Об утверждении Положения об архиве и экспертной комиссии администрации Раздольненского сельского поселения



Документ предоставлен КонсультантПлюс

Администрация Раздольненского сельского поселения

Раздольненского района Республики Крым

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

№ 302

26 июня 2020 года

пгт Раздольное

Об утверждении Положения об архиве и

экспертной комиссии администрации

Раздольненского сельского поселения

В соответствии с Федеральными законами от 06.10 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от 22.10.2004 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами Федерального архивного агентства от 11.04.2018 года № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации», от 11.04.2018 года № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации», Уставом,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Положение об архиве администрации Раздольненского  сельского поселения, согласно приложения № 1.

2. Утвердить Положение об экспертной комиссии администрации Раздольненского сельского поселения, согласно приложения № 2.

3. Постановление подлежит размещению на информационном стенде Администрации Раздольненского сельского поселения, расположенном по адресу: пгт Раздольное. ул.Ленина, 14 и на официальном сайте Администрации в сети Интернет /http://razdolnoe.su/.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

5. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.

Председатель Раздольненского

сельского совета - глава администрации

Раздольненского сельского поселения                                                                      П.П.Чернявский

Приложение № 1

к постановлению администрации Раздольненского сельского поселения

от 26.06.2020 № 302

Положение

об архиве администрации Раздольненского сельского поселения

I. Общие положения

1. Положение об архиве администрации Раздольненского сельского поселения (далее - Положение об архиве), разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организаций, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. № 42.

2. Архив администрации Раздольненского сельского поселения (далее – Архив организации) создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архивный сектор (муниципальный архив) Администрации Раздольненского района (далее - муниципальный архив).

3. Администрация Раздольненского сельского поселения (далее - организация) разрабатывает Положение об архиве. Положение об архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации с муниципальным архивом.

После согласования Положение об архиве организации утверждается Председателем Раздольненского сельского совета – главой администрации Раздольненского сельского поселения (далее - руководитель организации).

4. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Крым в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами муниципального архива, организации.

II. Состав документов Архива организации

5. Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций - предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

III. Задачи Архива организации

6. К задачам Архива организации относятся:

6.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом II положения.

6.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

6.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

6.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

6.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

6.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.

IV. Функции Архива организации

7. Архив организации осуществляет следующие функции:

7.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

7.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

7.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

7.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертной комиссии муниципального архива описи дел постоянного хранения;

в) на согласование экспертной комиссии муниципального архива описи дел по личному составу;

г) на согласование экспертной комиссии муниципального архива, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) экспертной комиссии муниципального архива.

7.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

7.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

7.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

7.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

7.11. Ведет учет использования документов Архива организации.

7.12. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

7.13. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

7.14. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

7.15. Оказывает методическую помощь работникам организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, в подготовке документов к передаче в Архив организации.

V. Права Архива организации

8. Архив организации имеет право:

а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

б) запрашивать у работников организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

в) давать рекомендации работникам организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

г) информировать работников организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации

Раздольненского сельского поселения

от 16.03.2020 № 1

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК архивного сектора (муниципального архива) Администрации Рахздольненского района

от 30.03.2020 № 3 п.5

Приложение № 2

к постановлению администрации Раздольненского сельского поселения

от 26.06.2020 № 302

Положение об экспертной комиссии администрации

Раздольненского сельского поселения

I. Общие положения

1. Положение об экспертной комиссии администрации Раздольненского сельского поселения (далее - Положение) разработано в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 43.

2. Экспертная комиссия администрации Раздольненского сельского поселения (далее - ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в результате деятельности Раздольненского сельского совета и администрации Раздольненского сельского поселения (далее – организации).

3. ЭК является совещательным органом при администрации Раздольненского сельского поселения, создается постановлением администрации Раздольненского сельского поселения и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного администрацией Раздольненского сельского поселения.

Положение согласовывается с архивным сектором (муниципальным архивом) Администрации Раздольненского района (далее – муниципальный архив).

4. Персональный состав ЭК утверждается распоряжением администрации Раздольненского сельского поселения.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, члены комиссии - специалисты администрации Раздольненского сельского поселения.

Председателем ЭК назначается один из заместителей главы администрации Раздольненского сельского поселения.

5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами Республики Крым в области архивного дела.

II. Функции ЭК

6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности Раздольненского сельского совета и администрации Раздольненского сельского поселения (далее - организация) для хранения и уничтожения.

6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) описей дел по личному составу;

в) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

г) номенклатуры дел организации;

д) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

е) актов об утрате документов;

ж) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

з) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

6.3. Обеспечивает представление на согласование ЭК муниципального архива описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации, муниципальным архивом представление на согласование ЭПК Государственного комитета по делам архивов Республики Крым согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.5. Совместно с архивом организации, сектором делопроизводства и контроля организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права ЭК

7. ЭК имеет право:

7.1. Давать рекомендации работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

7.2. Запрашивать у работников организации:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

7.3. Заслушивать на своих заседаниях работников организации о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах местного самоуправления и организациях.

7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

IV. Организация работы ЭК

8. ЭК взаимодействует с соответствующим муниципальным архивом.

9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются. Протокол подписывается председателем ЭК и всеми членами комиссии.

10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации

Раздольненского сельского поселения

от 16.03.2020 № 1

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК архивного сектора (муниципального архива) Администрации Рахздольненского района

от 30.03.2020 № 3 п.6