Об утверждении Положения об архиве Совета и администрации Широковского сельского поселения и Положения о постоянно действующей экспертной комиссии Совета и администрации Широковского сельского посе...



РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

АДМИНИСТРАЦИЯ  ШИРОКОВСКОГО

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ФУРМАНОВСКОГО  МУНИЦИПАЛЬНОГО  РАЙОНА

ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

   П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от 02.07.2020                                                                                                                                      № 72

с.Широково

    Об утверждении Положения об архиве Совета и администрации Широковского сельского поселения и Положения о постоянно действующей экспертной комиссии Совета и администрации Широковского сельского поселения

              В соответствии с  Законом  Российской Федерации   от 22.10.2004            № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42  «Об утверждении Примерного положения об архиве организации», приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации»

администрация Широковского сельского поселения

постановляет:

                          1. Утвердить  Положение об архиве Совета и администрации Широковского сельского поселения (Приложение № 1).

               2. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Совета и администрации Широковского сельского поселения (Приложение  № 2).

              3. Постановление вступает в силу с момента его подписания.

Глава Широковского

сельского поселения                                                                      М.Е.Шиганов

С.К.Запрудина

95134

Приложение  № 1

к постановлению администрации

от 02.07.2020  № 72

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Совета и администрации Широковского сельского поселения

I. Общие положения

1. Положение об архиве Совета и администрации Широковского сельского поселения   разработано в соответствии    с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15.08.2018 г., регистрационный номер   № 51895).

2. Архив Совета и администрации Широковского сельского поселения создаётся на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Совета и администрации Широковского сельского поселения, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района, источником комплектования которого являются Совет и администрация Широковского сельского поселения.

3. Администрация Широковского сельского поселения разрабатывает Положение об архиве Совета и администрации Широковского сельского поселения, которое подлежит согласованию с ЭПК Департамента культуры и туризма Ивановской области (далее ЭПК). После согласования  Положение об архиве Совета и администрации Широковского сельского поселения утверждается постановлением администрации Широковского сельского поселения.

                            4. Ответственный за архив и делопроизводство администрации Широковского сельского поселения назначается распоряжением администрации Широковского сельского поселения.

   5. Архив Совета и администрации Широковского сельского поселения в своей деятельности руководствуется Федеральным  Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными правовыми актами Совета и администрации Широковского сельского поселения.

              II. Состав документов архива Совета и администрации Широковского сельского поселения

      6. Архив Совета и администрации Широковского сельского поселения хранит:

              а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Совета и администрации Широковского сельского поселения.

              б) Документы постоянного хранения и документы личному составу фондов организаций-предшественников (при их наличии).

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии),

г) фонд пользования архива (при наличии),

             д) справочно-поисковые средства к документам и учётные документы архива Совета и администрации Широковского сельского поселения.

Задачи  архива Совета и администрации Широковского сельского поселения

7. К задачам архива Совета и администрации Широковского сельского поселения относятся:

   7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II данного Положения.

   7.2. Комплектование архива Совета и администрации Широковского сельского поселения, документами, образовавшимися в деятельности Совета и администрации Широковского сельского поселения.

   7.3. Учёт документов, находящихся на хранении в архиве Совета и администрации Широковского сельского поселения.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Совета и администрации Широковского сельского поселения.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района.

   7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в архив Совета и администрации Широковского сельского поселения.

IV. Функции архива Совета и администрации Широковского сельского поселения

    8. Архив Совета и администрации Широковского сельского поселения осуществляет следующие функции:

   8.1. Организует приём документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утверждённым графиком.

   8.2. Ведёт учёт документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Совета и администрации Широковского сельского поселения.

   8.3. Предоставляет  в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района учётные сведения об объёме и составе хранящихся  в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (по окончании делопроизводственного года (до 1 марта следующего года) представляет информацию о категориях и количестве дел, заведённых в предшествующем году), до 1 декабря текущего года предоставляет паспорт архива Совета и администрации Широковского сельского поселения).

          8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Совета и администрации Широковского сельского поселения, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Совета и администрации Широковского сельского поселения.

   8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов,

  б) на утверждение ЭПК описи дел постоянного хранения (не позднее чем через          2 года после завершения дел делопроизводством),

  в) на согласование ЭПК описи дел по личному составу (не позднее чем через 2 года после завершения дел делопроизводством),

  г) на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов,

  д) на утверждение главе Широковского сельского поселения описи дел постоянного хранения (после утверждения ЭПК), описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу (после согласования с ЭПК), акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утверждённые (согласованные) с ЭПК.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше      10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Совета и администрации Широковского сельского поселения, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Совета и администрации Широковского сельского поселения.

8.9. Организует информирование руководства и работников администрации о составе и содержании документов архива Совета и администрации Широковского сельского поселения.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом)  зале или во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдаёт архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведёт учёт использования документов архива Совета и администрации Широковского сельского поселения.

8.14. Создаёт фонд пользователя архива Совета и администрации Широковского сельского поселения и организует его использование.

8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Совета и администрации Широковского сельского поселения.

8.16. Участвует в разработке документов Совета и администрации Широковского сельского поселения по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства Совета и администрации Широковского сельского поселения в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел,

б) структурным подразделениям и работникам Совета и администрации Широковского сельского поселения в подготовке документов к передаче в архив Совета и администрации Широковского сельского поселения.

                           

V. Права архива Совета и администрации Широковского сельского поселения

9. Архив Совета и администрации Широковского сельского поселения имеет право:

              а) предоставлять руководству Совета и администрации Широковского сельского поселения предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в архиве Совета и администрации Широковского сельского поселения.

              б) запрашивать в структурных подразделениях Совета и администрации Широковского сельского поселения сведения, необходимые для работы архива Совета и администрации Широковского сельского поселения,

              в) давать рекомендации структурным подразделениям Совета и администрации Широковского сельского поселения по вопросам, относящимся к компетенции архива Совета и администрации Широковского сельского поселения,

              г) информировать структурные подразделения Совета и администрации Широковского сельского поселения о необходимости передачи документов в архив Совета и администрации Широковского сельского поселения в соответствии с утверждённым графиком,

              д) принимать участие в заседаниях  Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК Департамента культуры и туризма Ивановской области.

СОГЛАСОВАНО

ЭПК  Департамента  культуры

и туризма  Ивановской области

Протокол от _______20____№______   

Приложение  № 2

к постановлению администрации

от 02.07.2020 №  72

ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно действующей  экспертной комиссии Совета и администрации Широковского сельского поселения

Общие положения

1. Положение об экспертной комиссии Совета и администрации Широковского сельского поселения разработано в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15.06.2018 г., регистрационный номер № 51357).

2. Постоянно действующая экспертная комиссия Совета и администрации Широковского сельского поселения (далее - ЭК) создаётся в целях  организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности Совета и администрации Широковского сельского поселения.

3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации – главе Широковского сельского поселения, создаётся распоряжением администрации Широковского сельского поселения и действует на основании положения, разработанного на основе положения, утверждённого администрацией Широковского сельского поселения. Положение об ЭК перед утверждением руководителем организации направляется для проверки в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района для последующего согласования с Экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и туризма Ивановской области (далее ЭПК).

4. Персональный состав ЭК определяется распоряжением администрации Широковского сельского поселения. В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, члены комиссии. Председателем ЭК назначается работник, ответственный за архив и делопроизводство, секретарём ЭК назначается главный бухгалтер, членами комиссии председатель Совета и специалисты администрации, по согласованию в состав ЭК может включаться представитель архивного отдела администрации Фурмановского муниципального района, источником комплектования которого является администрация Широковского сельского поселения.

   5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным  Законом от 22.10.2004           № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными правовыми актами Совета и администрации Широковского сельского поселения.

II. Функции ЭК

6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности Совета и администрации Широковского сельского поселения и, для хранения и уничтожения.

6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации,

б) перечня проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение,

в) описей дел по личному составу,

г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения,

д) номенклатуры дел Совета и администрации Широковского сельского поселения,

е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,

ж) актов об утрате документов,

з) актов о неисправимом повреждении архивных документов,

и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности  федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, с последующим представлением их на согласование Центральной экспертной проверочной комиссии (ЦЭПК) при Росархиве.

к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов предоставление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

6.4. Обеспечивает совместно с архивом Совета и администрации Широковского сельского поселения предоставление  на согласование ЭПК   согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел.

6.5. Обеспечивает совместно с архивом Совета и администрации Широковского сельского поселения предоставление  на согласование ЭПК  актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.6. Совместно с архивом Совета и администрации Широковского сельского поселения, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права экспертной комиссии

Экспертная  комиссия имеет право:

              7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам Совета и администрации Широковского сельского поселения по вопросам разработки  номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив Совета и администрации Широковского сельского поселения.

7.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений  Совета и администрации Широковского сельского поселения:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу,

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив Совета и администрации Широковского сельского поселения, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

7.4. Приглашать на заседание ЭК в качестве консультантов  и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

7.5. Не принимать к рассмотрению  и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

7.6. Информировать  руководство Совета и администрации Широковского сельского поселения по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

Организация работы экспертной комиссии

             8. ЭК организации взаимодействует с ЭПК, а также с архивным отделом администрации Фурмановского муниципального района.

9. Вопросы, относящиеся к работе ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Заседания ЭК протоколируются.

10. Заседания ЭК и принятые на нём решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины её состава. 

11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашённые консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

СОГЛАСОВАНО

ЭПК Департамента культуры

и туризма Ивановской области

Протокол от ________20____№_____