Об утверждении Положения об архиве Администрации Новопокровского сельсовета Татарского района Новосибирской области



Официальный бланк проект

вх. № 24520-03/9

От 24.12.2020

АДМИНИСТРАЦИЯ

НОВОПОКРОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

ТАТАРСКОГО РАЙОНА

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 24.11.2020г. №43

с. Новопокровка

Об утверждении Положения об архиве Администрации Новопокровского сельсовета Татарского района Новосибирской области

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42, в целях совершенствования и упорядочения архивного дела в администрации Новопокровского сельсовета Татарского района Новосибирской области, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, Администрация Новопокровского сельсовета Татарского района Новосибирской области

постановляет:

1. Утвердить Положение об архиве Администрации Новопокровского сельсовета Татарского района Новосибирской области (приложение).

2. Обнародовать настоящее постановление на официальном сайте администрации Новопокровского сельсовета в сети интернет.

3. Контроль исполнения настоящего постановления оставляю за собой.

Глава Новопокровского сельсовета

Татарского района Новосибирской области

И.И. Черкасова

Приложение

к постановлению администрации

Новопокровского сельсовета

Татарского района

Новосибирской области

от 24.11.2020г. №43

Положение

об архиве администрации Новопокровского сельсовета Татарского района Новосибирской области

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве администрации Новопокровского сельсовета Татарского района Новосибирской области (далее Положение) разработано в соответствии положением об архиве администрации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42.

1.2. В администрации Новопокровского сельсовета Татарского района Новосибирской области для хранения архивного фонда и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на хранение создается архив (далее архив администрации), где документы хранятся в течении 5 лет, затем передаются в архив Татарского района.

1.3. Источниками комплектования архивного фонда Новопокровского сельсовета Татарского района Новосибирской области является администрация Новопокровского сельсовета Татарского района Новосибирской области (далее - администрация).

1.4. Администрация разрабатывает положение об архиве администрации. Положение об архиве администрации подлежит согласованию на предмет соответствия его положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве администрации Татарского района.

После согласования, положение об архиве администрации, утверждается главой Новопокровского сельсовета Татарского района Новосибирской области (далее – глава сельского поселения).

1.5. Главой сельского поселения из работников администрации назначается должностное лицо, ответственное за архивные фонды сельского поселения, которое обеспечивает формирование (комплектование), временное хранение, учет и использование других архивных документов. Должностное лицо, ответственное за архивные фонды сельского поселения руководствуются Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами РФ, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа и настоящим Положением.

1.6. Архив администрации осуществляет хранение, комплектование, упорядочение документов, учет документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив, источником комплектования которого является администрация.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов производится силами и за счет средств местного бюджета.

2. Понятия, используемые в Положении

2.1. Архив (архивохранилище): Организация или структурное подразделение администрации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

2.2. Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

2.3. Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

2.4. Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко -культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

2.5. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

2.6. Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

2.7. Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

3. Состав документов архива администрации

3.1 Архив администрации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности органов местного самоуправления сельского поселения;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда организаций - предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива администрации.

4. Задачи архива администрации

К задачам архива администрации относятся:

4.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 3 настоящего положения.

4.2. Комплектование архива администрации документами, образовавшимися в деятельности администрации.

4.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве администрации.

4.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве администрации.

4.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда сельского поселения на постоянное хранение в муниципальный архив.

4.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях администрации (при их наличии) и своевременной передачей их в архив администрации.

5. Функции архива Администрации

Архив администрации осуществляет следующие функции:

5.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в ходе деятельности органов местного самоуправления сельского поселения, в соответствии с утвержденным графиком.

5.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве администрации.

5.3. Представляет в архивный отдел администрации Татарского района учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации.

5.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности органов местного самоуправления сельского поселения.

5.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного отдела муниципального района описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного отдела администрации муниципального района акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение главе сельского поселения описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, согласованные ЭПК архивного отдела Администрации Татарского района.

5.6. Организует передачу документов архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел администрации муниципального района.

5.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве администрации в целях отбора документов для включения в состав архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

5.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве администрации.

5.9. Организует информирование руководства и работников администрации о составе и содержании документов архива администрации.

5.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

5.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

5.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

5.13. Ведет учет использования документов архива администрации.

5.14. Создает фонд пользования архива администрации и организует его использование.

5.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива администрации.

5.16. Участвует в разработке документов администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

5.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства Администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам администрации в подготовке документов к передаче в Архив администрации.

6. Права архива Администрации

1. Архив администрации имеет право:

а) представлять руководству администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве администрации;

б) запрашивать в структурных подразделениях администрации сведения, необходимые для работы архива администрации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям администрации по вопросам, относящимся к компетенции архива администрации;

г) информировать структурные подразделения администрации о необходимости передачи документов в архив администрации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

7. Ответственность

7.1. Лица, виновные в утрате и порче документов архивного фонда несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

7.2. Ответственное лицо за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив администрации задач и функций.