7.Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия.

4.1.8.Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.1.9.Справка подписывается председателем комиссии.

V. Раздел. «Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги»

5.1. Порядок обжалования

5.1.1.Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия сотрудников Государственной архивной службы в досудебном и судебном порядке.

5.1.2.Контроль деятельности сотрудников Государственной архивной службы осуществляет руководитель Государственной архивной службы .

5.1.3.Заявители могут обжаловать действия или бездействие сотрудников Государственной архивной службы его руководителю.

5.1.4.Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) по адресу: РИ, г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова, Государственная архивная служба РИ.

5.1.5.Руководитель Государственной архивной службы проводит личный прием заявителей. Личный прием проводится по предварительной записи по вторникам и четвергам.

5.1.6.Запись заявителей проводится при личном обращении или с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов , которые размещены на Интернет-сайтах и информационных стендах.

5.1.7.Специалист, осуществляющий запись заявителей на личный прием, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица,  осуществляющего прием.

5.1.8.При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 3 дней с момента регистрации такого обращения.

5.1.9.В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки), а также в случае направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления и должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов,  руководитель Государственной архивной службы праве продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 10 дней, уведомив о продлении срока  рассмотрения заявителя.

5.1.10.Заявитель в своем письменном обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения,  излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

5.1.11.Если в письменном обращении не указана фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.1.12.При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

5.1.13.Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

5.1.14.Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.1.15.Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение.

5.1.16.Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии должностных лиц, нарушении положений административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики:

а) по номерам телефонов:______________

б) на Интернет-сайт и по электронной почте Государственной архивной службы [http://www… ingarсhives.ru ] - через интернет-приемную портала сервисов  Республики Ингушетия.

5.1.17.Требования, предъявляемые к жалобе в электронном виде, аналогичны требованиям к жалобе  в письменной форме.

5.1.18. Сообщение заявителя должно содержать следующую информацию:

а) фамилию, имя, отчество гражданина (наименование юридического лица), которым подается сообщение, его место жительства или пребывания;

б) наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

в) суть нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

г) сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.

5.1.19. В случае подтверждения в ходе проведения проверок фактов, изложенных в жалобе на действия (бездействия) и решения должностных лиц Государственной архивной службы принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги руководитель Государственной архивной службы принимает меры по привлечению к ответственности виновных должностных лиц.

5.1.20. По результатам рассмотрения жалобы руководителем Государственной архивной службы принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы.

5.1.21.  Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю в течении 15дней.

5.1.22. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействие должностных лиц Государственной архивной службы, в судебном порядке.

Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги по исполнению обращений и запросов социально-правового характера.

                                                                      Нет                                                                             Да

Приложение №1

к административному регламенту

«Исполнение запросов»

Образцы заявлений на выдачу архивной справки по запросу социально-правового характера

_______________________________

                                   (адресат)

гр-на ____________________________

                         (фамилия, имя, отчество)

проживающего____________________

            (полный почтовый адрес, индекс)

Заявление

Прошу выдать справку о подтверждении стажа работы (льготного стажа работы, размеров заработной платы, административного отпуска по уходу за ребёнком, получения образования,  – выбрать нужное)

на (в) _______________________________________________________________________

          указать наименование организации, отдела, цеха, участка, бригады)

в должности _________________________________________________________________

за период с ___________________ по __________________.

Фамилия в период работы (учёбы) ______________________________________________

Дата                                                                                                                                    Подпись

к административному регламенту

«Исполнение запросов»

(адресат)

гр-на ____________________________

                         (фамилия, имя, отчество)

проживающего____________________

            (полный почтовый адрес, индекс)

Заявление

Прошу выдать справку о подтверждении факта награждения (присвоения почётного звания – выбрать нужное) ____________________________________________

________________________________________________________________________(указать наименование награды, почётного звания)

Дата награждения (присвоения звания) ____________________________.

Место работы на момент награждения (присвоения почётного звания)_________________ _____________________________________________________________________________

Должность ___________________________________________________________________

Фамилия в период награждения (присвоения звания) _______________________________

Дата                                                                                                                                            Подпись

к административному регламенту

«Исполнение запросов»

Форма архивной справки

ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ ИНГУШЕТИЯ

386001, г.Магас, 5-й микрорайон, ул. А.Горчханова,

Государственная архивная служба РИ

( Госархив Ингушетии)

Архивная справка

____________ № _________

На № _______ от _________

Основание:

Руководитель                                   Подпись                                                          Расшифровка

М.П.

Исполнитель

Телефон

Приложение №2

к Административному регламенту

«Исполнение запросов»

График приема посетителей для приёма заявлений (запросов)

№

п/п

Наименование учреждения

График приема

1

Государственная архивная служба  Республики Ингушетия

Вторник: с 9.00ч. до17.30ч.

Четверг: с  9.00ч. до17.30ч

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ ИНГУШЕТИЯ»

Раздел  "Общие положения"

1.Наименование государственной услуги

Предоставление пользователю доступа к документам Архивного фонда Республики Ингушетия и архивным документам, поступившим на хранение в Государственную архивную службу Республики Ингушетия, справочно-поисковым средствам (научно-справочному аппарату) к ним и изданиям справочно-информационного фонда для поиска необходимой информации в помещении (помещениях) государственного архива.

1.2. Описание заявителей

Получателями государственной услуги являются российские и иностранные граждане, лица без гражданства.

1.3 Порядок информирования о государственной услуге.

1.3.1. Административный регламент Государственной архивной службы Республики Ингушетия по предоставлению  государственной услуги «Информационное обслуживание пользователей в  читальных залах Государственной архивной службы республики Ингушетия»  размещен на официальном сайте Государственной архивной службы Республики Ингушетия (http://www… ingarсhives.ru) в государственных информационных системах (http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru   (далее –  региональный портал)

1.3.2. Государственная архивная служба Республики  Ингушетия  расположена по адресу: г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова,  телефон:__________  факс: __________    , официальный Интернет-сайт: www… ingarсhives.ru

1.3.3. Структурным подразделением, уполномоченным на предоставление услуги является читальный зал государственной архивной службы..

Почтовый адрес: г.Магас, 5-й микрорайон, ул.Горчханова, телефон: _____________факс: ______________официальный Интернет-сайт: www… ingarсhives.ru

1.3.4. Информация о порядке предоставления государственной услуги  предоставляется непосредственно в помещении Государственной архивной службы, а также с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, вычислительной и электронной техники, посредством размещения на Интернет-ресурсах Государственной архивной службы, публикации в СМИ.

1.3.5. График приема посетителей:

вторник

среда                  9.30. – 17.00.

четверг

перерыв:          с 13.00. до 14.00.

санитарные дни: понедельник, пятница.

выходные дни:  суббота, воскресенье.

Вход в читальный зал прекращается за 1 час до окончания работы.

1.3.6.Консультации по процедуре предоставления государственной услуги могут предоставляться:

-на личном приеме;

-по письменным обращениям;

-по телефону;

-по факсу;

-по электронной почте;

1.3.7. При осуществлении консультирования на личном приеме консультант обязан:

- представиться, указав фамилию, имя и отчество;

- дать ответы на заданные посетителем вопросы.

- в вежливой форме представляет разъяснения о порядке получения государственной услуги, наличии в государственном архиве архивных документов, необходимых пользователю, справочно-информационных средствах архива, общих правилах работы в читальном зале государственного архива.

Время ожидания потребителем консультации не превышает 5 минут.

1.3.8.Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию Государственной архивной службы, консультант информирует посетителя о невозможности предоставления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы, на поставленные вопросы.

1.3.9.Время ожидания личного приема в очереди должно составлять не более  15 минут. При этом должен быть обеспечен прием всех обратившихся лиц не позднее, чем за 30 минут до окончания рабочего дня.

1.3.10. При обращении по телефону консультант:

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, наименование органа исполнительной власти;

- предлагает собеседнику представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос, предлагает собеседнику перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку подготавливает ответ по вышеуказанным вопросам, в случае необходимости с привлечением других специалистов.

1.3.11.В случае если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме или по телефону, специалист органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

1.3.12. Письменный запрос на получение консультации может быть направлен:

- по почте;

- по электронной почте;

- передан по факсу;

-доставлен в Государственную архивную службу.

1.3.13. При консультировании по письменным запросам ответ направляется в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней с момента поступления письменного запроса.

1.3.14.Копия письменного ответа по просьбе заявителя передается ему факсом.

1.3.15.Ответ на письменный запрос подписывается руководителем (заместителем руководителя) Государственной архивной службы.

1.3.16.В ответе указываются фамилия, инициалы и должность непосредственного исполнителя документа, а также номер телефона для справок.

1.3.17.При консультировании по электронной почте ответ на обращение направляется на электронный адрес заявителя не позднее следующего рабочего дня после поступления обращения. В ответе указывается фамилия, инициалы и должность специалиста подготовившего ответ, а также номер телефона для справок.

1.3.18. В случае, когда письменный запрос содержит вопросы, которые не входят в компетенцию Государственной архивной службы, либо для которых предусмотрен иной порядок предоставления информации, консультант:

- направляет обратившемуся с запросом лицу, письмо о невозможности предоставления сведений;

- разъясняет право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы, на поставленные вопросы.

1.3.19. Размещение информации о предоставлении государственной услуги в сети  Интернет производится на официальном интернет-сайте Государственной архивной службы Республики Ингушетия (www… ingarсhives.ru)  и содержит следующую информацию:

- текст  Стандарта государственной услуги с приложениями;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

- блок-схемы и краткое описание порядка предоставления государственной услуги;

-перечень документов, необходимых для получения государственной услуги и требования к ним;

- режим приёма граждан учреждениями, предоставляющими государственную услугу;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

- порядок получения консультаций;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих государственную услугу;

1.4. Размещение информации в местах предоставления услуги

1.4.1.Места предоставления государственной услуги оборудуются информационными стендами.

1.4.2. На информационных стендах размещается информация, предусмотренная в п.1.13. и раздаточные материалы, содержащие перечень требуемых документов, режим приёма заявителей, почтовый адрес и номер контактного телефона учреждения, предоставляющего услугу (номер кабинета, в котором осуществляется прием заявителей).

1.4.3.В случае, если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме или по телефону, специалист органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

Раздел «Стандарт предоставления государственной услуги».

2.1.Государственная услуга «Информационное обслуживание пользователей в  читальных залах Государственной архивной службы Республики Ингушетия»

2.2. В предоставлении государственной услуги принимает участие Государственная архивная служба Республики Ингушетия.

2.3. Результатом предоставления государственной услуги «Информационное обслуживание пользователей в  читальных залах Государственной архивной службы Республики Ингушетия» является: 

предоставление архивной информации получателям государственной услуги или официальный ответ об отсутствии запрашиваемых сведений в документах Архивного фонда Республики Ингушетия.

2.4. «Информационное обслуживание пользователей в  читальных залах Государственной архивной службы Республики Ингушетия» осуществляется:  по письменным обращениям   граждан и организаций в соответствии с действующим законодательством до 30 дней. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 ст.10 ФЗ-59 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», руководителя  Государственной архивной службы РИ вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения получателя государственной услуги.

Допуск к работе с документами в читальном зале производится в день обращения.

Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в день заказа.

Выдача описей, дел, документов и других материалов осуществляется в срок не более трех рабочих дней со дня оформления заказа.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. № 43);

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Закон Республики Ингушетия «Об Архивном Фонде и Архивах Республики Ингушетия» от 25.06.2001г. №11-РЗ

Постановление Правительства Республики Ингушетия «Об утверждении Положения о Государственной архивной службе Республики Ингушетия» от 10.06.2008г. №143;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, зарегистрированные Минюстом РФ 06.03.2007 (рег. № 9059). М., 2007;

Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденные приказом Росархива от 06.07.1998 № 51, зарегистрированные Минюстом РФ 16 декабря 1998 г. (регистрационный № 1660);

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Заявитель  представляет в Государственную архивную службу  РИ  пакет документов в следующем составе:

-документ, удостоверяющий личность посетителя (паспорт, военный билет);

-личное заявление пользователя или официальное письмо учреждения, направившего сотрудника для выполнения служебного задания, с указанием темы исследования (приложение 1);

-для доверенных лиц - нотариально оформленная доверенность, паспорт;

-для супруга (супруги)- нотариально оформленная доверенность, свидетельство о браке и паспорт;

-для сына (дочери)-нотариально оформленная доверенность, свидетельство о рождении и паспорт.

Требовать от заявителя документы, не предусмотренные настоящим подпунктом,  не допускается.

Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги можно получить по телефону, на официальном сайте (http://www… ingarсhives.ru) в государственных информационных системах (http://www.gosuslugi.ru http://www.gosuslugiri.ru)

В случае направления документов по почте заказным письмом (бандеролью с описью вложенных документов и уведомлением о вручении)  копии документов должны быть заверены в соответствии с требованиями законодательства.

Факт подтверждения направления документов по почте лежит на заявителе. В случае подачи документов в электронном виде, ответственный за предоставление государственной услуги, подтверждает факт их получения ответным сообщением в электронном виде с указанием даты и регистрационного номера.

Датой обращения и предоставления документов является день поступления и регистрации документов ответственным за предоставление государственной услуги.

Прием заявителей для подачи документов осуществляется в соответствии с графиком работы указанным в п.1.3.5.

Для подачи заявителем документов в электронном виде через региональный и федеральный порталы применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем электронных форм документов на портале.

2.7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

-отсутствие документов, необходимых для получения государственной услуги;

-ограничения на выдачу дел, установленные действующим законодательством (в отношении секретных дел, дел, содержащих конфиденциальную информацию, уникальных документов и пр.) или собственниками и/или владельцами архивных документов при передаче их в архив;

-неудовлетворительное физическое состояние архивных документов (обширные механические повреждения материального носителя, поражение биологическими вредителями, увлажнение документов и т.д.), проведение научно-технических и реставрационных работ с документами на момент обращения пользователя;

-отсутствие научного руководителя (преподавателя) при обращении в архив учащихся средних образовательных школ, лицеев, колледжей, производственно-технических училищ.

2.9.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

За предоставление государственной услуги «Информационное обслуживание пользователей в  читальных залах Государственной архивной службы Республики Ингушетия» плата не взимается.

2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги.

2.10.1.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче  запроса о предоставлении государственной услуги-15 минут.

2.10.2.  Максимальное время ожидания в очереди при получении документов составляет 30 минут; максимальная продолжительность приема у должностного лица, осуществляющего выдачу документов,  составляет 10 минут.

2.11. Требования к помещениям.

Здание Государственной архивной службы Республики Ингушетия, предоставляющей государственную услугу, оборудуется информационной табличкой (вывеской) со следующей информацией:

-наименование учреждения;

-местонахождение и юридический адрес;

-режим работы;

-телефонные номера, адреса электронной почты и интернет-сайта.

В помещениях государственного архива в удобном для обозрения месте должна размещаться следующая информация:

-перечень услуг, оказываемых Государственной архивной службой, в том числе платных (с указанием цен);

-текст Стандарта государственной услуги;

-перечень документов, необходимых для получения государственной услуги и требования к ним;

-бланки (формы) заявлений;

-перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;

-информация о руководителе государственного архива и графике приёма граждан;

-информация о способах доведения  потребителями своих отзывов, замечаний и предложений о работе архива, оказывающего государственную услугу;

-раздаточные материалы, содержащие перечень требуемых документов, режим приёма заявителей, почтовый адрес и номер контактного телефона архива, предоставляющего услугу (номер кабинета, в котором осуществляется приём заявителей).

-читальный зал должен быть оборудован рабочими местами для пользователей: столами для размещения документов, стульями, осветительными приборами, аппаратами для чтения микрофильмов,  компьютерами для работы с автоматизированными справочно-информационными средствами.

2.12.Показатели доступности и качества государственной услуги

2.12.1.Показателем доступности и качества государственной услуги является количество обращений граждан и организаций за оказанием услуги.

2.12.2Показателями качества являются:

- степень удовлетворенности получателей государственной услуги;

-процент удовлетворенных запросов;

-процент пользователей читального зала , получивших документы для работы в установленные сроки;

Раздел «Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме».

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

3.1.1.Последовательность и состав выполняемых административных действий показаны на блок-схеме в приложении № 3 к административному регламенту.

3.1.2.Предоставление государственной услуги «Информационное обслуживание пользователей в  читальных залах Государственной архивной службы Республики Ингушетия»   включает в себя следующие административные процедуры:

1.предъявление заявления;

2.выдача разрешения для работы в читальном зале;

3.ознакомление с Правилами работы читального зала;

4.заполнение анкеты установленного образца (приложение№2);

5.оформление пропусков в читальный зал;

6. выдача  архивной информации.

Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений.

Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом  научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

В личных заявлениях или письмах  указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Максимальный срок выдачи разрешения 2 дня.

Разрешение на работу в читальном зале дается Руководителем Государственной архивной службы на необходимый пользователям срок в течение текущего календарного года.

Оформление пропусков в читальный зал осуществляется сотрудником читального зала. Максимальный срок оформления пропуска 30 минут.

Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочно-поисковые средства, а также техническое оборудование для работы с микрофильмами. Максимальный срок выполнения действия по выдаче  архивных документов 60 минут.

Раздел. «Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги»

4.1. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

4.1.1.Текущий контроль  за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами при предоставлении государственной услуги, и принятием решений осуществляется  начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.

4.1.2. Специалист 1 разряда (библиотекарь) несет персональную ответственность за:

-  соблюдение сроков предоставления государственной услуги;

- за выдачу уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги;

- за оформление и выдачу результата предоставления государственной услуги.

4.1.3.Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4.1.4.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъекта Российской Федерации.

Периодичность осуществления текущего контроля-  один раз в неделю.

Раздел. «Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги»

5.1.Порядок обжалования

5.1.1.Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия сотрудников Государственной архивной службы РИ  в досудебном и судебном порядке.

5.1.2.Контроль деятельности сотрудников Государственной архивной службы Республики Ингушетия осуществляет руководитель Государственной архивной службы РИ.

5.1.3.Заявители могут обжаловать действия или бездействие сотрудников государственной архивной службы его руководителю.

5.1.4.Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) по адресу: РИ, 386001 г.Магас , 5-й микрорайон, ул.Горчханова, Государственная архивная служба Республики Ингушетия.

5.1.5.Специалист, осуществляющий запись заявителей на личный прием, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица,  осуществляющего прием.

5.1.6.При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 3 дней с момента регистрации такого обращения.

5.1.7.Заявитель в своем письменном обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

5.1.8.Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.1.9.При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

5.1.10.Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.1.11.Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии должностных лиц, нарушении положений административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики:

а) по номерам телефонов:

б) на Интернет-сайт и по электронной почте Государственной архивной службы Республики Ингушетия (http://www.ingarсhives.ru).

5.1.12.Требования, предъявляемые к жалобе в электронном виде, аналогичны требованиям к жалобе  в письменной форме.

5.1.13. Сообщение заявителя должно содержать следующую информацию:

а) фамилию, имя, отчество гражданина (наименование юридического лица),  которым подается сообщение, его место жительства или пребывания;

б) наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

в) суть нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

г) сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.

5.1.14. В случае подтверждения в ходе проведения проверок фактов, изложенных в жалобе на действия (бездействия) и решения должностных лиц Государственной архивной службы  Республики Ингушетия , принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги,  руководитель Государственной архивной службы принимает меры по привлечению к ответственности виновных должностных лиц.

5.1.20. По результатам рассмотрения жалобы руководителем Государственной архивной службы  принимается решение об удовлетворении требований заявителя,  либо об отказе в удовлетворении жалобы.

5.1.21.  Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.

5.1.22. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействие должностных лиц Государственной архивной службы Республики Ингушетия в судебном порядке.

Приложение 1

1.Форма заявления гражданина на разрешение работать в читальном зале архива

Руководителю __________________

____________________________

(наименование государственного архива)

От _________________________

                                          (ФИО)

____________________________

Адрес ______________________

____________________________

____________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу допустить к работе с архивными документами по теме:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Хронологические рамки исследования ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата                                                                                                                              Подпись

Приложение № 2

2.Форма отношения (заявления) организации на разрешение работать в читальном зале архива*

Руководителю __________________

____________________________

____________________________

(наименование государственного архива)

_________________________________________________________________

(Наименование организации – заявителя)

просит допустить _______________________________________________________

(ФИО)

к работе с архивными документами по теме: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Хронологические рамки исследования ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата                                                                                                                                            Подпись

Приложение № 3

Ф.И.О. год рождения , адрес

тел. _______________

Паспорт: серия __________

Выдан __________.

Руководителю

Госархива Ингушетии

____________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Дата

О допуске к работе с фондом

Научно-справочной библиотеки архива

Прошу разрешить работу с фондом научно-справочной библиотеки Госархива Ингушетии  (указать источник и тематику )

Подпись

Расшифровка подписи

3.Образец заявления пользователя для работы с фондом научно-справочной библиотеки  Государственной архивной службы Республики Ингушетия

(Составляется на обычном листе бумаги, адресуется руководителю Госархива Ингушетии)

Формат А4 (210 х 297)

Приложение 4

ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ ИНГУШЕТИЯ

АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Год регистрации исследователя                  Личное дело №______________________                   

Фамилия _______________________________________________________________                                                                                                    

Имя____________________________________ Отчество _______________________                                     

Гражданство                                                 Дата рождения_______________________                       

Место работы и должность  _______________________________________________.

Образование, ученая степень, звание________________________________________

По заданию какого учреждения работает в архиве ____________________________                                                       

Серия и № паспорта ______________________________________________________                                                                                      

Тема исследования, хронологические рамки    ________________________________                                                                                                             

№ гос. регистрации темы__________________________________________________

Направление использования документов (политическое, экономическое, научное, социально-культурное, народнохозяйственное)                                 /нужное подчеркнуть/

Форма реализации результатов исследования ________________________________                      

Адрес, телефон (служебный) ______________________________________________

Адрес, телефон (домашний)   ______________________________________________

.                                                                                                                                                                                                                                                                                                      С правилами работы в читальном зале Государственной архивной службы республики Ингушетия ознакомился (ась), обязуюсь их выполнять и представить один экземпляр опубликованной работы в архив.

Дата                                                                                                    (подпись исследователя)

Приложение № 5

Форма анкеты исследователя

          Формат А4(210х297)

        Госархив Ингушетии                   .                                

                          (название архива)

РАЗРЕШАЮ выдачу документов

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)

НА ВЫДАЧУ

АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ, ОПИСЕЙ , ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

Наименование должности

Подпись                                                Расшифровка подписи

Дата

.                                                                                                                 _________________                                                       .

(фамилия, инициалы)

.                                                                                                                                          _________________                              .

(тема исследования)

Номер

Фонда

Номер

описи

Номер

Ед. Хр.

Заголовок  Ед. Хр.

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Расписка пользователя,

в получении,

дата

Расписка

работника

читального

зала в  возвращении

документов

пользователем,

дата

1

2

3

4

5

6

7

Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (лицевая сторона)

Оборот

1

2

3

4

5

6

7

.                                                          .

                     (подпись пользователя)

Дата

Госархив Ингушетии

Разрешить выдачу

Должность

Подпись

ЗАКАЗ НА ВЫДАЧУ ПЕЧАТНЫХ МАТАРИАЛОВ

№ п/п

Шифр

Инв. №

Автор и название издания, год и место издания

Подпись исследователя

Подпись сотрудника читального зала

1

2

3

4

5

_____________/дата/__________________/подпись исследователя /

Форма заказа на выдачу печатных материалов

1. Формат А5 (148х210)

РАЗРЕШАЮ

Руководитель ______________________

Подпись _______________________

(расшифровка подписи)

Дата

ЗАКАЗ № __________ НА КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ*

Структурное подразделение __________________________________________________________

Фамилия заказчика __________________________________________________________________

Адрес, телефон _____________________________________________________________________

Основание_________________________________________________________________________    

                     (запрос № и дата, заявление пользователя, сотрудника архива, договор, служебное задание)

___________________________________________________________________________________________________

Тема______________________________________________________________________________

Количество кадров, листов

в соответствии с перечнем________________

Формат______________

Тираж______________

№

п/п

Номер фонда

Номер описи

Год

Номер дела

Номер листов с оборотом

Кол-во листов

Краткое содержание или указание состава документов

Примечание

Особые отметки ____________________________________________________________________

Документы не содержат сведений ограниченного доступа

Заказчик ____________________     __________________________     Дата __________________

                       (подпись)                                  (расшифровка подписи)

Руководитель структурного

подразделения _______________     __________________________     Дата ___________________

                                 (подпись)                                  (расшифровка подписи)

Заказ принял ________________     __________________________     Дата ___________________

                                 (подпись)                                  (расшифровка подписи)

Заказ получил _______________     __________________________     Дата ___________________

                                 (подпись)                                  (расшифровка подписи)

Форма заказа на копирование документов  Формат А4 (210 х 297)

Для документов на бумажной основе

ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ ИНГУШЕТИЯ

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд №___________________Опись№ __________________  Дело № _______________________

Заголовок дела______________________________________________________________________

Дата исполь-зования

Кому выдано (фамилия, имя, отчество разборчиво)

Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)

Номера использованных листов

Подпись лица, использовавшего дело

1

2

3

4

5

Форма листа использования архивных документов

Формат А4(210х297)

* Оформляется на бланке организации

Блок-схема административного регламента «Информационное обслуживание пользователей в читальных залах Государственной архивной службы РИ».

                                                                             Да                                                                       Нет