ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН В ДЕПАРТАМЕНТЕ ЛЕСНОГО КОМПЛЕКСА ОБЛАСТИ



Департамент лесного комплекса Вологодской области

Департамент лесного комплекса Вологодской области

___________________________________________________

ПРИКАЗ

«23»  мая 2016 года                                                                                           №  602

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН В ДЕПАРТАМЕНТЕ ЛЕСНОГО КОМПЛЕКСА ОБЛАСТИ

{Изменения и дополнения:

Приказ департамента лесного комплекса Вологодской области от 19.07.2016 № 898}

В целях реализации Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», конституционного права граждан на обращение в государственные органы власти Вологодской области и в соответствии с Положением о Департаменте лесного комплекса Вологодской области

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить:

1.1. Положение об организации личного приема граждан в Департаменте лесного комплекса Вологодской области (далее – Положение) согласно приложению 1 к настоящему приказу;

1.2. форму «Карточка личного приема гражданина» согласно приложению 2 к настоящему приказу;

1.3. форму «Журнал регистрации приема граждан» согласно приложению 3 к настоящему приказу;

1.4. форму «Журнал регистрации приема граждан начальником, заместителями начальника» согласно приложению 4 к настоящему приказу.

Установить, что личный прием граждан проводится:

начальником Департамента каждый второй понедельник месяца с 16:00 до 17:00;

заместителями начальника Департамента каждый третий понедельник месяца с 16:00 до 17:00;

начальниками управлений, начальниками отделов (лицами, их замещающими) в соответствии с пунктом 4.1 Положения, ежедневно с 9.00 до 12.00 часов и с 14.00 до 16.00 часов, кроме выходных и праздничных дней.

Назначить ответственными должностными лицами за организацию личного приема граждан в Департаменте, в том числе за оформление, учет, хранение карточек личного приема, за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема:

Ленину Анну Александровну, консультанта отдела стратегического планирования в сфере лесных отношений, в приемной Департамента, расположенной по адресу: г. Вологда, ул. Герцена, д. 27,  каб. 317;

Куликовскую Анну Валентиновну, специалиста 1 разряда отдела материально-технического обеспечения, в приемной Департамента, расположенной по адресу: г. Вологда, ул. Горького,  д. 86А, каб. 305.

Должностным лицам Департамента, указанным в пунктах 2 и 3 настоящего приказа, обеспечить личный прием граждан в соответствии с утвержденным Положением.

Консультанту отдела стратегического планирования в сфере лесных отношений А.А. Лениной:

организовать информирование на регулярной основе начальника Департамента и его заместителей о соблюдении порядка и сроков рассмотрения обращений граждан в структурных подразделениях Департамента;

обеспечить поддержание в актуальном состоянии информации в части личного приема граждан, размещаемой на официальном сайте Департамента в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

6. Начальнику управления правовой и кадровой работы О.Н. Сысоевой в установленном порядке внести изменения в соответствующие положения о структурных подразделениях Департамента и должностные регламенты сотрудников данных структурных подразделений Департамента, направленные на реализацию Положения, утвержденного настоящим приказом.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. начальника Департамента

Р.Б. Марков

УТВЕРЖДЕНО

приказом Департамента лесного   комплекса области

от «23» мая 2016 года  № 602

(приложение 1)

(в ред. Приказа департамента лесного комплекса Вологодской области от 19.07.2016 № 898)

ПОЛОЖЕНИЕ

об организации личного приема граждан в Департаменте лесного комплекса Вологодской области

(далее – Положение)

1. Общие положения

1.1. Личный прием граждан в Департаменте лесного комплекса Вологодской области (далее - Департамент) осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Положением о Департаменте, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также настоящим Положением.

1.2. Личный прием граждан по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента, проводится в целях поддержания непосредственных контактов Департамента с населением и оперативного решения актуальных вопросов на основе качественного и своевременного рассмотрения обращений, предложений и жалоб заявителей.

1.3. Должностное лицо, осуществляющее личный прием граждан, несет ответственность за качество ответов по существу поставленных вопросов и предоставляемые разъяснения по вопросам, отнесенным к сфере ведения Департамента.

1.4. Проводя личный прием, должностное лицо, осуществляющее личный прием граждан, обязано обеспечить:

- доступность для беспрепятственного обращения граждан в Департамент;

-  строгое соблюдение действующего законодательства и служебной этики, внимательное и доброжелательное отношение к гражданину, деловую реакцию на его обращение;

-  соблюдение правил внутреннего служебного распорядка Департамента.

1.5. Должностное лицо, осуществляющее личный прием граждан, обязано внимательно выслушать гражданина и тщательно разобраться в существе его обращения.

Организация личного приема граждан в Департаменте

2.1. Личный прием граждан в Департаменте проводят: начальник, заместители начальника и уполномоченные ими в соответствии с пунктом 4.1 настоящего Положения начальники управлений, начальники отделов (далее - должностное лицо).

2.2. Запись граждан на личный прием осуществляется предварительно по их письменным и (или) устным (посредством телефонной связи) обращениям в соответствии с утвержденным графиком личного приема граждан и фиксируется в журнале регистрации приема граждан.

2.3. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. В случае отказа гражданина предъявить такой документ его обращение рассматривается как анонимное.

Представитель гражданина обязан предъявить помимо документа, удостоверяющего его личность, доверенность на право представления интересов данного гражданина.

2.4. В случае устного заявления о личном приеме гражданин обращается в одну из приемных Департамента, расположенных по адресам:  г. Вологда,                ул. Герцена, д. 27,  каб. 317  либо  г. Вологда, ул. Горького, д. 86А, каб. 305 (далее - приемные Департамента), с целью определения должностного лица, в компетенцию которого входят рассмотрение интересующих гражданина вопросов.

2.5. Если интересующие гражданина вопросы не входят в компетенцию Департамента, специалисты приемных Департамента, ответственные за организацию личного приема граждан (далее – специалисты приемной Департамента), разъясняют гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

2.6. В случае записи на прием к начальнику, заместителям начальника дата, время и место приема граждан определяются указанным должностным лицом, осуществляющим прием, с учетом его рабочего плана. Информация о дате и времени личного приема гражданину сообщается в устной форме, если гражданин обратился устно, либо письменно, если гражданин направил письменное обращение.

Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

2.7. Если в ходе рассмотрения заявления гражданина возникает необходимость проверки документов и материалов, представленных заявителем, и дополнительного уточнения обстоятельств дела, то гражданин должен быть дополнительно уведомлен специалистом приемной Департамента о дате его приема начальником. Срок проверки не должен превышать 7 календарных дней. В отдельных случаях срок может быть продлен с разрешения начальника или заместителя начальника.

2.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.9. По просьбе заявителя, оставившего свои документы должностному лицу на личном приеме, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям или проставляется отметка на копиях или вторых экземплярах принятых обращений.

2.10. По окончании личного приема должностным лицом, осуществляющим прием, либо специалистом приемной Департамента, ответственным за организацию личного приема граждан, заполняется и подписывается карточка личного приема по форме, утвержденной приказом Департамента.

В карточке личного приема указываются дата приема, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, адрес места жительства, почтовый адрес, контактный номер телефона, фамилия и инициалы должностного лица, осуществившего прием, краткое содержание устного обращения, делается отметка за подписью гражданина об устном ответе на обращение или о принятии в ходе личного приема его письменного обращения, а также о результатах личного приема и данных поручениях.

2.11. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.12. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном порядке.

На первом листе принятого в ходе личного приема письменного обращения гражданина специалист соответствующей приемной Департамента, ставит штамп о принятии обращения на личном приеме, регистрирует обращение в системе электронного документооборота и направляет в установленном порядке на рассмотрение в структурное подразделение Департамента, в компетенцию которого входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов.

2.13. При неявке гражданина в назначенное время на личный прием в журнал регистрации приема граждан и карточку личного приема вносится соответствующая запись.

3. Личный прием граждан начальником и его заместителями

3.1. Начальник и его заместители проводят прием граждан в служебных кабинетах, при проведении выездного приема - в специально отведенном месте.

3.2. По решению начальника, его заместителей к участию в проведении ими приема граждан могут привлекаться иные специалисты Департамента, а также руководители государственных учреждений, подведомственных Департаменту.

3.3. Запись граждан на прием к начальнику, заместителям начальника осуществляется специалистами приемных Департамента ежедневно с 9.00 до 12.00 часов и с 14.00 до 16.00 часов, кроме выходных и праздничных дней.

3.4. Во время записи к начальнику, заместителям начальника специалист приемной Департамента разъясняет гражданину возможность рассмотрения его обращения в структурном подразделении Департамента.

3.5. При определении даты приема начальник в случае необходимости дает поручение заместителям начальника, начальникам управлений, начальникам отделов, руководителям государственных учреждений, подведомственных Департаменту, о подготовке необходимых материалов по рассматриваемому вопросу к дате приема.

3.6. Начальнику Департамента, его заместителям не позднее чем за три дня до назначенного дня приема специалистом приемной Департамента, представляется список граждан, записавшихся к ним на прием, а также перечень вопросов и информация о ранее направленных этими гражданами обращениях и о приемах, ранее проведенных руководством Департамента.

3.7. Подготовительная работа по проведению личного приема граждан возлагается на структурное подразделение Департамента, к сфере деятельности которого относится интересующий гражданина вопрос, в соответствии с поручением начальника Департамента, его заместителей, уполномоченных ими в соответствии с п. 4.1 Положения начальников управлений и отделов и заключается в подготовке справки, содержащей информацию о рассмотрении ранее направленных в Департамент обращений граждан, записавшихся на личный прием, а также предложений по возможному разрешению вопросов, поставленных в обращениях. К справке прилагаются материалы, относящиеся к ранее рассматриваемым обращениям.

3.8. Организационная работа по проведению личного приема начальником Департамента, его заместителями осуществляется специалистом соответствующей приемной Департамента, и заключается в оперативном доведении до сведения граждан информации о месте, дате, времени приема либо об их изменениях, оформлении разовых пропусков, обеспечении встречи, сопровождения и контроля за нахождением заявителей в здании нахождения Департамента  (г. Вологда, ул. Герцена, д. 27 либо г. Вологда, ул. Горького, д. 86А).

Для обеспечения доступа в здание нахождения Департамента (г. Вологда, ул. Герцена, д. 27 либо г. Вологда, ул. Горького, д. 86А), в котором будет проводиться личный прием, гражданин обеспечивается разовым пропуском, или вход осуществляется на основании списков граждан, подготовленных к личному приему.

3.9. В случае отсутствия начальника Департамента, его заместителей в назначенный день приема (командировка, болезнь, другие непредвиденные обстоятельства) прием может быть перенесен на другой день или по их поручению осуществлен другим уполномоченным ими лицом. В случае изменения даты и времени личного приема гражданин уведомляется об этом специалистом приемной Департамента не позднее чем за один день до назначенного дня.

3.10. При осуществлении записи на прием к начальнику, заместителям начальника специалист приемной Департамента осуществляет регистрацию устного обращения гражданина в журнале регистрации приема граждан начальником, составляет краткую аннотацию существа вопроса заявителя и вместе с другими сведениями заносит ее в карточку личного приема гражданина.

3.11. Сведения о произведенной записи на личный прием специалист приемной Департамента служебной запиской с приложением имеющихся материалов по рассматриваемому вопросу направляет начальнику, заместителям начальника для определения даты проведения личного приема.

3.12. Если во время предварительной записи установлено, что обращение гражданина в Департамент носит повторный характер, специалист приемной Департамента представляет все имеющиеся материалы по предыдущим обращениям гражданина.

3.13. В случае если на личном приеме возникают новые вопросы и обращения, которые не могут быть решены непосредственно во время приема, гражданину предлагается оставить заявление в письменной форме, которое в установленном порядке подлежит регистрации в приемной Департамента и последующему направлению на рассмотрение и разрешение по существу заместителям начальника, начальникам управлений, начальникам отделов Департамента в соответствии с их компетенцией.

В случае передачи гражданином письменного обращения в ходе личного приема должностным лицом, осуществляющим прием граждан, на втором экземпляре обращения (экземпляре гражданина) делается отметка о его приеме.

4. Прием граждан иными уполномоченными должностными лицами

4.1. Начальник при ознакомлении с информацией о произведенной предварительной записи к нему на личный прием, представленной специалистом приемной Департамента, вправе делегировать в письменной форме полномочия по личному приему граждан начальникам управлений, начальникам отделов Департамента (или лицам, их замещающим), в компетенцию которых в соответствии с должностными регламентами входят рассматриваемые вопросы (далее - должностные лица).

4.2. Прием граждан должностными лицами проводится в срок, не превышающий семи календарных дней с даты получения поручения, в служебном кабинете указанного должностного лица в установленные часы приема.

4.3. Информация о дате, времени и месте приема гражданина должностным лицом определяется и доводится до гражданина в соответствии с п. 2.9 настоящего Положения.

4.4. Все устные и письменные обращения граждан, полученные во время личного приема, должностные лица заносят в карточку личного приема гражданина, подписывают и передают в соответствующую приемную Департамента для последующей регистрации и учета.

5. Работа по обобщению и анализу результатов

личного приема граждан

5.1. Контроль за организацией личного приема начальником  Департамента, его заместителями, уполномоченных ими начальниками управлений и отделов, в том числе за оформлением карточек личного приема, сроками рассмотрения письменных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема, осуществляется специалистами приемных Департамента.

5.2. Сведения о результатах приема граждан должностными лицами вносятся в карточки личного приема и передаются для учета, хранения и проведения анализа в соответствующую приемную Департамента.

5.3. Поручения начальника или заместителей начальника, данные по результатам личного приема структурным подразделениям Департамента, в обязательном порядке ставятся на контроль, который осуществляет специалист соответствующей приемной Департамента.

5.4. Специалист приемной Департамента систематически анализирует обращения, поступившие в ходе личного приема граждан, и результаты их рассмотрения. Итоги анализа включаются в ежеквартальные, полугодовые и годовые отчеты о работе с обращениями граждан в Департаменте.

УТВЕРЖДЕНА

приказом Департамента лесного   комплекса области

от «23» мая 2016 года  № 602

(приложение 2)

Карточка личного приема гражданина № ____ <*>

Фамилия ___________________________________________________________________________

Имя, отчество _______________________________________________________________________

Адрес места жительства______________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

Почтовый адрес______________ _______________________________________________________

___________________________________________________________________________________

Контактный телефон_________________________________________________________________

Дата приема ________________________________________________________________________

Краткое содержание обращения_______________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

Должностное лицо, проводившее прием   _______________________________________________

___________________________________________________________________________________

(должность, Ф.И.О.)                        

                                                                        

Принято письменное обращение. Регистрационный номер <*>                

___________________________________________________________________________________

                                                                        

Содержание принятого решения по результатам приема                                           

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

Примечание ________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

                                                                        

Подпись должностного лица, проводившего прием _______________________________________

Примечание:

<*> Строки заполняются специалистом приемной Департамента.

УТВЕРЖДЕН

приказом Департамента лесного   комплекса области

от «23» мая 2016 года  № 602

(приложение 3)

Журнал регистрации приема граждан

№ п/п

Дата обращения

ФИО

Адрес места жительства

Причина обращения

Результат рассмотрения обращения

Обоснованность обращения

Должностное лицо, проводившее прием (должность, ФИО)

УТВЕРЖДЕН

приказом Департамента лесного   комплекса области

от «23» мая 2016 года  № 602

(приложение 4)

Журнал регистрации приема граждан начальником,

заместителями начальника

№ п/п

Дата обращения

ФИО

Адрес места жительства, контактный телефон

Причина обращения

Дата и время приема

Результат рассмотрения обращения

Обоснованность обращения

Должностное лицо, проводившее прием (должность, ФИО)