ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ И О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ НОВОРОГАЧИНСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ГОРОДИЩЕНСКОГО РАЙОНА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ



АДМИНИСТРАЦИЯ 

НОВОРОГАЧИНСКОГО  ГОРОДСКОГО  ПОСЕЛЕНИЯ

ГОРОДИЩЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

«01» октября 2020 года № 134

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ И О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ НОВОРОГАЧИНСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ГОРОДИЩЕНСКОГО РАЙОНА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства", Уставом администрации Новорогачинского городского поселения Городищенского района Волгоградской области  в целях учёта и обеспечения сохранности архива, осуществления контроля за формированием дел в делопроизводстве, использования документов, хранящихся в архиве, администрация Новорогачинского городского поселения Городищенского муниципального района Волгоградской области, постановляет:

1. Утвердить положение об архивном отделе администрации Новорогачинского городского поселения Городищенского района Волгоградской области согласно приложению № 1.

2. Утвердить состав постоянно действующей экспертной комиссии администрации Новорогачинского городского поселения Городищенского района Волгоградской области согласно приложению № 2.

3. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Новорогачинского городского поселения Городищенского района Волгоградской области согласно приложению № 3.

4. Отменить постановление администрации Новорогачинского городского поселения от 12.04.2016 г. № 64 «Об утверждении положения об архивном отделе и о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Новорогачинского городского поселения Городищенского района Волгоградской области»

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит опубликованию.

6. Контроль за исполнением настоящее постановления возложить на заместителя главы администрации Новорогачинского городского поселения С. И. Попова.

Глава Новорогачинского

городского поселения

И. Д. Барановский

                                                                                                                              Приложение № 1

                                                                                                                              УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                              Постановлением

                                                                                                                              Администрации

                                                                                                                              Новорогачинского
                                                                                                  городского               поселения

                                                                                    от 01 октября 2020 г. № 134

Положение
об архиве администрации Новорогачинского городского поселения Городищенского муниципального района Волгоградской области             

I. Общие положения

Положение об архиве администрации Новорогачинского городского поселения Городищенского муниципального района Волгоградской области (далее – Положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

Положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив администрации Новорогачинского городского поселения).

Архив администрации Новорогачинского городского поселения  на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает администрация Новорогачинского городского поселения.

Администрация разрабатывает положение об Архиве администрации Новорогачинского городского поселения. Положение об Архиве администрации Новорогачинского городского поселения подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве администрации Новорогачинского городского поселения.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

После согласования положение об Архиве администрации  утверждается руководителем администрации.

Архив  администрации Новорогачинского городского поселения в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного              органа.

II. Состав документов Архива   администрации Новорогачинского городского поселения

Архив администрации Новорогачинского городского поселения хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников;

в) архивные фонды личного происхождения ;

г) фонд пользования (архива);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива администрации Новорогачинского городского поселения .

III. Задачи Архива   администрации Новорогачинского городского поселения

К задачам Архива  администрации Новорогачинского городского поселения относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II   положения.

7.2. Комплектование Архива администрации Новорогачинского городского поселения документами, образовавшимися в деятельности  администрации Новорогачинского городского поселения.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве  администрации Новорогачинского городского поселения.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве  администрации Новорогачинского городского поселения.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях  администрации Новорогачинского городского поселения и своевременной передачей их в Архив  администрации Новорогачинского городского поселения.

IV. Функции Архива   администрации Новорогачинского городского поселения.

Архив администрации Новорогачинского городского поселения осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности  администрации Новорогачинского городского поселения, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве  администрации Новорогачинского городского поселения.

8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве  администрации Новорогачинского городского поселения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив  администрации Новорогачинского городского поселения, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности  администрации Новорогачинского городского поселения.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю администрации Новорогачинского городского поселения описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве  администрации Новорогачинского городского поселения в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве  администрации Новорогачинского городского поселения.

8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива  администрации Новорогачинского городского поселения.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов Архива администрации Новорогачинского городского поселения.

8.14. Создает фонд пользования Архива администрации Новорогачинского городского поселения и организует его использование.

8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива  администрации Новорогачинского городского поселения.

8.16. Участвует в разработке документов администрации Новорогачинского городского поселения по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства администрации Новорогачинского городского поселения  в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам администрации Новорогачинского городского поселения в подготовке документов к передаче в Архив  администрации Новорогачинского городского поселения.

V. Права Архива   администрации Новорогачинского городского поселения.

Архив  администрации Новорогачинского городского поселения имеет право:

а) представлять руководству администрации Новорогачинского городского поселения предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве  администрации Новорогачинского городского поселения;

б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива  администрации Новорогачинского городского поселения;

в) давать рекомендации структурным подразделениям  администрации Новорогачинского городского поселения по вопросам, относящимся к компетенции Архива  администрации Новорогачинского городского поселения;

г) информировать структурные подразделения администрации Новорогачинского городского поселения о необходимости передачи документов в Архив администрации Новорогачинского городского поселения в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного              учреждения.

Приложение № 2

                                                                                                                УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                постановлением администрации

                                                                                                                Новорогачинского

                                                                                                                городского поселения

                                                                                                                от 01 октября 2020 года  № 134                                         

Состав

постоянно действующей экспертной комиссии

администрации Новорогачинского городского поселения

Городищенского муниципального района Волгоградской области

Председатель :

Попов Сергей Иванович                                                         Заместитель главы                                                                                                                                                           Новорогачиского городского

                                                                                                  поселения

Секретарь:

Черевко Ирина Владимировна                                          Специалист 2 категории -                                                                                                                                             делопроизводитель

Член ЭК:

Уткина Ольга Алексеевна                                                        Военно - учетный работник

Приложение № 3

УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                постановлением администрации

                                                                                                                Новорогачинского городского поселения

                                                                                                                от 01 октября 2020 года №134

Положение
              об экспертной комиссии администрации Новорогачинского городского               поселения Городищенского муниципального района Волгоградской области

I. Общие положения

1.Положение об экспертной комиссии  администрации Новорогачинского

городского               поселения Городищенского муниципального района Волгоградской               области (далее               – Положение) разработано в соответствии с подпунктом 9               пункта 6 Положения о               Федеральном архивном агентстве, утвержденного               Указом Президента Российской               Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание               законодательства Российской               Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

              2. Экспертная комиссия  администрации Новорогачинского городского поселения               Городищенского муниципального района Волгоградской области (далее – ЭК)               создается в целях организации и проведения методической и практической работы               по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.

              3.ЭК является совещательным органом при администрации, создается               постановлением администрации и действует на основании положения,               разработанного на основе Примерного положения, утвержденного главой               администрации .

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

4.Персональный состав ЭК определяется постановлением  администрации Новорогачинского городского поселения.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива администрации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает администрация (по согласованию).

Председателем ЭК назначается  заместитель главы Новорогачинского городского поселения.

              5.В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-              ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства               Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49,               cт. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7,               ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22,               ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами и иными нормативными               правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения,               комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской               Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах               местного самоуправления и организациях , законами и иными нормативными               правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела,               локальными нормативными актами государственного органа.

II. Функции ЭК

6.Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности администрации Новорогачинского городского поселения, для хранения и уничтожения.

6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) описей дел по личному составу;

г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

д) номенклатуры дел администрации;

е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

ж) актов об утрате документов;

з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

к) проектов локальных нормативных актов и методических документов администрации по делопроизводству и архивному делу.

6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением администрации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив администрации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

6.4. Обеспечивает совместно с архивом администрации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел администрации.

6.5. Обеспечивает совместно с архивом администрации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.6. Совместно с архивом администрации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников администрации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права ЭК

7.ЭК имеет право:

7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам администрации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив администрации.

7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив администрации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

7.6. Информировать руководство администрации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

IV. Организация работы ЭК

8.ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с               соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

              9.Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях,               которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

              10.Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании               присутствует более половины ее состава.

              11.Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно               большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При               разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

              12.Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.