Об утверждении Регламента работы системы межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной подписи



Министерство связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан

Министерство связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан

Приказ

10 мая 2011 года № 262-ОД

Об утверждении Регламента работы системы межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной подписи

Зарегистрирован в Управлении Республики Башкортостан по организации деятельности мировых судей и ведению регистров правовых актов 13.10.2011 года № 1652

Во исполнение постановления Правительства Республики Башкортостан от 6 мая 2011 года № 145 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан» и в целях регламентирования работы с электронными документами и использования электронной подписи в системе межведомственного электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Республики Башкортостан

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Регламент работы системы межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной подписи.

2. Отделу государственной службы и кадровой работы Министерства связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан обеспечить государственную регистрацию настоящего приказа в Управлении Республики Башкортостан по организации деятельности мировых судей и ведению регистров правовых актов в установленном порядке.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя министра Ямалова И.У.

Министр

Мелкоедов

Утвержден приказом

Министерства связи и

массовых коммуникаций

Республики Башкортостан

от «10» мая 2011 г. № 262-ОД

Регламент работы системы межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной власти республики башкортостан с использованием электронной подписи

I. Общие положения

1.1. Регламент работы системы межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной подписи (далее - Регламент) определяет порядок работы с электронными документами и использования электронной подписи в системе межведомственного электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Республики Башкортостан, а также в иных органах государственной власти Республики Башкортостан и организациях в случае, предусмотренном пунктом 4 постановления Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 года № 11 «Об организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи».

1.2. Электронные документы должны быть подготовлены, переданы и обработаны в соответствии с настоящим Регламентом, который обязателен для исполнения уполномоченными лицами органов (организаций), указанных в пункте 1.1 настоящего Регламента.

1.3. Электронные документы, оформленные в соответствии с настоящим Регламентом, признаются участниками системы электронного документооборота равнозначными документам на бумажных носителях, подписанными собственноручными подписями уполномоченных лиц органов (организаций), указанных в пункте 1 настоящего Регламента.

1.4. При пользовании настоящим Регламентом организации руководствуются:

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 12 марта 2007 года № 57 «Об организации использования электронной цифровой подписи в электронных документах, хранимых, обрабатываемых и передаваемых в автоматизированных информационных и телекоммуникационных сетях и системах исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан»;

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 года № 11 «Об организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи»;

Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 6 мая 2011 года № 145 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота в Республики Башкортостан».

II. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции

Для целей настоящего Регламента используются следующие основные понятия:

электронный документ (далее - ЭД) - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

ключи ЭП - совокупность закрытого и открытого ключа ЭП, где закрытый ключ ЭП - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в ЭД ЭП с использованием средств ЭП, а открытый ключ ЭП - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу ЭП, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств ЭП подлинности ЭП в ЭД;

автоматизированное рабочее место обмена ЭД (далее - АРМ обмена ЭД) - комплекс программных и аппаратных средств, используемых организацией для обмена ЭД;

администратор обмена ЭД - уполномоченное лицо, назначенное руководителем организации для обеспечения эксплуатации программно-технических средств АРМ обмена ЭД и взаимодействия с уполномоченным исполнительным органом Республики Башкортостан в области использования ЭП (далее - уполномоченный орган) по вопросам обмена ЭД, осуществления политики информационной безопасности, обеспечения защиты информации и взаимодействия с уполномоченным органом в области информационной безопасности;

оператор - уполномоченное лицо, назначенное руководителем организации для обеспечения обмена ЭД в системе межведомственного электронного документооборота;

организация - исполнительный орган государственной власти Республики Башкортостан, а также иные государственные органы и организации в случае, предусмотренном пунктом 4 Постановления Правительства Республики Башкортостан от 25.01.2008 № 11 «Об организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи», участвующие в электронном документообороте с использованием ЭП;

реестр уполномоченных лиц организаций (далее - реестр) - список уполномоченных лиц организаций, которым выданы ключи ЭП;

удостоверяющий центр - юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные Федеральным законом от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и обладающее необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей;

уполномоченное лицо - должностное лицо организации, уполномоченное приказом организации на использование ЭП, на имя которого уполномоченным органом выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом ЭП, позволяющим с помощью средств ЭП создавать ЭП в ЭД (подписывать ЭД);

уполномоченный орган - уполномоченный исполнительный орган государственной власти Республики Башкортостан в области использования ЭП;

сертификат ключа подписи (далее - сертификат) - документ на бумажном носителе или ЭД с ЭП уполномоченного лица (удостоверяющего центра), которые включают в себя открытый ключ ЭП и которые выдаются удостоверяющим центром участнику системы электронного документооборота для подтверждения подлинности ЭП и идентификации владельца сертификата ключа подписи;

система электронного документооборота (далее - СЭД) - часть информационно-коммуникационной инфраструктуры электронного правительства Республики Башкортостан, созданная в целях обеспечения ведения электронного документооборота, межведомственного обмена электронными документами и межведомственного взаимодействия в государственных органах Республики Башкортостан;

система межведомственного электронного документооборота (далее - СМЭД) - республиканская информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме обмен электронными сообщениями, между Администрацией Президента Республики Башкортостан, Аппаратом Правительства Республики Башкортостан и органами исполнительной власти Республики Башкортостан;

комплекс программ «Почтовая служба» - специальное программное обеспечение, используемое в системе межведомственного электронного документооборота и предназначенное для организации почтового обмена электронными сообщениями по каналам связи.

III. Участники обмена ЭД

3.1. Состав лиц, наделенных правом использования ЭП, утверждается приказом руководителя организации.

3.2. Для указанных уполномоченных лиц обеспечивается процедура формирования ключей ЭП, изготовления и регистрации сертификатов ключей подписи в соответствии с пунктом 8 Положения о порядке организации выдачи и отзыва ключей электронных цифровых подписей уполномоченных лиц исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан, утвержденного Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25.01.2008 № 11.

IV. Порядок работы

4.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Перечень видов управленческих документов, обмен которыми при организации межведомственного документооборота осуществляется в форме электронных документов, приведен в приложении к Положению о системе межведомственного электронного документооборота утвержденному Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 6 мая 2011 года № 145.

4.2. Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда работа с электронными копиями бумажных документов не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе, а также для списания документов в архив в соответствии с действующим законодательством.

4.3. Уполномоченные лица осуществляют формирование и подготовку ЭД, заверение ЭД ЭП, отправку (получение) ЭД, проверку подлинности ЭП ЭД, хранение и обработку ЭД, учет и регистрацию ЭД.

4.4. Для подписания электронных документов участников СЭД используются ЭП.

4.5. При рассмотрении, подписании и согласовании электронных документов в СЭД должностные лица, имеющие ЭП, обязаны подписывать их только с помощью ЭП.

4.6. Прием и отправка электронных документов осуществляется операторами в СМЭД.

4.7. Регистрация электронных документов в СЭД осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 № 436 «Об утверждении Правил делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти».

4.8. В СМЭД фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия и инициалы., наименование участника СМЭД).

4.9. Доставка и отправка электронных документов осуществляются средствами электросвязи при помощи комплекса программ «Почтовая служба».

4.10. Участник СМЭД обязан регистрировать электронные документы, поступившие посредством СМЭД, в течение одного часа с момента поступления электронных документов в организацию.

4.11. Документы, поступившие после окончания рабочего дня или в праздничные дни, регистрируются в течение первого часа следующего рабочего дня.

4.12. Электронные документы, поступающие участнику СМЭД, обрабатываются оператором и проходят первичную обработку и регистрацию.

4.13. В СМЭД электронные документы передаются и хранятся вместе с их регистрационными данными.

4.14. Первичная обработка поступивших электронных документов включает проверку подлинности ЭП, правильности доставки электронных документов и наличия приложений к ним.

4.15. Единицей учета электронного документа является ЭД, зарегистрированный в СЭД.

4.16. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников СМЭД в СЭД.

4.17. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях, но не менее пяти лет.

4.18. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.

4.19. После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем участника СЭД, указанные электронные документы подлежат уничтожению (удалению).

4.20. В СМЭД оператором ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых электронных документов.

4.21. В целях учета и поиска электронных документов в СЭД используются следующие обязательные сведения об электронных документах:

адресант; адресат;

должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ; вид документа; тип документа; дата документа; номер документа; дата поступления документа; входящий номер документа; ссылка на исходящий номер и дату документа; количество листов основного документа; количество листов и количество приложений; фамилия и инициалы исполнителя; отметка о конфиденциальности.

В СЭД могут использоваться дополнительные сведения об электронных документах.

4.22. Участники СМЭД обязаны обеспечить соблюдение требований действующего законодательства об ЭП.

V. Оформление ЭД

5.1. Используемые организациями ЭД включают в себя содержательную и сопроводительную части.

5.2. Оформление, порядок подготовки и согласования содержательной части ЭД регламентируются документами организации и аналогичны порядку подготовки документов на бумажных носителях, за исключением того, что ЭД на заключительном этапе согласования (визирования) заверяется ЭП уполномоченного лица организации.

5.3. Сопроводительная часть ЭД содержит одну или несколько ЭП, заверяющих содержательную часть ЭД, другую служебную информацию (метки времени, замечания и т.д.). Сопроводительная часть является неотъемлемой составляющей ЭД и обеспечивает подтверждение его подлинности (контроль авторства и целостности).

5.4. ЭД, содержательная часть которого оформлена с нарушением установленных требований, к исполнению не принимается. Организация, которой на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом организации, подготовившей ЭД. Ответственность за неисполнение или нарушение сроков исполнения ЭД несет организация, допустившая нарушение установленных требований.

5.5. ЭД заверяются ЭП уполномоченных лиц организации, наделенных правом ЭП в соответствии с приказом организации.

5.6. ЭД, в которых проверка подлинности ЭП в сопроводительной части дала отрицательный результат, к исполнению не принимаются. Организация, которой на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом организацию, подготовившую ЭД.

5.7. ЭД, заверенные ЭП до момента ввода в обращение и регистрации соответствующего сертификата ключа подписи или в момент приостановления его действия, или после окончания срока его действия, к исполнению не принимаются. Организация, которой на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом организацию, подготовившую данный ЭД.

5.8. Ответственность за правовые последствия, ставшие следствием исполнения ЭД, заверенного подлинными ЭП, несет организация, уполномоченные лица которой заверили подготовленный ЭД. Мера ответственности определяется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.9. В случае наличия в ЭД конфиденциальной информации организации обязаны соблюдать установленные требования по защите конфиденциальной информации на всех этапах ее обработки, хранения и передачи. Организация, допустившая нарушения требований по защите конфиденциальной информации, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

VI. Подготовка ЭД к отправке

6.1. Подготовленному ЭД в системе СЭД в автоматизированном режиме присваиваются реквизиты, однозначно определяющие организацию и сам ЭД (дата и регистрационный номер ЭД). Указанные реквизиты могут быть оформлены в виде имени файла содержательной части ЭД.

6.2. Подготовленный ЭД, заверенный ЭП уполномоченных лиц или уполномоченного лица организации, через СЭД передается оператору.

6.3. Если инструкциями и другими нормативными актами организации не предусмотрено иное, оператор в СЭД ведет журнал учета отправки ЭД и получения данных с подтверждением их доставки по форме, позволяющей отразить все необходимые реквизиты ЭД и обстоятельства их отправки и (или) получения.

6.4. Оператор обязан перед отправкой:

проверить подлинность ЭП ЭД;

проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;

сверить полномочия лиц, сформировавших ЭП в соответствии с пунктом 3.4 Инструкции по защите информации при электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан, утвержденной Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25.01.2008 № 11;

В случае положительного результата произведенных проверок оператор производит отправку ЭД. В случае обнаружения ошибок при проверке ЭД оператор немедленно извещает администратора обмена ЭД и уполномоченных лиц организации, заверивших данный ЭД.

6.5. С целью предупреждения конфликтных ситуаций, возникающих вследствие отрицания организацией факта отправки или получения ЭД, должен использоваться режим доставки ЭД, обеспечивающий получение отправителем уведомления о доставке ЭД.

6.6. Возможно использование следующих типов уведомлений о доставке:

техническое уведомление о доставке ЭД адресату. При этом техническое уведомление представляет собой ЭД, созданный автоматически (средствами системы электронной почты), без участия оператора;

служебное уведомление о доставке ЭД. При этом служебное уведомление представляет собой ЭД, формируемый и заверенный ЭП соответствующим уполномоченным лицом организации, получившим ЭД. Доставка служебных уведомлений подтверждается техническим уведомлением либо извещением о доставке другим доступным способом.

6.7. Служебные и технические уведомления хранятся в СМЭД. Срок хранения уведомлений определяется сроком хранения соответствующих ЭД.

6.8. Организация вправе отозвать направленный ЭД до момента принятия его к исполнению. В случае необходимости отзыва организация направляет заверенный ЭП соответствующего уполномоченного лица ЭД с запросом об отзыве. В запросе указываются основания отзыва и реквизиты, идентифицирующие отзываемый ЭД.

VII. Обработка ЭД при получении

7.1. Оператор организации - получателя выполняет процедуру получения направленных ему ЭД.

7.2. Если инструкциями и другими нормативными актами организации не предусмотрено иное, оператор ведет журнал учета полученных ЭД и отправленных данных с подтверждением их доставки по форме, позволяющей отразить все необходимые реквизиты ЭД и обстоятельства их отправки и (или) получения.

7.3. Перед направлением ЭД исполнителю оператор обязан:

проверить подлинность ЭП ЭД с помощью автоматической функции проверки ЭП, которая является составной частью программного обеспечения СЭД;

проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;

сверить полномочия лиц, сформировавших ЭП;

7.5. В случае положительного результата произведенных проверок оператор направляет ЭД исполнителю. ЭД, не прошедшие проверку, сохраняются в оригинальном виде в отдельном архиве на случай разрешения относительно них конфликтных ситуаций. В случае обнаружения ошибок при проверке ЭД оператор немедленно извещает администратора обмена ЭД и уполномоченное лицо организации, заверившее данный ЭД.

VIII. Учет ЭД

8.1. Учет ЭД осуществляется автоматизировано в СЭД.

8.2. Учет ЭД ведется в соответствии с требованиями нормативных документов с обязательным указанием следующих реквизитов: даты и регистрационного номера ЭД, номеров сертификатов ключей подписи лиц, заверивших ЭД ЭП, времени формирования ЭП, времени отправки/получения ЭД, времени отправки/получения уведомления о доставке ЭД, результатов проверки ЭД.

{ВНЕСЕН: Кильметов В.М. 25.10.2011 г.}