Об утверждении Положения об организации совещаний, заседаний и иных мероприятий, проводимых в администрации Чусовского городского округа с использованием технологий видеоконференцсвязи



АДМИНИСТРАЦИЯ ЧУСОВСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

19.05.2020 № 683

Об утверждении Положения об организации совещаний, заседаний и иных мероприятий, проводимых в администрации Чусовского городского округа с использованием технологий видеоконференцсвязи

В целях организации деятельности по применению видеоконференцсвязи, в том числе порядка использования программно - технического обеспечения, порядка подготовки и проведения сеансов в режиме видеоконференцсвязи в администрации Чусовского городского округа,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемое Положение об организации совещаний, заседаний и иных мероприятий, проводимых в администрации Чусовского городского округа с использованием технологий видеоконференцсвязи.

2. Признать утратившими силу постановление администрации Чусовского муниципального района Пермского края от 29.06.2018 N 314 «Об утверждении Положения об организации совещаний, заседаний и иных мероприятий, проводимых в администрации Чусовского муниципального района Пермского края с использованием технологий видеоконференц-связи».

3. Постановление опубликовать в официальном бюллетене муниципального образования «Чусовской городской округ» и разместить в сетевом издании «Официальный сайт администрации Чусовского муниципального района Пермского края».

4. Контроль за исполнением постановления возложить на руководителя аппарата администрации Чусовского городского округа.

Глава городского округа – глава

администрации Чусовского городского округа С.В. Белов

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации

Чусовского городского округа

от 19.05.2020 N 683

Положение об организации совещаний, заседаний и иных мероприятий, проводимых в администрации Чусовского городского округа с использованием технологий видеоконференцсвязи

1. Общие положения

1.1. Настоящим Положением определяются условия и порядок технического обеспечения и организации совещаний, заседаний и иных мероприятий с использованием технологий видеоконференцсвязи (далее - ВКС), проводимых в администрации Чусовского городского округа (далее – администрация).

1.2. В настоящем Положении используются следующие понятия:

- ВКС (система ВКС) - комплекс программно - аппаратных средств, позволяющих проводить прием и передачу видео- и (или) аудио- информации между участниками сеанса ВКС;

- сеанс ВКС - организационное мероприятие в форме проведения совещания, заседания и (или) иного мероприятия с дистанционным участием приглашенных лиц в режиме реального времени;

- организатор сеанса ВКС - участник ВКС, инициирующий сеанс ВКС;

- участник сеанса ВКС - лицо, приглашенное к участию в сеансе ВКС;

- абонентский пункт - помещение, оборудованное программно - аппаратными средствами для проведения сеансов ВКС;

- оператор (технический специалист) - консультант отдела информационных технологий администрации или иное лицо, назначенное организатором сеанса ВКС, ответственный за функционирование ВКС и проведение сеанса ВКС в абонентском пункте;

- технический сеанс - организационное мероприятие в форме тестового дистанционного подключения приглашенных участников сеанса ВКС;

- рабочий сеанс - организационное мероприятие в форме совещания, заседания или иного мероприятия с использованием системы ВКС.

1.3. Система ВКС включает в себя автоматизированное рабочее место, оснащенное необходимым программным и аппаратным обеспечением, включая серверное и телекоммуникационное оборудование, а также, при необходимости, использование оборудования для проведения конференций (проектор, экран, веб-камера, спикерфон и др.).

1.4. Система ВКС предназначена для проведения совещаний, заседаний и иных мероприятий (далее - мероприятия) с участием исполнительных органов государственной власти Пермского края, органов местного самоуправления Пермского края. В случае необходимости, и при наличии технической возможности, допускается сопряжение системы ВКС администрации с системами ВКС других органов и организаций.

2. Порядок организации мероприятий с использованием системы ВКС

2.1. Сеансы ВКС руководителей высшего уровня управления администрации проводятся в соответствии с графиком совещаний в зале заседаний по адресам: ул. Сивкова, д. 8б, ул. Ленина, д. 27.

2.2. В случае проведения срочных, внеплановых оперативных сеансов ВКС с привлечением сотрудников отдела информационных технологий администрации в качестве оператора, организатор сеанса ВКС должен согласовать дату и время проведения сеанса ВКС с начальником отдела информационных технологий администрации и обеспечить своевременное оповещение участников данного мероприятия.

2.3. Руководители всех уровней управления, руководители подведомственных учреждений администрации вправе самостоятельно организовывать сеансы ВКС, без привлечения сотрудников отдела информационных технологий администрации.

3. Порядок проведения мероприятий с использованием системы ВКС

3.1. Перед началом мероприятия с использованием системы ВКС проводится технический сеанс за 30 минут до начала рабочего сеанса (по необходимости и возможности).

3.2. Технический сеанс проводится оператором (техническим специалистом) в целях проверки работоспособности оборудования абонентских пунктов, настройки рабочих положений камеры, уровней звука.

3.3. Во время технического сеанса оператор (технический специалист) и участники сеанса ВКС включают оборудование для ВКС в абонентских пунктах. Оператор (технический специалист) выполняет видеозвонок участникам сеанса ВКС. Участники сеанса принимают видеозвонок и проверяют качество видео- и аудио- связи.

3.4. За 10 минут до начала рабочего сеанса технический сеанс прекращается, участники сеанса и приглашенные лица занимают свои места в соответствии с программой мероприятия.

3.5. Микрофоны во всех абонентских пунктах должны быть ВЫКЛЮЧЕНЫ. Подключать микрофон следует только на время непосредственного участия в разговоре с участником ВКС.

3.6. Рабочий сеанс начинается в соответствии с программой мероприятия.

3.7. Участники сеанса ВКС и приглашенные лица должны быть обращены лицом к камере терминала, микрофонная панель должна располагаться на расстоянии не более 3 метров от участников.

Включить микрофон и говорить разрешается тогда, когда к участнику обратились, либо во время обсуждения вопросов (в очередности, определяемой ведущим совещания).

Говорить необходимо четко и внятно, с громкостью обычного разговора, не производя посторонние шумы, не следует держать близко к микрофону бумаги, т.к. шелест создает дополнительный шум. При задержке передачи аудио- и (или) видео- сигнала следует делать паузы.

3.8. Во время проведения мероприятий с использованием ВКС участники должны исключить любые действия, мешающие проведению сеанса ВКС (передвижение, посторонние разговоры, открытие окон и дверей, использование мобильных устройств и любых видов телефонной связи), а также соблюдать все рекомендации и сохранять настройки оборудования, полученные во время проведения технического сеанса.

3.9. В целях технического обслуживания системы ВКС оператором (техническим специалистом) могут проводиться дополнительные технические сеансы.

4. Обязанности должностных лиц при подготовке и проведении

сеансов ВКС

4.1. Обязанности оператора (технического специалиста):

- организует управление конфигурацией и настройками оборудования системы ВКС, в том числе обновлением программного обеспечения и модернизацией оборудования (при необходимости);

- оказывает методическую и техническую помощь участникам ВКС в целях повышения качества и надежности сеансов ВКС в рамках своих полномочий;

- осуществляет оперативный контроль и управление работой системы ВКС в ходе подготовки, проведения и завершения сеанса ВКС;

- принимает меры по устранению возникших неисправностей до начала рабочего сеанса;

- осуществляет подключение (переключение, отключение) участников сеанса ВКС;

- управляет видеокамерой, микрофоном, колонками во время сеанса ВКС;

- управляет раскладками экрана участников во время сеанса ВКС;

- обеспечивает исполнение требований настоящего Положения.

4.2. Обязанности организатора ВКС:

- заблаговременно включает мероприятие с использованием ВКС в «График совещаний», уведомляет и согласовывает с начальником отдела информационных технологий администрации дату и время проведения сеанса ВКС в соответствии с п.п. 2.1.- 2.2. настоящего Положения;

- обеспечивает оповещение участников сеанса ВКС о дате и времени проведения технического сеанса, рабочего сеанса;

- предоставляет оператору (техническому специалисту) список участников сеанса ВКС, необходимые данные участников (учетная запись, логин, ссылка и др.) для подключения их к мероприятию администрации не позднее, чем за один час до проведения технического сеанса;

- организовывает доступ в помещение для проведения сеанса ВКС;

- определяет лицо, которое будет проводить мероприятие – ведущего мероприятия, который в свою очередь во время проведения ВКС сообщает о начале сеанса, приветствует участников, оглашает тему (повестку) совещания, далее предоставляет слово для доклада (ответа) участникам мероприятия;

- придерживается программы мероприятия при проведении сеанса ВКС;

- устанавливает очередность выступления участников сеанса ВКС при докладах по общим вопросам повестки;

- при необходимости разъясняет действия участников мероприятия во время сеанса ВКС;

- обеспечивает исполнение требований настоящего Положения.

5. Контроль и ответственность

5.1. Контроль за соблюдением требований настоящего Положения осуществляют руководители высшего уровня управления администрации, руководители, инициирующие проведение ВКС.

5.2. Все работники, участвующие в выполнении работ в рамках настоящего Положения, несут ответственность за несоблюдение требований, приведенных в настоящем Положении.